Folgenden Rhythmus sind Sie vermutlich gewohnt:

• Kalender: Damit Sie keine Termine vergessen, schauen Sie in diesen mindestens täglich hinein. Termine sind Aufgaben, die ausschließlich zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Zeitfenster möglich sind oder durchzuführen sind. Alles andere hat im Terminkalender nichts zu suchen.
• Aufgabenlisten: Im Wesentlichen nutzen Sie Ihre Aufgabenlisten, sobald Sie einen Aufgabe erledigt haben und kein Termin ansteht. Entscheidend ist dabei natürlich, dass Sie genügend Energie verspüren, um eine neue Aufgabe zu erledigen. Beim Blick in die Aufgabenliste wählen Sie eine aus, die Sie als nächstes angehen wollen.

Soweit geht fast jedes Erinnerungs- und Planungssystem. Ziel beim Selbstmanagementsystem ist, dass Sie dem System voll vertrauen können – nichts mehr vergessen. Nur wenn das möglich ist, haben Sie einen wasserklaren Geist ohne mentale Unterbrechungen. Eine Eigenheit des GTD ist die zusätzliche Wochenrückschau, die Weekly Review. Diese dient der Pflege der systematischen Ordnung.

Die Wochenrückschau – warum?

Beim GTD soll alles erfasst werden, damit einem nichts mehr durch die Lappen geht. Die wöchentliche Kalibrierung des Systems fängt alles wieder ein, was durchgeschlüpft ist und nicht verloren gehen soll. Außerdem macht es Ihren Kopf frei, so dass Ihr Verstand nicht mit Merken/Erinnern und Arbeiten gleichzeitig überfordert wird. Folgende Gründe gibt es für die wöchentliche Rückschau:

• Selbst bei einer guten Bearbeitung der Eingangskörbe und Listen in der täglichen Anwendung vergessen wir, unsere Projektlisten zu überprüfen. Das bedeutet, dass möglicherweise Projekte mit Nebenaktionen untergehen oder vergessen werden. Außerdem werden andere Projekte und Aufgaben nicht hinzugefügt oder man vergisst diese abzuhaken. Manchmal muss auch der Motor für ein Projekt neu angeworfen werden, weil es völlig ins Stocken geriet.
• Ohne eine regelmäßige Überprüfung beginnt jedes System zunehmend chaotischer zu werden. Sichern Sie daher, dass das System komplett funktionstüchtig ist und der Stein immer schön im Rollen bleibt. Wenn Sie sich nicht voll auf die Ordnung in Ihrem System verlassen können, werden Sie es bald nicht mehr verwenden.
• Die wöchentliche Überprüfung macht den Kopf frei und macht Sie ruhig und zufrieden. Genießen Sie den wasserklaren Geist. Om!

Es geht also um drei Erfrischungen für Sie und Ihr System:

1. Klarheit: Sammeln Sie alle losen Enden aus der vorherigen Woche, dann können Sie auch einen Blick auf die Zukunft wagen.
2. Energie: Planen Sie die Schritte, die Sie benötigen, um in der nächsten Woche, an Ihren Projekten weiterzuarbeiten.
3. Schaffensfreude: Denken Sie darüber nach und planen Sie kreativ, was Sie tun können, um Ihr Leben in eine neue Richtung zu bewegen oder auf ein anderes Lebel zu gelangen.

Die Wochenrückschau – wie geht das?

Wählen Sie einen Zeitpunkt in der Woche, an dem Sie bis zu einer Stunde Zeit haben. Möglicherweise wählen Sie den Freitag, den Samstag oder den Sonntag, jeder andere Tag der Woche führt zum gleichen Ergebnis. Sie müssen einen regelmäßigen Termin anlegen, der Ihnen am besten passt und an dem Sie regelmäßig und konsequent die Wochenrückschau durchführen können.

Einmal pro Woche sollte man sich die Zeit nehmen, um:

• alle losen Enden zu sammeln und zu bearbeiten,
• das System durchzusehen,
• die Listen auf den neusten Stand bringen und
• alles sauber, klar, aktuell und komplett zu machen.

Auf diese Weise soll ein “dauerhaft entspannter und produktiver Lebens- und Arbeitsstil” (David Allen: So kriege ich alles in den Griff) implementiert werden. Auch bei der Wochenrückschau geht es also um das

1. Sammeln,
2. verarbeiten,
3. organisieren,
4. überblicken und
5. handeln.

10-Schritte-Schema für die Wochenrückschau

Folgende Vorgehensweise hat sich dabei für die Wochenrückschau bewährt:

