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Wie Sie Ihre Arbeit erledigt bekommen, Häppchen für Häppchen

Ich kannte einmal eine Frau, die so überfordert mit dem war, was sie in ihrem Leben machen wollte und machen sollte, dass sie nur noch in ihrem Zimmer saß und gar nichts mehr erledigte.  Sie war regelrecht übermannt von den Aufgaben und Zielen, die vor ihr standen. Einmal fragte sie mich: „Wozu ist das alles wert? Wenn ich in meinem Leben etwas erledigt habe, dann kommen schon wieder ganz viele neue Dinge die noch erledigt werden könnten. Es hört nie auf. Natürlich setze ich Prioritäten, aber es ist immer noch so viel und die Aufgaben sind und bleiben gigantisch groß.“ Sie hatte recht.

Es steht außer Frage, dass es immer etwas zu tun geben wird für uns Menschen, dass wir die Welt immer noch ein Stückchen besser machen können. Damit wir unseren Steinbruch in dieser Welt finden, brauchen wir unsere eigenen Prioritäten, die wir aufgrund unserer Werte und Glaubenssätze definieren. Aber selbst dann kann uns das übermannen und überfordern, was für uns an Arbeit übrigbleibt. Außerdem ist da noch der Umstand, dass es nicht nur selbstgewählte Arbeit gibt, sondern auch Arbeit, die wir im Auftrag anderer erledigen oder die wir erledigen müssen, um unseren Lebensunterhalt zu verdienen.

Zwei Wochen später fand ich die Antwort: Wenn Sie zu Ihrer Geburt einen Berg all der Lebensmittel, die Sie in Ihrem Leben zu sich nehmen werden aufgehäuft vor sich hingestellt bekämen, dann wären Sie ebenso übermannt und Ihnen würde vermutlich allein von dem Anblick schlecht werden. Überlegen Sie sich dann allerdings, wie viele Malzeiten Sie in Ihrem Leben zu sich nehmen werden, werden aus diesem riesigen Berg an Essen auf einmal kleine, handliche Portionen, die durchaus zu schaffen sind.

Nun reicht es nicht, sich vor Augen zu führen, wie viel Zeit Sie noch haben um Ihre Arbeit erledigt zu bekommen. Entscheidend dafür ist, dass man seine Geschwindigkeit anpasst. Wer am Anfang eines Lauftrainings lossprintet, dem fehlt auf den letzten Metern die Energie. Genau das gleiche Prinzip gilt, wenn man seine Arbeit erledigt bekommen will. Eine effektive Möglichkeit um die Arbeitsgeschwindigkeit anzupassen ist es, seine Aufgabenlisten zu aktualisieren. Ich nutze für mein GTD-System die Software Things, mit der ich die Möglichkeit habe, allmorgendlich diejenigen Aufgaben festzulegen, die ich an dem Tag erledigen möchte. Dabei überschätze ich meine Kräfte nicht und lege nie mehr als sieben Aufgaben fest. Genauso kann ich die Aufgaben der einzelnen Projekte festlegen und habe dank der Synchronisierung mit meinem Kalender immer den Überblick, was an diesem Tag, in dieser Woche, in diesem Monat an Aufgaben ansteht.

Das Prinzip ist ganz einfach:

  1. Am Ende der Woche aktualisieren Sie Ihre Liste mit allen Aufgaben. Es kommen Neue hinzu, andere sind verfallen. Sorgen Sie dafür, dass alle Dinge, die Sie erledigen wollen auch in Ihrem Notizsystem landen! Lenken Sie Ihren Blick auch auf Ihre großen Ziele und Projekte.
  2. Täglich legen Sie aus dieser Sammlung der Aufgaben diejenigen fest, welche Sie erledigt bekommen wollen. Überschätzen Sie sich nicht. Ich kann nur 7 Aufgaben erledigen. Darin sind auch meine Uni-Kurse, Haushaltsaufgabe und Sport eingerechnet.

Wenn Sie Ihr Tagewerk getan haben, die ausgewählten Aufgaben erledigt haben, hören Sie auf. Stop! Arbeiten Sie nicht an anderen Projekten oder Aufgaben weiter. Den Rest des Tages brauchen Sie zur Entspannung.

Wenn Ihnen diese Technik einleuchtet (und sie ist einleuchtend), dann möchte ich Ihnen noch einige weitere Vorteile nennen, warum dieser Vorgang ein Renner ist!

