„Erinnere dich an die Vergangenheit, träume von der Zukunft, aber lebe heute!
Sören Kierkegaard, dän. Philosoph, Theologe und Schriftsteller

Jeden Morgen gucke ich zuerst in meinen Kalender, anschließend entscheide ich, welche Aufgaben aus meinen Kontextlisten ich mache. Völlig im Einklang mit dem GTD-System halte ich auch einmal in der Woche eine Rückschau, in der ich neue Aufgaben in die Listen einarbeite, die Listen nach Irrläufern abarbeite und meine Eingangskörbe leere.

Allen sagt, dass es drei Stufen gibt, von denen Sie auf Ihre Arbeit gucken können, das Rollbahn (aktuelle Tätigkeiten), „10 000 Fuß“ (Langzeitprojekte), „50 000 Fuß“ (das ganze Leben). Dabei sollen Sie nicht – wie von anderen Systemen häufig propagiert, von oben nach unten schauen, sondern unten beginnen und wie ein Adler langsam nach oben aufsteigen. Denn nur wer seinen Geist von Ablenkung und Sorge befreit, der schafft Platz für das effektive setzen von höheren Zielen.

Das bedeutet, dass man sich zunächst einmal die Aufgaben in seinen Kalender und seine Listen einarbeitet, die noch unbearbeitet herumliegen. Mit einem aufgeräumten Schreibtisch und ohne Ablenkung können Sie dann die wöchentliche Rückschau starten. Soweit so gut. Wenn Sie ein funktionierendes System haben, dann haben Sie diese wöchentliche Rückschau im vergangenen Jahr 52 Mal gemacht. Aber was ist mit der Rückschau, die Sie nur einmal im Jahr machen? Die große Jahresrückschau?

Worum es geht, worum es nicht geht, und warum man sie machen sollte

Jedes Jahr nutze ich das zeitliche aufeinandertreffen von Neujahr und meinem Geburtstag, um eine Jahresrückschau zu machen, in der ich (Rückschau ist da ein paradoxer Begriff) das vor mir liegende Jahr plane. Wer sich zur gleichen Zeit auf mehrere Ziele zubewegen will, ohne auszulaugen oder den Faden zu verlieren, der trifft mit einer Jahresrückschau vielleicht die wichtigste Entscheidung. Bei mir war es jedenfalls so.

Es geht darum, einen Leitfaden oder einen Projektplan, eine road map, für das bevorstehende Jahr zu entwickeln. Dabei geht es nicht um ein eine strenge Verplanung aller Stunden und Minuten des kommenden Jahres, sondern vielmehr um einen gegliederten Überblick zu entwerfen, was einem wichtig ist und was man im Jahr 2011 erreichen will.

Worum es nicht geht:

• Neujahrsresolutionen, die nach wenigen Wochen schon wieder gebrochen sind. Das funktioniert ohnehin nicht, weil es keinen Zusammenhang zwischen Silvester und Ihrer Persönlichkeit gibt, Sie dementsprechend auch keine Motivation finden werden. Ich erstelle meinen Plan danach, was mir wichtig ist und mir persönlich etwas bedeutet.
• Vage Ziele, die sich weder messen noch überprüfen lassen. Ich wäre auch gerne glücklicher und hätte mehr Geld. Aber Ziele müssen SMART sein, damit wir mit ihnen etwas anfangen können. So werden wir es halten.
• Kopflose Pläne. Ich möchte nicht, dass Sie Ihr Leben nach einem festen Plan leben, den Sie hassen, weil er im Gegensatz zu dem steht, was Ihnen Ihr Verstand, Ihre Gefühle, Ihr Herz oder Ihre neue Sicht der Dinge sagt. Pläne sind nicht ein Korsett, in dass die Realität gequetscht werden soll. Es geht um Ihren persönlichen Plan! Sie können Ihn jederzeit abändern und Ihren Bedürfnissen anpassen. Und da Sie der Schöpfer Ihres Plans und Ihrer eigenen Art zu leben sind, sollten Sie Ihren Plan lieben und auf ihn abfahren, statt ihn zu hassen und ihr Leben zu verwünschen.

“Träume nicht dein Leben, lebe deine Träume!”
Verfasser Unbekannt

Genau das ist der Grund, warum ich auch erst heute mit diesem Artikel ankomme. Sie sollen nicht meinen, dass ich Ihre Hungeraktion, Ihre fixe Idee vom schnellen Geld oder Ihren Millionsten Baggerversuch unterstütze.

Sie müssen diese Planung nicht an einem Tag machen. Ich habe eine Freundin, die sich über eine Woche mehrere Stunden pro Tag dafür Zeit nimmt, und viele Leute die ich zum Thema Selbstmanagement berate, machen es nicht anders. Jeder muss sich die Zeit nehmen, die er für sich persönlich und die Planung seines eigenen Lebens im bevorstehenden Jahr benötigt. Ich selbst kann mich genügend darauf konzentrieren und mache es an einem Strang. Jedem, wie es beliebt.

Zeit für diese Planung aufzuwenden ist produktiv und macht Spaß. Wenn Sie gut gemacht werden, kümmert sich der Part der Rückschau darum, was gut läuft und wo konstruktive Kritik angebracht ist. Dies bringt dann auch den notwendigen Schub um sich mit der Zukunft zu befassen und löst Begeisterung für kommende Ziele und den Wettstreit mit persönlichen Herausforderungen aus.