1. Sammeln Sie alle losen Papiere und Dinge: Tragen Sie zunächst einmal alles in Ihrem Eingangskorb zusammen, was lose herumliegt: Zettel, Visitenkarte, Blätter, Belege, Post-its, Unterlagen etc.
2. Leeren Sie Ihren Eingangskorb: Meistens schafft man das nicht täglich, jetzt ist aber die Zeit, Ihren Eingangskorb komplett durchzuarbeiten und zu leeren. Sichten sie Ihre Notizen und alles, was Sie sich sonst noch aufgeschrieben haben oder in den Eingangskorb gesteckt haben. Entscheiden Sie, ob es sich um Handlungsschritte, Projekte etc. handelt. Vergessen Sie insbesondere Ihre E-Mail-Postfächer nicht!
3. Schaffen Sie sich einen freien Kopf: Schreiben Sie auf, was Ihnen an Ideen und Aufgaben durch den Kopf schwirrt. Tragen Sie noch nicht erfasste Projekte Aufgaben oder Delegiertes in die entsprechenden Listen ein.
4. Überprüfen Sie alle Aufgabenlisten: Sind diese noch aktuell? Haben Sie vergessen, etwas abzuhaken? Haben sich bestimmte Aufgaben „von selbst“ erledigt? Fehlen Aufgaben? Haken Sie ab und prüfen Sie, ob Erinnerungshilfen für weitere Handlungsschritte notwendig sind.
5. Überprüfen Sie die Projektlisten: Haben alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt? Sind sie aktuell? Bewerten Sie den Stand der Projekte, nach den Zielen und gewünschten Ergebnissen und stellen Sie sicher, dass mindestens ein nächster Handlungsschritt festgelegt ist.
6. Prüfen Sie die „Warten auf“-Liste: Müssen Sie bei jemandem nachhaken? Schreiben Sie sich als Aufgabe auf, wann Sie was tun müssen, um eine weitergereichte Aufgabe zu verfolgen.
7. Überprüfen Sie Ihren Kalender: Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche alles an? Ist der Kalender aktuell? Überprüfen Sie noch einmal die Einträge der vergangenen Woche. Ergeben sich aus den Terminen weitere Maßnahmen, muss Referenzmaterial bearbeitet oder durchgesehen werden. Übertragen Sie diese in die entsprechenden Listen und erstellen Sie gegebenenfalls neue Projekte beziehungsweise überprüfen Sie nach dem Termin das entsprechende Projekt.
8. Sehen Sie sich die kommenden Termine an: Überprüfen Sie die kurz- und langfristigen Termine in Ihrem Terminkalender. Welche Maßnahmen haben Sie zu diesen Terminen bereits angestoßen? Erfassen Sie diese und leiten Sie diese wenn nötig an Beteiligte weiter.
9. Schauen Sie auch mal auf die “Irgendwann/Vielleicht”-Liste: Es kann sein, dass eine Aufgabe oder ein Projekt nun doch verfolgen möchten. Ist ein Projekt aktuell geworden? Gibt es Punkte, die für Sie nicht mehr von Interesse sind und daher gestrichen werden können?
10. Seien Sie kreativ und verschieben Sie die Grenzen: Haben Sie neue Ideen, die Sie in Ihr System einfügen können? Lassen Sie Ihre Fantasie, Ihren Mut, Ihre Risikofreude neue Ideen bilden und bringen Sie diese in Ihr Selbstmanagementsystem ein.

Vielleicht gibt es noch andere Dinge, die bei der wöchentlichen Rückschau mit angegangen werden sollen: Vielleicht wollen Sie beispielsweise einen Blick auf Ihre persönliche Lebensvision oder Ihren Charakter werfen. Diätplanung? Gewohnheiten? Fokus auf Unterhaltung und Erholung? Lernen? Produktivität und Optimierung? Bauen Sie das in Ihren persönlichen Rückblick ein. Es geht nicht darum, sich steif an ein vorgefertigtes Schema zu halten oder hörig grauer Theorie zu folgen. Vergessen Sie nicht: Es geht um Sie, um Ihr Selbst, Ihr Leben. Das ist Ihr persönlicher Rückblick. Entsprechend sollte er an Ihre Lebensumstände angepasst sein, damit Sie den größten Gewinn aus dieser Systempflege ziehen können.

Vergessen Sie nicht! – Für alles, was Sie hierbei in die Finger oder zwischen die Ohren bekommen, gibt es drei Möglichkeiten:

• Wegwerfen
• Sofort bearbeiten oder für später ins Erinnerungssystem übertragen
• Archivieren

Die Wochenrückschau – Zeitfresser?

Eine wöchentliche Rückschau muss nicht lange dauern, wenn Sie sechs Dinge tun:

1. Verarbeiten Ihre Eingangskörbe auf täglichen Basis, so dass auf Sie am Wochenende nicht ein riesiger Haufen Zeugs auf Sie wartet.
2. Sorgen Sie dafür, dass Sie die wöchentliche Rückschau an einem aufgeräumten Schreibtisch durchführen können. Ein Arbeitsplatz der Klarheit ausstrahlt beschwört die Wichtigkeit und minimiert die Ablenkung.
3. Halten Sie die Checkliste für die wöchentliche Rückschau bereit. Nur so können Sie Schritt für Schritt schnell aber sicher vorwärts gelangen.
4. Widmen Sie sich wöchentlich etwas Zeit, um ihr System klar und unabhängig von Ablenkungen zu überprüfen.
5. Konzentrieren Sie sich darauf, die Überprüfung schnell und vollständig abzuschließen.
6. Belohnen Sie sich, wenn Sie fertig sind. Eine erledigte Rückschau löst Zufriedenheit aus. Nicht erledigte Aufgaben haben Sie ja meistens bewusst zu Gunsten anderer verschoben oder können diese in nächster Zeit bewusst angehen.

Hier mein bester Tipp für das Erledigen der Weekly Review: Vereinbaren Sie einen Termin mit sich selbst und ziehen Sie diesen durch. Bleiben Sie bei diesem Termin oder Ihr System beginnt zu zerfallen.

