Die Dinge geregelt kriegen

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Getting Things Done

Die Dinge geregelt kriegen

Getting Things Done (häufig abgekürzt als GTD) ist ein Selbstmanagement-Konzept von David Allen, das er in seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag“ (amazon.de) beschreibt.

Seit einem Produktivitätsseminar in Lockheed 1983 hat David Allen sein Konzept mit all seinen Techniken und Prinzipien immer wieder ausgetestet und verfeinert – ein kraftvolles Konzept um seine Verpflichtungen, Informationen und Kommunikation zu managen. Es ist das bahnbrechende Ergebnis aus Allens über zwanzig Jahre langem Wirken als Berater, Coach und Seminarleiter mit über einer halben Millionen Leuten weltweit. GTD hat sich einen hohen Status innerhalb der Sphären von Selbstmanagement und Produktivität bei vielen Personen und Unternehmen in der Welt errungen.

Dabei liegt die raffinierte Effektivität von GTD in seiner Auffassung, dass man die Aufgaben aus seinem Kopf bekommen muss und außerhalb festhalten muss. Auf diese Weise wird der Geist vom Job, sich alles zu merken was erledigt werden muss, befreit und kann sich darauf konzentrieren, die aktuell anstehenden Aufgaben zu erledigen – das Konzept des wasserklaren Geistes.

Im GTD wird persönliche Überforderung in ein integrierendes System stressfreier Produktivität übertragen. Allens Konzept verkörpert eine einfache, hocheffizientes step-by-step-System um in diesen relaxten und produktiven Status zu gelangen. Es beinhaltet:

• Alles erfassen, was der eigenen Aufmerksamkeit bedarf,
• Umformen von Projekten in Ergebnisse und konkrete Nächste Schritte
• Erinnerungen und Informationen in einer möglichst optimalen Art organisieren und parat haben, mit passenden Kategorien, die darauf basieren was wann wie wo von einem getan werden soll,
• Up-to-date und am Ball bleiben, mit angemessenen regelmäßigen Überblicken in den 6 Sphären der eigenen Verbindlichkeiten (Aufgaben, Vision, Ziele, Schwerpunktgebiete, Projekte und Tätigkeiten)

Wer GTD umsetzt, befreit sich von dem Gefühl der Überforderung, institutionalisiert Vertrauen und setzt eine gigantische Flut kreativer Energie frei. Es ermöglicht Struktur ohne Starrheit, Detailmanagement bei größtmöglicher Flexibilität.

Das GTD-System folgt fest den Kernelementen der Produktivität, während es gleichzeitig eine unglaublich große Freiheit im Wie erlaubt. Denn die einzige Art, wie man die Dinge geregelt kriegt liegt darin, die wichtigsten Dinge mit dem geringsten Aufwand an investierter Aufmerksamkeit und Energie über die Bühne zu bringen. GTD besticht durch Einfachheit, Flexibilität, Direktheit und Anziehungskraft. Seine Fähigkeit zu ermuntern, erleuchten und ermächtigen ist magisch. GTD ist mehr, als das Auge sieht…

Im traditionellen Zeitmanagement spielen Prioritäten eine Schlüsselrolle. Im Gegensatz dazu stehen bei Allen zwei Schlüsselelemente: Kontrolle und Perspektive. Um Kontrolle und Perspektive zu erlangen, bedient sich das GTD drei Säulen:

1. Einem Arbeitsflussprozess (Workflow),
2. 6 Höhenlagen,
   
3. Der natürlichen Planungsmethode.

Die erste Säule ist der Arbeitsflussprozess, mit dem man die Kontrolle über alle Aufgaben und Verbindlichkeiten erlangt, die man erledigen will oder muss. Der Arbeitsflussprozess beinhaltet fünf Phasen:

1. Sammeln,
2. verarbeiten,
3. organisieren,
4. überblicken,
5. handeln.

Allen verwendet eine Entsprechung der Höhenlagen, wenn er die zweite Säule seines Konzepts vorstellt, die 6 verschiedenen Perspektiven, welche unseren Fokus auf Aufgaben und Verbindlichkeiten beeinflussen. Von unten nach oben sind diese 6 Perspektiven:

1. aktuelle Aktionen,
2. aktuelle Projekte,
3. Schwerpunkte und Verantwortlichkeiten,
4. Ziele und Vorhaben,
5. 5-Jahres-Vision,
6. Lebenszielsetzung und Werte

Genauso wie man bei den Höhenlagen aufsteigt, ist es einem auch möglich das „große Ganze“ zu sehen. Wer Projekte, Aufgaben und unerledigte Arbeiten und Verbindlichkeiten und anderen Input von einer anderen „Höhe“ aus betrachtet, ermöglicht sich selbst die Chance einen anderen Standpunkt zu beziehen.

David Allen befürwortet eine wöchentliche Rückschau basierend auf den unterschiedlichen Höhenlagen. Der Standpunkt, der sich daraus ergibt sollte die eigenen Prioritäten formen und diese wiederum legen die Priorität der einzelnen Aufgaben und Verbindlichkeiten fest, die während des Arbeitsflussprozesses erfasst wurden. Während einer wöchentliche Rückschau legt man den Aufgabenkontext fest und hält die Aufgabe in einer passenden Liste fest. Beispielsweise lassen sich Telefonanrufe oder Einkäufe zusammen gruppieren. Kontextlisten können anhand von benötigten Hilfsmitteln, Personen oder Gruppen, mit denen diskutiert oder präsentiert werden muss, festgelegt werden.

Die ersten beiden Säulen sind meistens erfolgreich und ermöglichen Kontrolle und Perspektive bei der Mehrheit der Aufgaben und Projekte. Dennoch gibt es manchmal Fälle, in denen Planen und Denken notwendig sind. Dies führt zur dritten Säule, der Natürlichen Planungsmethode. Der Arbeisflussprozess umfasst einen horizontalen Fokus beim erledigen der Aufgaben, wohin die Natürliche Planungsmethode einen vertikalen Fokus beim Planen und Bedenken der Themen beinhaltet. Die Planungsmethode besteht aus 5 Stufen. Man geht beim Planen vor, in dem man

1. Zweck und Prinzipien definiert,
2. sich den Ausgang vorstellt,
3. Brainstorming in Form einer Mind Map betreibt,
4. organisiert,
5. und den Nächsten Schritt identifiziert.

GTD basiert auf der Idee alle Informationen einfach zu speichern, nachzuverfolgen und zu empfangen, die nötig sind um die Dinge geregelt zu kriegen. Allen sagt, dass viele unserer mentalen Blockaden durch eine unzureichende Vorausplanung (beispielsweise muss bei jedem Projekt festgelegt werden, was erreicht werden soll und welche spezifischen Nächste Schritte dazu notwendig sind, dies zu erreichen). Es ist sehr praktisch, laut Allen, während man darüber nachdenkt eine Serie an Nächsten Schritten festzulegen, welche wir später ohne weiter nachzudenken abarbeiten können.

Leider funktioniert unser mentales Erinnerungssystem wenig erfolgreiche und sagt uns selten, wann was wo wie getan werden muss. Die Nächsten Schritte müssen einem Kontext zugeordnet in einem System abgespeichert werden, dem man vertrauen kann und welches ermöglicht, dass wir rechtzeitig die richtigen Erinnerungen erhalten. Da GTD auf externalisiertem Erinnern aufbaut, kann es als eine Anwendung der wissenschaftlichen Theorien vom Verteilten Wissen und dem Erweiterten Geist angesehen werden.

Die Grundprinzipien des GTD:

Sammeln

Stressfreie Produktivität startet damit, dass man all den Ballast ablädt, der im Kopf herumschwirrt, und all das aufnimmt, was Nachverfolgung, Erinnerung oder Aktion benötigt. Wohin? Allen nennt dies einen Eingangskorb: Eine physikalische Box, einen E-Mail-Eingangskorb, ein Diktiergerät, ein Notizbuch, ein PDA, ein Schreibtisch, ein i-pod, und so weiter.