Loslegen mit der Jahresplanung für 2011

Die Rückschau

Zunächst ist es wichtig, sich Zeit für den Rückblick auf das Jahr 2010 zu nehmen:

1. Lagebericht:

• Was lief letztes Jahr gut?
• Was lief letztes Jahr nicht so gut oder ging schief?

Normalerweise schreibe ich mir 10 Dinge zu jeder Sache auf. Dazu gehe ich auch meinen Kalender und meine Aufgabenhistory noch einmal durch, um alles revüpassieren zu lassen. Ich konzentriere mich vor allem auf Ereignisse, die ich beeinflussen konnte. Wenn ich keinen Einfluss habe, dann kann ich auch nichts an der Sache ändern. Dementsprechend hat sie auf der Liste dann auch nichts verloren.

2. Manöverkritik:

• Welche Ziele und Pläne gab es für das vergangene Jahr?
• Welche Pläne kamen zur Durchführung, welche Ziele wurden erreicht?
• Warum mussten welche Pläne fallengelassen werden? Welche Ziele wurden nicht erreicht?

Machen Sie sich keine Sorgen. Es gibt immer Ziele, die man nicht erreicht und meist mit gutem Grund: Die Umstände haben sich geändert und die Ziele konnten gar nicht erreicht werden oder sind nicht mehr wichtig. Manchmal ist man sogar wegen veränderter Lebensumstände zurückgefallen, so dass die Ziele viel zu hochgesteckt waren, aber man stattdessen letztlich ein den Lebensumständen entsprechendes Ersatzziel erreichen konnte. Wer bei jeder Jahresplanung feststellt, dass er all seine Ziele erreicht hat, sollte vielmehr darüber nachdenken, ob er seine Ziele nicht zu gering gesetzt hat. Wer 80% seiner Ziele erreicht hat, darf sich anerkennend auf die Schulter klopfen.

Die Vorausschau

Damit haben Sie den ersten Teil auch schon umgesetzt. Als nächstes wollen wir uns darum kümmern, was im Kommenden Jahr ansteht. Dazu lege ich in den Ziele für das nächste Jahr fest. Das mache ich aber nicht blauäugig (nicht böse sein, ich habe selbst blaue Augen) und desorientiert. Vielmehr werfe ich einen Blick auf die Basiskategorien des menschlichen Lebens in unserer Zivilisation und Kultur:

• Körper und Geist: Gesundheit, Ernährung, Mentale Kompetenz
• Beruf und Leistung: Erfüllte Arbeit, Anerkennung, Karriere, Finanzieller Erfolg (Einkommen, Ausgaben, Absicherung)
• Soziale Kontakte: Familie, Freunde, Gruppen, Soziale Kompetenzen
• Lebenssinn: Kultur, Spiritualität, Liebe, Soziales Engagement, Lernen und Demut

Zu jedem der Subbereiche schreibe ich mir smart 1-3 Ziele auf, die erreichbar und deren Erreichung messbar ist.

Ziele basieren vor allem auf dem, was Ihnen wichtig ist und werden beeinflusst von Ihrer Persönlichkeit, Ihren Lebensrollen und Ihren eigenen Wertvorstellungen. Im vergangen Jahr nutzte ich die Gelegenheit des Jahresanfanges, Sie mit diesem “Baugrund der Träume und Ziele” vertraut zu machen.

Aber damit ist noch nicht genug, zusätzlich fließt in die Planung mit ein: Was ist der nächste Schritt, den ich tun muss, um das Ziel zu erreichen?

Wenn Sie sich nicht klarmachen, wie der nächste Schritt zu Ihrem Ziel aussieht, dann haben Sie eine Vision, Sie wissen aber nicht, wie Sie Ihre Träume leben sollen und Ihre Ziele erreichen können. Nur wenn Sie wissen, wie man den nächsten Schritt geht, können Sie ihn auch machen.

Auch das allein ist noch nicht alles: Was hindert mich noch daran, mein Ziel zu erreichen? Was brauche ich, um den nächsten Schritt zu tun? Auch das sollten Sie sich zu Ihrem Ziel hinzusetzen.

Erinnerung

Lassen Sie Ihre Planung nicht verstauben. Ich nehme diese regelmäßig zur Hand, wenn

ich etwa einmal pro Quartal (im Frühling, Sommer und Herbst) in einer etwas ausgedehnten Wochenrückschau nachsehe, ob ich etwas aus den Augen verloren habe oder Ziele angepasst oder ergänzt werden müssen.

Das Thema des Jahres

Damit die Ziele für das bevorstehende Jahr auch im Gedächtnis bleiben, ist es eine gute Vorgehensweise, dem jeweiligen Jahr ein Thema zu geben:

• Jahr des Schreibens.
• Jahr der Uni.
• Jahr des Blogs.
• Jahr des Sozialen.
• Jahr des Abiturs.
• Jahr der Liebe.

Ich bin mir noch nicht ganz sicher, wie dieses Jahr heißen wird. Da es ein wenig mein Mantra sein wird, möchte ich mir Zeit lassen und es nicht über das Knie brechen.