Die Wochenrückschau – woran muss ich alles denken?

Hier eine Checkliste, die besonders die ersten drei Schritte der Vorgehensweise aufgreift und abzudecken versucht:

Die Wochenrückschau – In Hochgeschwindigkeit?

Manch einer bevorzugt statt einer solchen Checkliste nur eine kurze Reihe einfacher Fragen. Mit folgenden Fragen können Sie eine wöchentliche Mini-Rückschau durchführen, falls Sie eine große Rückschau in längeren Zeitabschnitten bevorzugen:

Eine Mini-Rückschau besteht nur aus ein paar Fragen:

1. Was muss ich am nächsten Tag/ in den nächsten Tagen bearbeiten?
2. Welche Fristen muss ich einhalten?
3. Gibt es neue Projekte, an denen ich arbeite, wenn ich mir dafür Zeit nehme?

“Am liebsten erinnere ich mich an die Zukunft.“

Salvador Dali, spanischer Maler

„Ich schlage im Lexikon nach, was “Déjà-vu” bedeutet. Da steht: “Haben Sie nicht schon einmal nach diesem Begriff gesucht?”“

Verfasser unbekannt

Was ist ein Déjà-vu?

Erinnerungstäuschungen äußern sich in einem Gefühl der Bekanntheit: Es ist einem, als hätte man die Situation schon einmal erlebt, gesehen oder geträumt. Diese Gedächtnisstörung, die vor allem einhergehend mit Stress, Erschöpfung oder Vergiftungen auftritt, kennen Sie vermutlich unter dem Begriff Déjà-vu und es ist nicht unwahrscheinlich, dass Sie selbst ein solches Erlebnis schon einmal hatten. Bevor Sie sich aber Sorgen machen: Durch seine enge zeitliche Begrenztheit lässt sich dieses Phänomen klar von Wahnvorstellungen (nach psychologischh-medizinischem Verständnis) abgrenzen.

Déjà-vu  kommt aus dem Französischen und bedeutet in etwa “schon mal gesehen”.

Auf ein viel schwerwiegenderes wissenschaftliches Problem möchte ich allerdings ausdrücklich hinweisen: Obwohl es viele Aussagen über das Erleben von Déjà-vu-Phänomenen gibt, kann man dies nur schwer wissenschaftlich festhalten. Gedanken sind (zum Glück?) immer noch ein problematischer Untersuchungsgegenstand. Haben wir tatsächlich so wahrgenommen? Nicht alles, was wir erinnern können, wurde bewusst wahrgenommen. Wahrnehmungen stellen wir uns als das Durchlaufen von Filtern vor – verfälschen schon diese?

Im Gegensatz zu Geträumten, Visionen oder aktiver Imagination (Fantasieren) ist es dem Erinnernden nicht bewusst, dass seine Erinnerung nicht seinem Wahrnehmungsabbild einer äußeren Realität entspricht. Selbst wenn wir Lücken auffüllen, ist dies uns normalerweise bewusst. (Vor allem Kindheitserinnerungen bilden hier eine Ausnahme.)

Diese falsche Form der Erinnerung, eine Pseudoerinnerung, entspricht keinem tatsächlich erlebten Geschehen, wird aber faktisch so empfunden. Später können wir oft nur über das Phänomen an sich berichten, wissen aber nicht mehr, wann und wo es zuletzt auftrat.

Wissenschaftliche Hypothesen zu Déjà-vus

Es ist deshalb so spannend, sich mit diesem Phänomen zu beschäftigen, weil es erheblichen Einfluss auf die Gedächtnisforschung nimmt. Es gibt unterschiedliche Erklärungsansätze für Déjà-vus, die immer auch einen Ausblick auf die Funktionsweise des Gedächtnis an sich wagen:

• Sie treten als Erinnerungen an ein tatsächlich wahrgenommenes Ereignis auf, wurden aber damals nicht bewusst registriert.
• Sie werden durch Fantasien ausgelöst.
• Ihr Auftreten ist ein Zeichen für eine kurzfristige Asynchrone von Kurzzeit-/Arbeitsgedächtnis und Langzeitgedächtnis.
• Es handelt sich bei dieser Form der “Erinnerung” um ein biochemisches Abfallprodukt im Gehirn, das es in unser Bewusstsein schafft.

Hartes Erkenntnisse der Wissenschaft

Fest steht allerdings nur so viel:

• Sie sind das Produkt besonderer neurochemischer Vorgänge im Gehirn.
• Sie lassen sich durch elektrochemische Stimulation des Temporallappens im Gehirn hervorrufen. Auch eine Schädigung dieser Gehirnregion ruft entsprechende Erlebnisse häufiger hervor.

Was ich persönlich wirklich spannend finde, ist das Déjà-vus oft einhergehen mit der mentalen Entspannung nach längeren intensiven Belastungsphasen – und nicht, wie man vermuten könnte, während dieser Belastung auftreten. Außerdem ist für mich als Kreativen auffällig, dass Studien einen positiven Zusammenhang zwischen der Vorstellungskraft eines Menschen und dem Auftreten von Déjà-vus nachweisen konnten.