Die Idee ist es, alles aus dem eigenen Kopf rauszubekommen und in einem Hilfsmittel zu sammeln, so dass es direkt bearbeitet werden kann. All diese Eingangskörbe sollten mindestens einmal pro Woche geleert (bearbeitet) werden.

Allen nennt keine bestimmte Sammelmethode, er überlässt diese Wahl uns selbst. Er unterstreicht nur die Wichtigkeit, diese Eingangskörbe regelmäßig zu leeren. Jeder Lagerplatz, der regelmäßig bearbeitet wird ist akzeptabel.

Bearbeiten

Wenn man einen Eingangskorb bearbeitet, soll ein strikter Arbeitsflussprozess befolgt werden:

1. Oben anfangen.
2. Eine Sache zu einer Zeit bearbeiten. Kein Multitasking.
3. Nichts darf zurück in den Eingangskorb gelegt werden.
4. Wenn ein Ding Handlung erfordert: Mach es, wenn es weniger als 2 Minuten dauert, ODER delegier es, ODER vertag es.
5. Wenn ein Ding keine Handlung erfordert: Archivier es als Referenz, ODER wirf es weg, ODER inkubier es für eine mögliche spätere Nächste Aktion.

Wenn etwas weniger als 2 Minuten braucht um erledigt zu werden, sollte es sofort erledigt werden. Die 2-Minuten-Regel ist eine Richtschnur, die im Verhältnis dazu steht, wie lang es dauern würde diese Sache formal zu vertagen.

Organisieren

David Allen beschreibt eine Reihe von Listen, die wir nutzen sollen um die Dinge nachzuverfolgen, die Aufmerksamkeit erfordern:

• Nächste Schritte – für jede Sache die Aufmerksamkeit benötigt, muss entschieden werden, welcher Nächste Schritt physisch an dieser Sache durchgeführt werden kann. Wenn zum Beispiel die Sache „Schreib einen Projektbericht“ heißt, dann ist der nächste Schritt möglicherweise „Fred eien E-Mail für Treffen schicken“. Auch wenn es viele Schritte und Handlungen gibt, die notwendig sind um eine Sache zu erledigen, gibt es immer etwas, das zuerst getan werden muss dieser Schritt sollte in der Nächste Schritte-Liste festgehalten werden. Vorzugsweise werden diese Nächsten Schritte so organisiert, dass sie dem Kontext entsprechen in dem sie erledigt werden können: Am Telefon, im Büro, in der Stadt.
• Projekte – Jeder offene Schleife im Leben oder der Arbeit die mehr als eine physische Handlung benötigt ist ein Projet. Diese Projekte werden regelmäßig nachverfolgt und überschaut um sicherzustellen, dass jedes Projekt einen Nächsten Schritt hat, der damit verknüpft ist und erledigt werden kann.
• Warten auf – Wenn eine Handlung an jemand anderen delegiert wurde, oder ein Termin abgewartet werden muss, wird dies im System festgehalten und periodisch überprüft, um Fälligkeiten im Blick zu haben und Erinnerungen zu verteilen.
• Irgendwann/ Vielleicht – Sachen, die irgendwann erledigt werden sollen, aber nicht jetzt. Beispielsweise: Spanisch lernen oder Tauchkurs machen.

Ein Kalender ist wichtig um Termine und Vereinbarungen im Blick zu haben. Allen empfiehlt den Kalender der festen Landschaft vorzubehalten: Dingen, die eine bestimmte Deadline haben, Treffen und Terminen mit festgelegter Zeit und festgelegtem Ort. Für To-Do-Sachen ist die Nächste Schritte-Liste reserviert.