Vielleicht wollen Sie das Thema des Jahres über Ihre Planung schreiben, damit der Fokus und die Konzentration auf das Wesentliche stimmt.

Das Endprodukt

Jetzt haben Sie einen Plan in der Hand, mit dem Sie sich in das bevorstehende Jahr stürzen können. Versuchen Sie, Ihre Ziele in den kommenden 365 Tagen zu erreichen. Ziel für Ziel. Wenn Sie das eine Ziel erreicht haben, kümmern Sie sich um das nächste.

Wenn Sie mit Ihrer Jahresrückschau fertig sind, können Sie beginnen, diese in Ihr GTD-System oder jedes beliebige andere System zum Selbstmanagement übernehmen. Es macht keinen Sinn, die falschen Dinge richtig zu machen. Erst die Ziele, dann das System. Zuweilen muss man von der Rollbahn aufsteigen und zum Adler werden, um zu Hause erzählen zu können, welche erstrebenswerten Ziele es sonst noch in der Welt gibt.

Ich habe in den vergangenen zwei Jahren viel über Ziele und Zielerreichung geschrieben. Vielleicht helfen Ihnen auch diese Artikel weiter:

• Motivation – Die Gründe für zukünftiges Handeln überprüfen
• Das Pareto-Prinzip
• 5 Stufen zum Meistern aller Arbeitsabläufe
• Das Leben genießen und sich gut dabei fühlen
• Die Dinge geregelt kriegen
• 10 entscheidende Erkundungen für Ihre persönliche Lebensvision
• Neue Gewohnheiten – der Autopilot für den Alltag
• Die Tagesaufgabe
• Wie Sie Ihre Arbeit erledigt bekommen, Häppchen für Häppchen
• Sieben Prüfungen sollst du leisten
• Zielsetzung und Zielerreichung
• Belohnung – Wie mache ich das beim Lernen und Arbeiten richtig?
• Klären Sie die Ziele Ihrer Uni-Karriere
• Die 3 Prinzipien des Entscheidens

Nun bleibt mir nichts weiter, als Ihnen ein gutes und erfolgreiches Jahr 2011 zu wünschen, das ganz nach Plan verläuft.

Beim Gedächtnis ist das eine ganz ähnliche Sache: Stellen Sie sich vor, dass das Wissen schon irgendwo da in Ihrem Kopf ist. Wenn Sie der Fischertyp sind, dann müssen Sie lange suchen. Wo ist der Knoten, der Sie interessiert? Wenn Sie die Spinne sind, bewegen Sie sich schnell und behände durch das Netz. Da ist der Knoten, der Sie interessiert.

Der Unterschied zwischen einer Spinne und einem Fischer besteht vor allem darin, dass eine Spinne mehr Arme und Beine und mehr Augen besitzt. Wie können Sie diese mentalen Arme und Augen erhalten? Hier sind 22 Tipps, die Ihnen helfen werden, schneller an die Information oder den Knoten Ihres Wissensnetzes zu kommen, den Sie brauchen:

1. Lesen. Ein aktiver Geist will immer lernen. Dazu brauchen Sie nicht unbedingt Schiller und Goethe. Selbst leichte Kost führt dazu, dass Ihre Neuronen deutlich stärker feuern und das Netz dichter und dichter gewebt wird. Allerdings kann es helfen, einen besseren Fokus zu bekommen, wenn man von Autoren liest, die etwas erreicht haben, was man ebenfalls erreichen möchte.
2. Kein Multitasking. Multitasking ist ein Gedächtniskiller. Sorgen Sie für genügend Selbstmanagement. Delegieren Sie so viele wie möglich und sorgen Sie dafür, dass Ihr Leben nicht völlig verplant ist, aber auch nicht planlos.
3. Ort der Ruhe. Ebenso schlimm wie Multitasking ist ein störendes Umfeld. Wer anspruchsvolle Verstandesarbeit erledigen will, braucht einen Ort der Ruhe, an dem man sich konzentrieren kann und wie ein Schwamm so viele relevante Informationen wie möglich in sich einsaugt, statt störender Unruhe. Machen Sie Ihr Gehirn nicht durch Ablenkung unnötig müde.
4. Kreativität. Wer nicht in seine Kreativität investiert, lässt den Bereich seines Gedächtnisses verkümmern, der dafür sorgt, dass zwischen den Informationsknoten die Verbindungen aufgebaut werden, aus denen ein Wissensnetz besteht. Verschwenden Sie nicht die Fähigkeit (ungewöhnliche) Assoziationen zu entwickeln. Sorgen Sie dafür, dass mit möglichst vielen alltäglichen Vorgängen Kreativität verbunden ist.
5. Schlafen. Ununterbrochener Schlaf ist sehr wichtig. Für die meisten beduetet das 8 Stunden schlaf. Wenn Sie noch keine 40 sind und weniger Schlafen, bedeutet dass, das ihr Gehirn viel langsamer arbeitet als gewöhnlich.
6. Tagebuch führen. Schreiben Sie ein Tagebuch, mit dem Sie Ihr Leben dokumentieren. Das müssen Sie nicht jeden Tag tun, aber es kann Ihnen helfen, Ihre Erfahrungen, Erlebnisse und Ihr Denken zu strukturieren. Und Ihre Gefühle. Schreiben Sie, wenn es etwas Besonderes oder Bedeutsames gibt, wenn Sie Ihre Gedanken klären wollen oder wenn Sie Lust dazu haben.
7. Vitamine. Sorgen Sie dafür, dass Sie genügend Obst und Gemüse zu sich nehmen. Täglich. Nicht zu wenig. Es ist echt wichtig für einen gut funktionierenden Körper und für einen gut funktionierenden Verstand. Schützen Sie Ihr Gehirn vor freien Radikalen!
8. Wasser. Trinken Sie genügend. Die meisten Menschen merken gar nicht, dass sie dehydriert durch die Gegend laufen. Und Ihr Gehirn, ein großer Bluttank, ist quasi ausgetrocknet. Wie wenn Ihr Wissensnetz nicht aus Täuen sondern aus losen Bindfäden besteht.
9. Aufräumen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Umgebung aufgeräumt und sauber ist. Unordentliche Menschen haben ein schlechteres Gedächtnis (und nicht umgekehrt!). Eine aufgeräumte Umgebung unterstützt einen wasserklaren Geist.
10. Rauchstopp. Vernebeln Sie nicht Ihr Gehirn. Raucher haben ein deutlich schlechteres Gedächtnis.
11. Schreiben. Wer schreibt, bemüht sich um die Sprache und erweitert so sein eigenes Vokabular. Es gibt eine Korrelation zwischen dem Vokabular eines Menschen, und seinem Erfolg. Vermutlich besteht der Zusammenhang durch guten Selbstausdruck und durch erfolgreiche Kommunikation. Wer genügend Worte hat, kann den anderen seine eigene Sicht auf die Welt beschreiben. Schreiben fördert das Erinnern.
12. Rätsel. Rätsel stärken die neuronalen Verbindungen. Sie trainieren das abrufen. Und wenn Sie darauf achten, unterschiedliche Kopfnüsse zu lösen, dann wird es auch nicht einseitig.
13. Rechnen. Logik ist die Sprache der Mathematik. Unser Verstand braucht dafür kritisches Denken und versucht sich an der Lösung abstrakter Probleme. Das ist mentales Training pur. Und es sorgt für einen Analytischen Blick auf die Welt. Wer es übt Zusammenhänge in der Realität aufzudecken, der kann diese Zusammenhänge auch in seinem Gedächtnis abbilden.
14. Malen. Malen ist eine wunderbare Art, seine eigenen Gedanken und Gefühle zum Ausdruck zu bringen. Es trainiert unseren klaren Blick auf die Dinge, aber es macht uns auch unser Empfinden bewusst. Malen lenkt Aufmerksamkeit.
15. Kochen. Kochen weckt und belebt unsere Sinne. Der Duft der Nudelsoße, der Geschmack des Parmesan, die Wärme der Nudeln, die Spritzigkeit des Rotweins. Wer seine Sinne trainiert, trainiert seine Wahrnehmung. Nur was wir Wahrnehmen, das Speichern wir uns auch.
16. Musik. Musik erhöht unsere Sensibilität. Das hat nicht nur Auswirkung auf unsere Emotionale Intelligenz, sondern ebenso auf das Gedächtnis. Nur wer für seine Welt sensibel ist, kann sich Merken, was geschieht.
17. Dichtung. Dichtung fördert Kreativität. Ein Gedicht ist ein Bild, gemalt mit Worten. Dazu müssen Sie aber – Gedächtnistraining – interessante Wörter und sprachliche Ausdrücke erinnern. Vielleicht wollen Sie sich sogar mit Ihrem Werk auf ein bekanntes Gedicht beziehen.
18. Meditieren. Meditieren ist eine exzellente Möglichkeit, um ihr Bewusstsein zu erweitern. Beim Meditieren läuft die Spinne durch Ihr Gedankennetz und bringt wichtige und oftmals emotionale Erinnerungen in Ihr Bewusstsein.
19. Sprachen lernen. Wer eine neue Sprache lernt, hat Spaß, wird herausgefordert und hat zu tun. Aber Sprache erweitert auch Ihre mentale Kapazität, weil die neu gelernten Wörter und Phrasen eingeknüpft werden und miteinander zusammengesetzt werden. Nicht nur das, Sie haben sogar die Möglichkeit, in einer fremden Sprache zu denken.
20. Infragestellen. Stellen Sie alles in Frage. Statt einfache jede Information blind zu akzeptieren, sollten Sie hinterfragen. Es ist der beste Weg, um Ihrem Verstand einen Schub zu geben. Fragen produzieren oftmals neue Fragen und nur selten Antworten. Aber das Infragestellen an sich hilft unserem Verstand, es trainiert ihn, immer mehr zu Fragen und immer mehr Anknüpfungspunkte und Verbindungen für unser Wissen zu füllen. Der reine Akt des Infragestellens ist entscheidend. Eine Frage fördert eine neue Perspektive auf die Dinge. Wer die Landkarte seiner Welt dreht, kann oft erst verstehen, wo in der Welt er sich eigentlich befindet.
21. Jonglieren.  Das Jonglieren regt das Gedächtnis an und bringt es in Schwung. Jonglieren ist die neue Art zu meditieren.
22. Abschalten. Medien verändern unser Gehirn. Das schwächt unsere Daueraufmerksamkeit. Wer sich nicht konzentrieren kann, kann weniger in seinem Gehirn behalten. That’s it.