Nun, und dann gibt es noch einen Grund, warum ich mich gerade mit Déjà-vus beschäftige:

Die Wissenschaftler Marc und Jean-Yves Tadie haben ein Buch über dieses Phänomen geschrieben, es heißt “Im Gedächtnispalast”.  Allein der Titel macht das Thema spannend. Bevor ich dieses Buch in den Händen hielt, kannte ich den Gedächtnispalast nur als Begriff für eine Gedächtnismethode der Meisterklasse. Heute weiß ich, dass er für viel mehr steht:

• Eine Gedächtnismethode. Diese Methode ist eine Erweiterung der Loci-Methode durch die Zuordnung von Räumen und wird auch als Forum Romanum-Methode oder als Römische Räume bezeichnet.
• Eine Gedächtnistechnik. Die Methode der der Römischen Räume ist hervorragend, weil sich viele andere Methoden mit ihr kombinieren lassen. Die Kombination von Methoden in der praktischen Anwendung hatten wir als Technik benannt.
• Eine Metapher für das menschliche Gehirn. Wie der König eines Palastes sitzt der Verstand irgendwo in unserem Gehirn und herrscht über sein Reich und über die Grenzen seines eigenen Reiches hinaus.
• Eine Metapher für den menschlichen Verstand. Der menschliche Verstand ist nur schwer zu durchdringen und besteht aus so vielen Dimensionen, dass er majestätisch und prachtvoll auf jeden wirkt, der sich seiner Untersuchung annimmt. Überlegen Sie allein mal, wie genial menschliche Kreativität und Schöpfungsreichtum ist!
• Eine Metapher für die Gesamtheit aller Erfahrung und allen Wissens. Erinnern Sie sich noch, wie Ihnen jemand mit glänzenden Augen von einem Erlebnis aus der Vergangenheit erzählt hat. Wie in einem Palast scheint unser Wissen, unsere Erfahrungen und Erinnerungen in hohen Bücherregalen gespeichert und abgelegt zu sein.
• Ein Synonym für die Unkenntnis des einfachen Mannes. Paläste haben für den einfachen Mann vom Volk oder die einfache Frau vom Volk etwas unnahbares, überragendes. Weil wir uns zu wenig mit Gehirn, Verstand und Gedächtnis beschäftigen, schränken wir uns selbst ein und können nicht hinter die Fassade unseres Palastes gucken. Ein Museumsrundgang tut not – wie auch der Glaube an Übernatürliches bei simplen Déjà-vus belegt.
• Ein Synonym für die Distanz des einfachen Mannes zu seinen kognitiven Fähigkeiten. Mit dieser Unkenntnis, wie Nerven, Gehirn, Verstand und Gedächtnis funktionieren geht auch ein Misstrauen der Kraft unseres Geistes einher. Wir haben Angst vor Verlust der mentalen Power im Alter oder sind enttäuscht, weil wir keine glänzende Schullaufbahn hinter uns haben. Aber wir wissen nicht, was der unterschied zwischen einer Störung und einer Beeinträchtigung des Gedächtnisses ist und wie viele Einflüsse und Stellschrauben auf das Gedächtnis einwirken.
• Ein Sinnbild für den Wandel unserer gesellschaftlichen Auffassung von Bildung. Wir sind im Informationszeitalter und die Informationsflut wird immer stärker – zum Glück. Wir brauchen Informationen zum Denken, Fische brauchen das Wasser zum Atmen. Aber kann eine Bildung durch Vermitteln von Kulturgütern dem gerecht werden? Wer diktiert, was wir Wissen müssen?
• Ein Bild für das Streben des Menschen nach universalem Wissen. Ein Weltmann zu sein, ein Universalgenie – viele träumen und arbeiten daran, sich in möglichst vielen Bereichen gut auszukennen. Sie versuchen ein Erinnerungsarchiv, aufzubauen, das ähnlich groß und prächtig wie ein Palast ist. Mit so viel Wissen über die Welt lässt es sich königlich in der Realität leben.

Haben Sie noch weitere Einfälle oder spannende Erfahrungen zu Déjà-vus? Oder fällt Ihnen zum Gedächtnispalast noch ein ganz anderer Gedanke ein?

„Erinnere dich an die Vergangenheit, träume von der Zukunft, aber lebe heute!
Sören Kierkegaard, dän. Philosoph, Theologe und Schriftsteller

Jeden Morgen gucke ich zuerst in meinen Kalender, anschließend entscheide ich, welche Aufgaben aus meinen Kontextlisten ich mache. Völlig im Einklang mit dem GTD-System halte ich auch einmal in der Woche eine Rückschau, in der ich neue Aufgaben in die Listen einarbeite, die Listen nach Irrläufern abarbeite und meine Eingangskörbe leere.

Allen sagt, dass es drei Stufen gibt, von denen Sie auf Ihre Arbeit gucken können, das Rollbahn (aktuelle Tätigkeiten), „10 000 Fuß“ (Langzeitprojekte), „50 000 Fuß“ (das ganze Leben). Dabei sollen Sie nicht – wie von anderen Systemen häufig propagiert, von oben nach unten schauen, sondern unten beginnen und wie ein Adler langsam nach oben aufsteigen. Denn nur wer seinen Geist von Ablenkung und Sorge befreit, der schafft Platz für das effektive setzen von höheren Zielen.