4 große Vorteile dieser Vorgehensweise

  1. Ihre Energie wird gemanagt. Das Problem beim erledigen von Aufgaben oder Essbergen ist nicht ein Zeitproblem, sondern ein Energieproblem. Sie haben 24 Stunden am Tag zur Verfügung, aber ein großer Teil wird durch essen, schlafen und entspannen in Beschlag genommen, wenn Sie ein paar Stunden engagiert gearbeitet haben. Jedes Produktivitätssystem, was dies nicht in Betracht zieht, ist hinfällig. Wenn ich Leuten dabei helfe, ihre Arbeitswelt in den Griff zu bekommen, weise ich sie als erstes auf das Zusammenspiel von Arbeitskraft und Energie hin.
    Gehen Sie allerdings wie oben beschrieben vor, werden Ihre großen Projekte in Häppchen von erledigbaren Aufgaben unterteilt. Statt jeden Tag alles erledigt bekommen zu wollen, bearbeiten Sie nur die Tagesaufgaben.
    So erledigen Sie ein Maximum an Arbeit, während Sie gleichzeitig Zeit zum relaxen haben und sich dabei in selbstgewählter Unproduktivität üben können.
  2. Das Verzetteln wird verhindert. Am häufigsten verzettelt man sich dann, wenn man nur den Berg an Arbeit sieht und sich keinen einfachen Vorgang für die Zielerreichung vorstellen kann. Wenn Sie aber Ihre Arbeit in erledigbare Teilschritte zerlegen, dann werden Ihre elephantengroßen Aufgaben zu mausegroßen Häppchen.
  3. Sie werden in eine Sphäre von Eigeninteresse und Aktivität versetzt. Die Gleichzeitigkeit aus kleinen Tagesaufgaben und den großen Projekten erlaubt es Ihnen, die Balance zu halten zwischen dem Hier und Jetzt und den großen Zielen der Zukunft. So bleiben auch die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben im Blick. Zu wissen, für welches Ziel man jetzt eine Teilaufgabe erledigt ist motivierend und bringt uns voran. Dies unterscheidet GTD von einer einfachen To-Do-Liste, bei der die Liste immer größer wird und kein Ende in Sicht ist.
  4. Sie werden vor dem Gefühl beschützt, sich ausgebrannt zu fühlen. Erinnern Sie sich an meine Bekannte. Dieses Vorgehen verhindert, dass Sie nur den großen Berg sehen und nicht die nächste Bruchkante, an der Sie meißeln.

Was Sie sonst noch beachten sollten:

  • Konzentrieren Sie sich auf die Liste mit Ihren Tagesaufgaben. Gehen Sie mit den Aufgaben auf Ihrer Sammelliste so um, als würden Sie nicht existieren. Wenn Sie die Aufgaben für den heutigen Tag festgelegt haben, konzentrieren Sie sich nur auf das, was heute ansteht. Alles hat seine Zeit. Morgen kommen die Aufgaben für morgen dran. Handeln Sie im Hier und Jetzt und Denken Sie in der Zukunft, wenn Sie Ihre wöchentliche Rückschau halten.
    Dieser Vorgang verhindert eine ganze Menge stress. Es ist einfach, sich darüber Sorgen zu machen, wie man das alles geschafft kriegen soll. Aber wenn „alles“ nur noch sieben Aufgaben morgen sind, dann kriegen Sie die Dinge geregelt!
  • Weiten Sie die Liste nicht aus. Noch einmal: Wenn Sie mit Ihrer Liste schneller fertig werden, als Sie dachten, sollten Sie keine zusätzlichen Aufgaben hinzufügen. Damit verlieren Sie aber die Konzentration auf Ihre Tagesaufgaben. So bald Sie die Möglichkeit für eine Ausweitung der Tagesaufgaben in Betracht ziehen, überschattet das schwer zu erreichende große Ganze Ihre Konzentration, Ihren wasserklaren Geist.
    Vermeiden Sie solche Ausweitungen. Klar, es gibt immer etwas, dass dazwischen kommt, aber dann sollten Sie vielleicht andere Aufgaben im Gegenzug streichen. Keine Ausweitungen. Es geht um Ihre Freizeit. Um Ihr Wohlbefinden!
  • Machen Sie eine monatliche Rückschau. Immer wieder höre ich von Leuten, die mir berichten dass sie mit der wöchentlichen Rückschau nicht klarkommen. Mir geht es  selbst auch oft so. Es ändert sich so wenig an dem, was wöchentlich überdacht werden muss, dass ich es einfach vernachlässige oder stark verkürze. Seit ich zusätzlich eine monatliche Rückschau eingeführt habe, ist das anders geworden. Es gibt Projekte und Aktivitäten, die zu groß oder zu unwichtig sind, um sie ständig in der wöchentlichen Rückschau zu überdenken. Natürlich werden die Projekte weiter aufgeschrieben und erfasst, üblicherweise in der wöchentlichen Rückschau. In der monatlichen Rückschau überdenke ich meinen „großen Plan“ und wähle einige Projekte aus, auf die ich mich besonders konzentrieren möchte. So entsteht ein kleiner Merkzettel, der mir als roter Faden bei der wöchentlichen Rückschau dient und mit dem ich mir die Auswahl der Tagesaufgaben vereinfachen kann.

All das ist ganz unkompliziert. Das Leben in den Griff zu bekommen, muss nicht kompliziert sein. Probieren Sie es aus.

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