Dabei ist jede E-Mail im Postfach eine von außen kommende, nicht bearbeitete Anforderung oder Aufgabe. Mein Postfach ist immer bis auf den Grund geleert. Stellen Sie sich einen überlaufenen Briefkasten vor – und überlegen Sie sich dann, was sie mit Ihrem Postfach anstellen. Jedes Mal wenn wir den Briefkasten vorbeigingen, würden Sie sich denken: “Ach, sie muss sicher auch noch leeren. Lesen. Beantworten.” Bei Ihren E-Mails ist das genauso!

Drei Schritte, um alle E-Mails erledigt zu bekommen

Hier ein paar einfache Schritte, mit denen auch wieder versorgen können ein ständig gelehrte E-Mail Postfach zu haben und damit Ihren wasserklaren Geist einen Schritt näher kommen.

1. Gucken Sie nicht als erstes nachdem Sie morgens aufgestanden sind Ihr E-Mail Postfach und haben Sie es auch nicht den ganzen Tag über geöffnet. Der so genannte, wenn die vielen Blockflöten können und ist nichts Neues. Zuerst seine E-Mails zu checken bedeutet, dass wir eine ganze Weile mit dem beantworten von E-Mails festlegen. Stattdessen sollten Sie die wichtigsten Dinge  für diesen Tag erledigen. Genauso verhält er sich, wenn Sie den ganzen Tag über konstant wie E-Mail Postfach überprüfen. Sie sind ständig abgelenkt und können sich nicht auf die Aufgabe konzentrieren, die vor ihm liegt. Vielleicht sind Ihre Anforderungen anders, aber unten finden Sie ein Beispiel für ein Autoreply, der automatisch auf eingehende E-Mails antwortet.
2. Wenn Sie Ihre E-Mail checken, bearbeiten Sie eine nach der anderen. Sofort. Entscheiden Sie, was getan werden muss.
   • Müll? Dann sofort löschen!
   • Eine lange Informationsmail? Drucken Sie diese E-Mail, oder speichern Sie in einem Lese-Ordner, oder markieren Sie sie mit “lesen” oder ähnlichem.
   • Eine E-Mail, auf der sich eine Aufgabe oder ein Projekt ergibt? Machen Sie sich einen Vermerk in Ihrem GTD-System.
   • Eine E-Mail, die Sie in einer oder 2 min antworten können? Verschieben Sie es nicht! Wenn sich alle Antwort-E-Mails aufsparen, da entsteht eine lange Schlange in Ihrem Postfach diese möglicherweise nie bearbeiten werden. Antworten Sie direkt, mit einem kurzen Hinweis, und schicken Sie die E-Mail sofort ab. So nimmt man Sie auch als antwortbereit und aktuell wahr.
   • Wenn Sie gezwungen sind, eine E-Mail erst später zu beantworten, oder zunächst etwas anderes abwarten müssen, machen Sie sich einen Vermerk in die Warten auf-Liste Ihres GTD-Systems.
3. Ich habe nur einen E-Mail-Ortmann: Archiv! Alle E-Mails, bearbeitet oder nicht landen in einem Archivordner, indem ich Sie dank der Suchfunktion schnell wieder finden kann. Ein großes sortieren ist nicht notwendig und würde zu soviel Verwaltung und Bürokratie in unserer eigenen kleinen Welt führen.

Sie sehen, es ist ganz einfach ein leeres Postfach zu bekommen: überprüfen Sie Ihre E-Mails regelmäßig, bearbeiten Sie diese, und archivieren. Schon haben Sie ein leeres Postfach. Das ist das ganze Geheimnis von E-Mail-Zen.

Liebe Freunde, liebe Kollegen,

wegen hoher Arbeitsbelastung beantworte ich meine E-Mails zurzeit nur noch einmal am Tag, nämlich um 16.00 Uhr. In Notfällen erreichen Sie mich telefonisch.

Ich bitte um Verständnis für diese Maßnahme. Die gewährleistet mir ein effizienteres und effektives Arbeiten. Meine dadurch erhöhte Produktivität und auch ihnen zugute.

Ganz still sitze ich da. Irgendwo, zwischen all den anderen Studenten. Ich werde beobachtet. Nein, es ist mir längst nicht mehr unheimlich. Es ist immer so. Sobald ich anfange zu arbeiten, werde ich beobachtet. Es wird getuschelt. Bald weiß es die ganze Reihe. Dann reden sie weiter darüber. Einige informieren sich. Bald weiß es die Mehrheit derer, mit denen ich zu tun habe. Und irgendwann traut sich einer, und spricht mich an: “Sag mal, dieses Mind Mapping…”

Eigentlich ist das Mind Mapping nur eines von vielen Bestandteilen meiner Arbeits- und Studientechniken, meines Lernkonzepts. Man sollte lernen, den anstehenden Anforderungen ebenso gerecht zu werden, wie den eigenen Interessen und Neigungen. Das bedeutet, seine eigene Herangehensweise von Mal zu Mal neu zu erfinden. Insbesondere gilt dies für die Universität, wo man zu hohem Maße auf sich selbst gestellt ist. Lehrveranstaltungen wählen, Lernstoff festlegen, das Lernen organisieren.