Das bedeutet, dass man sich zunächst einmal die Aufgaben in seinen Kalender und seine Listen einarbeitet, die noch unbearbeitet herumliegen. Mit einem aufgeräumten Schreibtisch und ohne Ablenkung können Sie dann die wöchentliche Rückschau starten. Soweit so gut. Wenn Sie ein funktionierendes System haben, dann haben Sie diese wöchentliche Rückschau im vergangenen Jahr 52 Mal gemacht. Aber was ist mit der Rückschau, die Sie nur einmal im Jahr machen? Die große Jahresrückschau?

Worum es geht, worum es nicht geht, und warum man sie machen sollte

Jedes Jahr nutze ich das zeitliche aufeinandertreffen von Neujahr und meinem Geburtstag, um eine Jahresrückschau zu machen, in der ich (Rückschau ist da ein paradoxer Begriff) das vor mir liegende Jahr plane. Wer sich zur gleichen Zeit auf mehrere Ziele zubewegen will, ohne auszulaugen oder den Faden zu verlieren, der trifft mit einer Jahresrückschau vielleicht die wichtigste Entscheidung. Bei mir war es jedenfalls so.

Es geht darum, einen Leitfaden oder einen Projektplan, eine road map, für das bevorstehende Jahr zu entwickeln. Dabei geht es nicht um ein eine strenge Verplanung aller Stunden und Minuten des kommenden Jahres, sondern vielmehr um einen gegliederten Überblick zu entwerfen, was einem wichtig ist und was man im Jahr 2011 erreichen will.

Worum es nicht geht:

• Neujahrsresolutionen, die nach wenigen Wochen schon wieder gebrochen sind. Das funktioniert ohnehin nicht, weil es keinen Zusammenhang zwischen Silvester und Ihrer Persönlichkeit gibt, Sie dementsprechend auch keine Motivation finden werden. Ich erstelle meinen Plan danach, was mir wichtig ist und mir persönlich etwas bedeutet.
• Vage Ziele, die sich weder messen noch überprüfen lassen. Ich wäre auch gerne glücklicher und hätte mehr Geld. Aber Ziele müssen SMART sein, damit wir mit ihnen etwas anfangen können. So werden wir es halten.
• Kopflose Pläne. Ich möchte nicht, dass Sie Ihr Leben nach einem festen Plan leben, den Sie hassen, weil er im Gegensatz zu dem steht, was Ihnen Ihr Verstand, Ihre Gefühle, Ihr Herz oder Ihre neue Sicht der Dinge sagt. Pläne sind nicht ein Korsett, in dass die Realität gequetscht werden soll. Es geht um Ihren persönlichen Plan! Sie können Ihn jederzeit abändern und Ihren Bedürfnissen anpassen. Und da Sie der Schöpfer Ihres Plans und Ihrer eigenen Art zu leben sind, sollten Sie Ihren Plan lieben und auf ihn abfahren, statt ihn zu hassen und ihr Leben zu verwünschen.

“Träume nicht dein Leben, lebe deine Träume!”
Verfasser Unbekannt

Genau das ist der Grund, warum ich auch erst heute mit diesem Artikel ankomme. Sie sollen nicht meinen, dass ich Ihre Hungeraktion, Ihre fixe Idee vom schnellen Geld oder Ihren Millionsten Baggerversuch unterstütze.

Sie müssen diese Planung nicht an einem Tag machen. Ich habe eine Freundin, die sich über eine Woche mehrere Stunden pro Tag dafür Zeit nimmt, und viele Leute die ich zum Thema Selbstmanagement berate, machen es nicht anders. Jeder muss sich die Zeit nehmen, die er für sich persönlich und die Planung seines eigenen Lebens im bevorstehenden Jahr benötigt. Ich selbst kann mich genügend darauf konzentrieren und mache es an einem Strang. Jedem, wie es beliebt.

Zeit für diese Planung aufzuwenden ist produktiv und macht Spaß. Wenn Sie gut gemacht werden, kümmert sich der Part der Rückschau darum, was gut läuft und wo konstruktive Kritik angebracht ist. Dies bringt dann auch den notwendigen Schub um sich mit der Zukunft zu befassen und löst Begeisterung für kommende Ziele und den Wettstreit mit persönlichen Herausforderungen aus.

Loslegen mit der Jahresplanung für 2011

Die Rückschau

Zunächst ist es wichtig, sich Zeit für den Rückblick auf das Jahr 2010 zu nehmen:

1. Lagebericht:

• Was lief letztes Jahr gut?
• Was lief letztes Jahr nicht so gut oder ging schief?

Normalerweise schreibe ich mir 10 Dinge zu jeder Sache auf. Dazu gehe ich auch meinen Kalender und meine Aufgabenhistory noch einmal durch, um alles revüpassieren zu lassen. Ich konzentriere mich vor allem auf Ereignisse, die ich beeinflussen konnte. Wenn ich keinen Einfluss habe, dann kann ich auch nichts an der Sache ändern. Dementsprechend hat sie auf der Liste dann auch nichts verloren.

2. Manöverkritik:

• Welche Ziele und Pläne gab es für das vergangene Jahr?
• Welche Pläne kamen zur Durchführung, welche Ziele wurden erreicht?
• Warum mussten welche Pläne fallengelassen werden? Welche Ziele wurden nicht erreicht?