Eine letzte Schlüsselkomponente des GTD ist ein Ablagesystem. Ein Ablagesystem muss einfach sein und Spaß machen. Selbst ein einzelnes Blatt Papier, wenn es als Referenz benötigt wird, sollte seinen einzelnen Ordner erhalten, wenn es nicht zu einem bereits existierenden Ordner gehört. Allen schlägt einen einfache, alphabetische Ordnung für das Ablagesystem vor, um einen Zugriff schnell und einfach zu machen wenn Informationen benötigt oder gespeichert werden sollen.

Rückschau

Diese Listen und Erinnerungen sind wenig wirkungsvoll, wenn sie nicht regelmäßig durchgesehen werden (normalerweise einmal pro Woche). Bei gegebener Zeit, Energie und vorhanden Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt muss entscheidbar sein, was die wichtigste Aufgabe ist und diese muss kann dann getan werden. Wenn jemand an Aufschieberitis leidet oder sich verzettelt, passiert es schnell, dass man stets nur die einfachen Aufgaben erledigt und die schwierigen vermeidet. Um dieses Problem zu lösen, kann man sich entscheiden, die Aufgaben eine nach der anderen von der Liste abzuarbeiten, genauso wie man einen Eingangskorb bearbeitet.

Die GTD-Disziplin verlangt, dass alle offenen Aktionen, Projekte und warten auf-Sachen mindestens einmal in der Woche durchgesehen werden, um sicherzustellen, dass neue Aufgaben und bevorstehende Ereignisse ins System einfließen und alles up-to-date ist.

Erledigen

Jedes Organisationssystem führt zu nichts, wenn ein Großteil der Zeit auf das Organisieren der Aufgaben verwendet wird statt auf das Erledigen dieser Aufgaben. Wenn man es aber jemandem einfach und spaßbringend macht, die Dinge geregelt zu kriegen und die Nächsten Schritte anzugehen, dann wird man sich weniger verzetteln oder überfordert sein mit zuvielen offenen Enden.

Techniken und Werkzeuge

Grundsätzlich kann das GTD-Konzept auch ohne einen Computer umgesetzt werden. Besonders beliebte Materialien sind ein Moleskine-Notizbuch (molescine.com), der Hipster-PDA (douglasjohnston.net)  und der Karteikasten 43folders (43folders.com) . Jedoch kann die Unterstützung durch einen Computer erleichternd wirken. David Allen selbst schlug den Computer als wichtiges Hilfsmittel zur Umsetzung von GTD vor, indem man digitale Planung durchführt. Später monierte Allen allerdings einen Mangel an guter Projektmanagementsoftware, welche weniger fest und mehr funktional ist und auf unserer natürlichen Art zu planen und zu denken basiert.

Daraufhin wurde eine bemerkenswerte Zahl an Software zur Unterstützung der GTD-Umsetzung herausgegeben, über 100 Anwendungen [Interactive GTD Software Comparison Table] entstanden, die vor allem das GTD-Konzept umsetzen sollen. Diese Werkzeuge reichen von einfachen Listenmanagern zu interaktiven Webservices, kostenlos oder gewerblich, für alle bekannten Plattformen und Geräte.

Links

• David Allen & Co. (extern)

Getting Things Done book

• Kaufen Sie “Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag” bei Amazon.de
  • Amazon Germany
• Von David Allen
• Taschenbuch: 315 Seiten
• Verlag: Piper; Auflage: 10 (November 2007)
• Sprache: Deutsch
• ISBN-10: 3492240607
• ISBN-13: 978-3937051451
• Originaltitel: Getting things done – The Art of Stress-Free Productivity

Auszüge aus Getting Things Done

• Business Week | from Chapter 1: “The Art of Getting Things Done”
• Business Week | from Chapter 6: “Processing: Getting ”In“ to Empty”

David Allens Seiten

• David Allens Website
• David Allens Nachrichtenbrett
• David Allens Weblog (angehalten)

Getting Things Done und GTD sind registrierte Handelsmarken der David Allen Company (U.S.).

Foto: albertopveiga (flickr.com)