Die Bedingungen der Massenuniversitäten und des wichtigen und richtigen, aber in der Ausführung mangelhaften Bologna-Reform tragen im erheblichen Maße dazu bei, uns Studenten das Leben schwer zu machen. Es war einmal das “typische Studentenleben”, heute bedeutet Studium für so manchen eine 40-Stundenwoche mit Arbeiten von 8 bis 17 Uhr. Überfüllte Hörsäle, von einem Studenten ewig weit entfernte Dozenten, wenig persönliche Anleitung und besonders wenig Feedback und wenig Austausch innerhalb der Studentenschaft erledigen das Übrige.

Zwei Empfehlungen: Die Dinge geregelt kriegen und den Hauhalt geregelt kriegen

1. Zunächst einmal ist es wichtig, sich den Rücken freizuhalten. Sie mögen Zeitmanagement nicht? Ich auch nicht. Herzlich Willkommen beim Getting Things Done, einer Selbstmanagementkonzept von David Allen. Hier lernen Sie nicht, Ihre Zeit einzuteilen, sondern Ihre Aufgaben aus Ihrem Kopf zu bringen, zu strukturieren und sich mit einem wasserklaren Geist an das zu machen, was grade anliegt. Ich empfehle GTD; ich weiß, dass es komplex ist und Disziplin erfordert, aber letztgenannte habe ich auch nicht mehr als Sie – trotzdem benutze ich GTD jeden Tag. In meinen Artikeln “Die Dinge geregelt kriegen” und “5 Stufen zum Meistern aller Arbeitsabläufe” habe ich das Konzept ausführlich erläutert und Schritt für Schritt erklärt. Eine weitere Hilfe sind hier die deutschsprachigen Taschenbücher von David Allen “Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag” und “So kriege ich alles in den Griff: Selbstmanagement im Alltag” sein. Zum Thema Motivation und Zeit sei aber zusätzlich noch das Zeitprotokoll erwähnt: Schreiben Sie sich auf wievielt Zeit Sie für die Uni aufgebracht haben. Setzen Sie ein Kontingent fest, dass Sie pro Woche erreichen müssen: (Beispielsweise 40 Stunden wie der Vater …).
2. Als ich wusste, dass es bald zur Uni gehen würde, hatte ich Angst. Nicht vor der Uni. In Zeiten des Qualitätsmanagements und der Hochschulrankings geben sich Unis große Mühe, ihren Studierenden den Einstieg zu vereinfachen. Ich machte mir eher Sorgen darum, die Dinge nicht mehr geregelt zu bekommen. Weil eine Sache dazu kam, die für mich nie sonderlich Strukturiert war. Für mich bedeutete der Umzug in eine Unistadt vor allem, einen eigenen Haushalt führen zu müssen. Und das vom ersten Tag an möglichst effektiv.

Da es hier wie beim Getting Things Done eher um die Organisation des Drumherum geht, möchte ich auch hierzu nur eine Empfehlung abgeben, das Konzept von Flylady, was ich in einem anderen Post noch weiter erläutern werde.

Aber was sind nun die entscheidenden Bestandteile meines Lernkonzepts?

Grundsätzlich lassen sich 3 Schritte bezüglich der Informationsverarbeitung des Menschen benennen:

1. Informationsaufnahme (Enkodierung): registration
2. Informationsspeicherung: retention
3. Informationsabruf: retrieval.

Wie sich in der Durchführung zeigt – und es ist das, was alle beobachten – erledige ich das Erfassen von Informationen mit Mind Maps. Die Gründe dafür liegen auf der Hand:

Mind Maps bringender Flexibilität und machen uns produktiver. Weil ich mich als Ideengeber verstehe, ist es außerdem sehr relevant, dass Mind Maps mich zu einem kreativen Problemlöser gemacht haben. Man kann bessere Entscheidungen treffen, denn man sieht sowohl den Wald, wie auch die Bäume. Darüber hinaus kommt man schneller zu Ergebnissen bei Schlüsselfragen, man spart Zeit. Wichtig ist, das Mind Maps helfen, Prioritäten zu setzen, da man Schlüsselaufgaben in Projekten (natürlich auch im Projekt “Leben” oder “Studium”) identifizieren kann. Mind Maps fördern die Konzentration auf das Wesentliche und machen es unserem Gehirn so einfach wie möglich. Sie bringen uns an die Schwelle von neuen Erkenntnissen und Entdeckungen und fördern das unendliche Flow unserer Gedanken.

Der Vorteil im Studentenalltag und gegenüber von Mitbewerbern liegt also eindeutig in mehr Kreativität und Wissensreichtum, besseren Lösungen, dem Herr sein über der Informationsflut und der Fähigkeit, das Wichtige von Unwichtigen zu trennen.

Diese außergewöhnliche Art sich besondere Aufzeichnungen zu machen hat eine lange Ahnenreihe, unter anderem machten “Große Gehirne” wie Albert Einstein, Charles Darwin, Christopher Columbus, James Jocye, John F. Kennedy, Leonardo da Vinci, Ludwig van Beethoven, Michelangelo, Pablo Picasso, Sir Isaac Newton, Thomas Edison, Vincent van Gogh, Walter H. Brattain und William Blake ihre Aufzeichnungen auf den ersten Blick wenig Strukturiert aber überwältigend Einprägsam.