Machen Sie sich keine Sorgen. Es gibt immer Ziele, die man nicht erreicht und meist mit gutem Grund: Die Umstände haben sich geändert und die Ziele konnten gar nicht erreicht werden oder sind nicht mehr wichtig. Manchmal ist man sogar wegen veränderter Lebensumstände zurückgefallen, so dass die Ziele viel zu hochgesteckt waren, aber man stattdessen letztlich ein den Lebensumständen entsprechendes Ersatzziel erreichen konnte. Wer bei jeder Jahresplanung feststellt, dass er all seine Ziele erreicht hat, sollte vielmehr darüber nachdenken, ob er seine Ziele nicht zu gering gesetzt hat. Wer 80% seiner Ziele erreicht hat, darf sich anerkennend auf die Schulter klopfen.

Die Vorausschau

Damit haben Sie den ersten Teil auch schon umgesetzt. Als nächstes wollen wir uns darum kümmern, was im Kommenden Jahr ansteht. Dazu lege ich in den Ziele für das nächste Jahr fest. Das mache ich aber nicht blauäugig (nicht böse sein, ich habe selbst blaue Augen) und desorientiert. Vielmehr werfe ich einen Blick auf die Basiskategorien des menschlichen Lebens in unserer Zivilisation und Kultur:

• Körper und Geist: Gesundheit, Ernährung, Mentale Kompetenz
• Beruf und Leistung: Erfüllte Arbeit, Anerkennung, Karriere, Finanzieller Erfolg (Einkommen, Ausgaben, Absicherung)
• Soziale Kontakte: Familie, Freunde, Gruppen, Soziale Kompetenzen
• Lebenssinn: Kultur, Spiritualität, Liebe, Soziales Engagement, Lernen und Demut

Zu jedem der Subbereiche schreibe ich mir smart 1-3 Ziele auf, die erreichbar und deren Erreichung messbar ist.

Ziele basieren vor allem auf dem, was Ihnen wichtig ist und werden beeinflusst von Ihrer Persönlichkeit, Ihren Lebensrollen und Ihren eigenen Wertvorstellungen. Im vergangen Jahr nutzte ich die Gelegenheit des Jahresanfanges, Sie mit diesem “Baugrund der Träume und Ziele” vertraut zu machen.

Aber damit ist noch nicht genug, zusätzlich fließt in die Planung mit ein: Was ist der nächste Schritt, den ich tun muss, um das Ziel zu erreichen?

Wenn Sie sich nicht klarmachen, wie der nächste Schritt zu Ihrem Ziel aussieht, dann haben Sie eine Vision, Sie wissen aber nicht, wie Sie Ihre Träume leben sollen und Ihre Ziele erreichen können. Nur wenn Sie wissen, wie man den nächsten Schritt geht, können Sie ihn auch machen.

Auch das allein ist noch nicht alles: Was hindert mich noch daran, mein Ziel zu erreichen? Was brauche ich, um den nächsten Schritt zu tun? Auch das sollten Sie sich zu Ihrem Ziel hinzusetzen.

Erinnerung

Lassen Sie Ihre Planung nicht verstauben. Ich nehme diese regelmäßig zur Hand, wenn

ich etwa einmal pro Quartal (im Frühling, Sommer und Herbst) in einer etwas ausgedehnten Wochenrückschau nachsehe, ob ich etwas aus den Augen verloren habe oder Ziele angepasst oder ergänzt werden müssen.

Das Thema des Jahres

Damit die Ziele für das bevorstehende Jahr auch im Gedächtnis bleiben, ist es eine gute Vorgehensweise, dem jeweiligen Jahr ein Thema zu geben:

• Jahr des Schreibens.
• Jahr der Uni.
• Jahr des Blogs.
• Jahr des Sozialen.
• Jahr des Abiturs.
• Jahr der Liebe.

Ich bin mir noch nicht ganz sicher, wie dieses Jahr heißen wird. Da es ein wenig mein Mantra sein wird, möchte ich mir Zeit lassen und es nicht über das Knie brechen.

Vielleicht wollen Sie das Thema des Jahres über Ihre Planung schreiben, damit der Fokus und die Konzentration auf das Wesentliche stimmt.

Das Endprodukt

Jetzt haben Sie einen Plan in der Hand, mit dem Sie sich in das bevorstehende Jahr stürzen können. Versuchen Sie, Ihre Ziele in den kommenden 365 Tagen zu erreichen. Ziel für Ziel. Wenn Sie das eine Ziel erreicht haben, kümmern Sie sich um das nächste.

Wenn Sie mit Ihrer Jahresrückschau fertig sind, können Sie beginnen, diese in Ihr GTD-System oder jedes beliebige andere System zum Selbstmanagement übernehmen. Es macht keinen Sinn, die falschen Dinge richtig zu machen. Erst die Ziele, dann das System. Zuweilen muss man von der Rollbahn aufsteigen und zum Adler werden, um zu Hause erzählen zu können, welche erstrebenswerten Ziele es sonst noch in der Welt gibt.

Ich habe in den vergangenen zwei Jahren viel über Ziele und Zielerreichung geschrieben. Vielleicht helfen Ihnen auch diese Artikel weiter:

• Motivation – Die Gründe für zukünftiges Handeln überprüfen
• Das Pareto-Prinzip
• 5 Stufen zum Meistern aller Arbeitsabläufe
• Das Leben genießen und sich gut dabei fühlen
• Die Dinge geregelt kriegen
• 10 entscheidende Erkundungen für Ihre persönliche Lebensvision
• Neue Gewohnheiten – der Autopilot für den Alltag
• Die Tagesaufgabe
• Wie Sie Ihre Arbeit erledigt bekommen, Häppchen für Häppchen
• Sieben Prüfungen sollst du leisten
• Zielsetzung und Zielerreichung
• Belohnung – Wie mache ich das beim Lernen und Arbeiten richtig?
• Klären Sie die Ziele Ihrer Uni-Karriere
• Die 3 Prinzipien des Entscheidens

Nun bleibt mir nichts weiter, als Ihnen ein gutes und erfolgreiches Jahr 2011 zu wünschen, das ganz nach Plan verläuft.

“Wenn wir unsere Aufmerksamkeit mit etwas beschäftigen oder gleichsetzen, werden wir Glück empfinden, solange wir darin vertieft sind. Dieses Glücksgefühl kommt von unserem eigenen Selbst, wenn es auf etwas konzentriert ist, in dem wir aufgehen. Es ist seine eigene Widerspiegelung des Glücks, nicht etwa ein vorhandenes Glück in der Sache selbst, mit der es sich beschäftigt. Es ist so lange glücklich wie es ganz eins mit dieser Sache ist, von ihr in Anspruch genommen, mit ihr identifiziert.”
Kirpal Singh, spirit. Meister des Surat Shabd Yoga

Eine der wichtigsten Lehren in Kampfsportarten ist es einen klaren Geist zu haben. Ich erinnere mich noch gut an den Moment, als ich zum ersten Mal einen klaren Geist hatte. Schlag Richtung Kopf, Kniestoß, Ellbogenhaken, Blocken, Ellbogenstoß, Tritt, Drehung. Alles funktionierte im wahrsten Sinne des Wortes „Schlag auf Schlag“. Das ist der Moment, in dem man seinem eigenen Können, seinen Fähigkeiten vertraut und sich die eigenen Handlungen von allein auf den Weg machen. Kung Fu. Erstaunlicherweise kommen die Schläge und Stöße an. Ein innerer Steuermann übernimmt die Kontrolle und sorgt für effektives Wirken und Agieren. Das ist Flow.

Scheinbar selten trifft man Flow bei der geistigen Arbeit wieder. Wie schön wäre es, eine zweistündige Klausur zu schreiben (oder in der Arbeitswelt einen zweistündigen Verhandlungsmarathon abzuhalten) und dabei in einen reißenden Fluss des Könnens, Problemlösens und Handelns zu gelangen. Es geht um das Gefühl, sein Bestes gegeben zu geben und sich dabei nicht zu überanstrengen.

Wer aber eine gute Performance, eine gute Willensdurchsetzung hinlegen will, der benötigt zunächst einmal Motive und Ziele. Vor der Durchsetzung dessen, was man erreichen will, kommt die Willensbildung. Es geht um Planung, um Zielsetzung. Motivation.

Lernen Sie in 4 Schritten Ihre Ziele kennen!

Ich möchte, dass Sie sich einen Stift und Papier zur Hand nehmen und sich einen besonders schönen Platz suchen, was Ihnen diesen Sommer wohl nicht schwer fallen wird. Was wir brauchen ist Inspiration. Und genügend Zeit. Vielleicht wird das eine der wichtigsten Stunden Ihres Lebens. Gleich werden Sie ein großes Bild malen, von ihrer Vision des eigenen Lebens. Eine Liste (oder eine Mind Map) voll mit Zielen, Wünschen, Veränderungen. Das Ideal der Begeisterung. Ihre Landkarte mit dem Pfad durchs Leben. Schreiben Sie Ihre Träume auf.  Verwenden Sie Ihren gesunden Menschenverstand und lassen Sie Ihre Ideen übersprudeln, arbeiten Sie ohne Beschränkung und legen Sie fest, wie alles sein soll. Wenn Sie nicht scheitern können, was würden Sie dann tun?

Was wollen Sie haben? Was wollen Sie tun? Was wollen Sie sein?

1. Positive Ziele. Was wollen Sie erreichen? Seien Sie konkret und formulieren Sie nicht, was Sie vermeiden wollen, sondern was Sie erreichen wollen. Es geht nicht darum, was Sie abschaffen wollen, sondern wie Ihre Veränderung aussieht.
2. Präzision. Seien Sie so genau wie möglich? Was sehen Sie, wenn Sie an Ihr Ziel denken? Wie fühlt es sich an? Was hören Sie, riechen Sie, schmecken Sie? Wer ist bei Ihnen? Wie fühlt es sich an? Sie benötigen alle Sinne, denn ihre Landkarte ist nicht bloß das Papier auf dem Sie schreiben. Was genau wollen Sie? Was genau sind Ihre Ziele?
3. Wer immer nur mehr will, wird ertrinken. Was Sie brauchen, sind Kriterien, Maßstäbe mit denen Sie Ihr Ziel festmachen. Ziele sind qualitativ oder quantitativ konkret beschriebene Arbeits- und Verhaltenszustände. Sie brauchen eine Haltelinie, damit Sie wissen, wann Sie Ihr Ziel erreicht haben. Wer nicht weiß, wie viel es steht, der macht sich sorgen um seine Mannschaft, obwohl sie bereits am gewinnen ist.
4. Erreichbare Ziele. Ihre Ziele müssen erreichbar sein. Sie selbst haben die Kontrolle! Um an ihr Ziel zu kommen, müssen Sie es auslösen können und selbst dahingelangen können. Nur Faktoren, die Sie selbst beeinflussen können, bringen Sie ans Ziel. Ihr Ziel darf nicht von Anderem und Anderen abhängen!