Mind Mapping lässt sich in 7 Schritten erledigen, die ich in meinem Artikel “Mind Maps” erläutert habe. Der Einsatzbereich für Mind Maps ist riesig. Ständig verwende ich sie für Bücher, für Mitschriften und für Referate. Aber es gibt noch weitere Möglichkeiten in denen Mind Maps Verwendung finden können.

Die genaue Vorgehensweise habe ich in meinem Artikel “B(o)ost your fun in learning!” beschrieben, der die Organische Studientechnik des Mind Map-Erfinders Tony Buzans postuliert.

Buzan hat dabei möglicherweise auf die 5-Schritte-Methode zurückgegriffen die besonders unter dem Namen PQRST-Methode verkehrt: Preview (Überblick gewinnen), Question (Fragen formulieren), Read (Lesen), Self Recitation (Rekapitulieren und Fragen beantworten) und Test (Wissenstest).

In Deutschland kennt man auch die PQ4R-Methode (Questions, Read, Reflect, Recite und Review).

Starke Parallelen finden Sie auch zur SQ3R-Technik (Survey, Question, Read, Recite, Review) von F.P.Robinson, die ganz allgemein zu einem tieferen Textverständnis führen soll.

Das Lesen ist Hauptbestandteil des Informationserfassens, deshalb möchte ich Sie einladen an dieser Stelle mit mir etwas tiefer in die

Vorgehensweise bei der Lektüre für das Studium

einzusteigen:

Vorbereitung

1. Überfliegen Sie den Text. Bekommen Sie ein Gefühl für Ihr Lesematerial. Wie ist es aufgebaut, wie setzt es sich zusammen?
2. Zeit und Aufwand: Grenzen Sie die Zeit ein und legen Sie den Aufwand fest. Für die meisten Theorie-Text-Leser sind 90 Minuten Lesen eine Zeitspanne, die machbar ist. Man kann sich also 30-Minuten-Abschnitte einteilen. Nach 90 Minuten Lesen und Bearbeiten sollte man einen Tag warten oder zumindest eine größere Pause machen. Tun Sie etwas anderes!
3. Mind Map des vorhandenen Wissens: Tragen Sie alle Informationen zum Autor und Text zusammen, die Sie kennen, Notieren Sie diese in Form einer kurzen Mindmap. Selbst Vorahnungen gehören dazu. Es geht darum, nur eine 5-Minuten-Mind-Map zu erstellen. Diese aktiviert Ihr semantisches Netzwerk, Ihr Vorwissen, und hilft Ihnen beim Einstieg in die Materie. Ordnen Sie den Text ein. Zu welcher Fachdisziplin, zu welcher akademischen Richtung gehört er? Wie muss er historisch eingeordnet werden? Daraus lässt sich ableiten, mit welchem Fachvokabular man rechnen muss, ob der Text bestimmte Ereignisse anspielt oder aus bestimmten Lebensbereichen Beispiele gibt und inwiefern diese heute hilfreich sein können. Sie nutzen mit diesem Schritt den Primacy-Effekt aus und “heizen” Ihr Gehirn somit vor.
4. Hilfsmittel: Ein nächster Schritt muss es also gegebenenfalls sein, sich ein entsprechendes Fachwörterbuch bzw. Nachschlagewerk zu besorgen. Wenn man schonmal dabei ist, kann man auch gleich in einem Lexikon den Autor bzw. das Thema nachschlagen. Wer “Telefonjoker” zum Autor oder Thema kennt, sollte auch die im Kopf haben. Für meine Freunde bin ich schon oft der “Telefonjoker” in Sachen Mind Mapping gewesen.
5. Fragen stellen und Ziele definieren: Notieren Sie am besten Fragen zu dem, was der Text an Ergebnis liefern soll: Was soll mit Hilfe des Textes geklärt werden? Was möchten Sie mit dem Text machen? Welche Fragen soll der Text beantworten?