Die unterschiedlichen Zieldimensionen:

Ich bitte Sie noch einmal, Ihre Liste durchzugehen, damit wir sicher gehen können, dass sich alles auf Ihrem Blatt befindet. Haben Sie an alles gedacht? Hier ein kleiner Katalog:

• Körper und Geist
• Gesundheit
• Ernährung
• Mentale Kompetenz
• Beruf und Leistung
• Erfüllte Arbeit
• Anerkennung
• Karriere
• Finanzieller Erfolg
• Soziale Kontakte
• Familie
• Freunde
• Gruppen
• Soziale Kompetenzen
• Lebenssinn
• Kultur
• Spiritualität
• Liebe
• Soziales Engagement
• Lernen und Demut

Smarte Ziele

Wir haben Ihre Ziele bis hierher spezifisch (also präzise und eindeutig), messbar (quantitativ oder qualitativ), attraktiv (positiv, motivierend), realistisch (für Sie selbst erreichbar) formuliert. Was uns für Ziele, die smart sind,  noch fehlt, ist die Ziele terminiert zu formulieren. Das wollen wir jetzt erledigen. Früher hätte ich Sie aufgefordert, ein drittes Mal diese Liste durchzugehen und festzulegen, wann Sie Ihre einzelnen Ziele erreicht haben wollen. Heute weiß ich, dass eine andere Vorgehensweise viel findiger ist:

Wie Sie in 10 Stufen vom Festlegen der Zielbilder zu Ihrem Ziel gelangen

1. Machen Sie sich Ihre Gegenwart bewusst. Wo stehen Sie in den Bereichen Ihre Lebens (nehmen Sie gegebenenfalls noch mal den Katalog von oben zur Hand)? Was ist Ihre Ausgangssituation, was ist der Ist-Zustand?
2. Wählen Sie eines Ihrer Ziele aus. Vielleicht drängt sich intuitiv eines in den Vordergrund. Andernfalls gehen Sie einfach von oben nach unten Ihre Liste durch.
3. Identifizieren Sie Zweifel, Einwände und Widerstände. Was hindert Sie daran, das Ziel zu erreichen? Wo in ihrem Körper spüren Sie Sorgen, Einwände, Zweifel? Hat dieses Hindernis einen Namen? Räumen Sie Ihre Zweifel, Einwände und Widerstände aus: Identifizieren und würdigen Sie die positiven Absichten, die hinter den Hindernissen stecken. Warum gibt es diese Ängste, Sorgen, Zweifel, Einwände, Widerstände? Welche Funktion erfüllen sie? Sorgen Sie dafür, dass genügend Sicherheit mit eingeplant wird? Wozu sind sie gut? Wer kann den Sinn und Zweck der hinter diesen positiven Absichten steckt, besser einnehmen? Ein mentaler Mentor? Ein Symbol? eine bestimmte Fähigkeit, die Sie innehaben? Wir wollen die positive Absicht nicht loswerden, sie soll präsent bleiben, sie stellt so etwas wie ein kleines Unterziel dar. Aber wir wollen nicht, dass die positive Absicht mit hinderlichem, negativen Stress verbunden im Kopf gehalten werden.
4. Schaffen Sie einen Zeitrahmen. Wann wollen Sie Ihre Ziele erreicht haben? Jetzt? Bald? In fünf, zehn, zwanzig Jahren?
5. Legen Sie realistische Ziele für die kommenden 365 Tage fest. Was wollen Sie dieses Jahr erreichen? Wählen Sie vier Ziele aus! Welche 4 sind Ihnen am wichtigsten? Was löst in Ihnen Energie und Vorfreude aus?
6. Bunkern Sie Ihre Motivation. Für die ausgewählten vier Ziele sollten Sie sich jetzt überlegen, was Sie motiviert. Notieren Sie, warum es sich lohnt, „Blut, Schweiß und Tränen“ für das Ziel zu geben.
7. Was würden Sie verpassen? Notieren Sie jetzt, was Sie wegen der Ziele verpassen werden. Was kosten die Ziele Ihnen? Was passiert, wenn Sie das Ziel nicht innerhalb der Frist erreichen?
8. Wer müssen Sie sein? Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten benötigen Sie zur Erreichung Ihrer Ziele? Welche Ressourcen? Müssen Sie sich verändern? Braucht Ihre Persönlichkeit ein Lift up?
9. Was hält Sie von der Zielerreichung ab? Was sind die Hürden und Hindernisse, die verhindern, ans Ziel zu kommen?
10. Schritt für Schritt. Machen Sie anhand der vorangegangenen Erkenntnisse einen Plan, in dem Sie Schritt für Schritt ihren Weg vom Jetzt in die Zukunft, vom Motiv zur Zielerreichung beschreiben und planen. Und dann: Gehen Sie los!

“Wenn Du ein Schiff bauen willst, so trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Werkzeuge vorzubereiten, Aufgaben zu vergeben, und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten endlosen Meer.”
Antoine de Saint-Exupéry, franz. Humanist und Schriftsteller