Anwendung

1. Überblick: Verschaffen Sie sich einen Überblick über den zu lesenden Abschnitt. Dieser Punkt unterscheidet sich vom Überfliegen vor allem darin, dass Sie sich nicht das ganze Buch durchsehen um ein Gefühl dafür zu bekommen, sondern hier das Kapitel bzw. den Abschnitt betrachten und überlegen, was Sie davon wie benutzen können.
2. Vorschau: Lesen Sie ggf. die Zusammenfassung oder Einleitung, verschaffen Sie sich einen Überblick über die Abfolge von Schlüsselwörtern oder Hervorhebungen. Lesen Sie dann den Teilabschnitt mit Hilfe der Speed Reading-Technik ganz durch, möglichst ohne längere Unterbrechungen. Lassen Sie die Dunklen Punkte im Text dunkle Punkte bleiben und versuchen Sie heraus ruhig einzelne Punkte im Dunkeln und versuchen Sie bloß, herauszubekommen, worum es grob geht.
3. Einblick: Heben Sie dabei wichtig Erscheinendes durch Unterstreichungen hervor. Benutzen Sie für verschiedene Gesichtspunkte verschiedene Farben, aber nicht mehr als drei. Unterstreiche Sie dabei nur Schlüsselwörter!Sehen Sie den Text nach Definitionen durch, die die Bedeutung eines Ausdrucks zu erläutern versuchen (Eine Hilfe kann hier der Sachregister des Textes/Buches sein bzw. Ihr Fachwörterbuch etc.). Versuchen Sie den Text in kleinere, überschaubare Einheiten aufzugliedern. Beachten Sie dabei folgende Fragestellung: Wann fängt ein neuer Gedanke an? Wann wird ein neuer Aspekt des Themas behandelt? Hilfreich ist hier die formale Gliederung des Textes in Absätze, sowie formale Gegenüberstellungen und nummerierte Aufzählungen). Kann man für diese kürzeren Einheiten Überschriften festlegen?Übernehme die so ermittelte Gliederung in die 5-Minuten-Mind Map oder erstelle daraus eine neue Mind Map.Die Mind Maps sollte um die Schlüsselbegriffe sowie die sich darum gruppierenden Thesen, Argumente, Begründungen, Fakten, Erläuterungen sowie Beschreibungen von Gegenpositionen erweitert werden.Wenn Sie sich den Text auf diese Weise zugänglich gemacht haben, ist häufig eine zweite Lektüre notwendig. du dir den Text auf diese Weise zugänglich gemacht hast, ist – nach einer Pause – oft eine zweite Lektüre erforderlich, die es ermöglicht, das Aufgenommene zu verarbeiten und kritische Distanz zu gewinnen. Ziel dieser Phase ist die kritische Prüfung des Textes auf in ihm formulierte (oder implizit vorausgesetzte) Antworten zu der eigenen Problemfrage.
4. Rückschau: Aus der ersten Lektüre besitzen Sie nun eine ausführliche Mind Map mit Hauptabschnitten und Schlüsselbegriffen. Das Erarbeitete sollten Sie mit Hilfe dieser Gliederung wiederholen (Rekapitulation). Nutzen Sie Farben, Symbole und vor allem Pfeile und Verbindungen um Zusammenhänge zu verdeutlichen (Beseitigung von Redundanz). Kontrollieren Sie die zusammenhängenden Äste und Zweige bezüglich der Über- und Unterordnung (Strukturierung und Hierarchisierung, Schema und System). Gegebenenfalls wollen Sie die Mind Map neu zeichnen oder die Strukturierung durch Symbole, Zahlen, Dreidimensionalität oder Konturen verdeutlichen. Machen Sie Widersprüche deutlich (Konsistenzprüfung). Füllen Sie noch übrig gebliebene Lücken auf.Nehmen Sie die zu Beginn formulierten Fragen an den Text hinzu. Wurden alle Fragen beantwortet? Andernfalls heißt es Literaturrecherche und Weiterlesen. Auch im Text erwähnte Verweise und Literatur können lohnenswerte Empfehlungen sein. Erstellen Sie gegebenenfalls einen Lektüreplan.

An dieser Stelle möchte ich noch einmal herausheben, wie wichtig Farbcodes (diese füge ich erst bei der ersten Wiederholung einer Mind Map hinzu) und Verknüpfungen sind. Denken Sie daran, ein leuchtendes Spinnennetz aus unseren grauen Zellen zu machen.

Nachfolgend eine Liste mit möglichen Markierungen, die Sie sich während des Lesens am Text aber dann auch in der Mind Map zum schnellen Wiederfinden machen sollten:

Markierungen beim Lesen und in Mind Maps

• ! wichtig/erstaunlich
• ? fragwürdig
• + gut
• - schlecht
• einkreisen
• einkasteln
• unterstreichen
• Wellenlinien
• farbige Markierungen mit Buntstift, Leuchtmarker
• Th (These)
• Arg (Argument)
• Def (Definition)
• Log? (Logik) Widersprüche in der Argumentation
• Bsp (Beispiel)
• vgl. S.
• vs. (Widerspruch; Gegensatz)

Im Laufe eines Studiums besuchen Sie Unmengen an Vorlesungen und Lesen noch mehr an Text. Zusätzlich eröffnet uns das Internet eine ganze Parallelwelt an Wissen. Um bei so viel Information den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich Master-Mind-Maps zum Thema zu machen. Einführungswerke können hierzu oft die passende Gliederung abliefern, ebenso wie die Vorlesungsstruktur.

Beim Mitschreiben gilt: Mitschreiben bedeutet vor allem zuhören! Es geht um ein echtes Hinhören, die Gedanken des anderen vor dem geistigen Auge mitverfolgen. Mitschreiben heißt aber auch, Wichtiges von weniger Wichtigem trennscharf zu unterscheiden. Denn gut Zuhören und gut Aufschreiben zugleich ist nicht möglich. Man muss Auswählen und dann nacheinander zuhören und aufschreiben. Mitschreiben bedeutet den Überblick zu bewahren und das gesagte Schriftlich fixieren: Ein schriftliches Gedächtnis erschaffen.

Tricksen Sie Ebbinghaus aus

Ebbinghaus war ein deutscher Psychologe, welcher die Erforschung des Gedächtnisses begründet hat. Er hat unter anderem die Vergessenskurve entdeckt. Seine Ergebnisse besagen grob, dass wir bereits 20 Minuten nach dem Lernen nur noch 60% des Gelernten abrufen können. Nach einer Woche steht uns nur noch weniger als 20% des Gelernten zur Verfügung; dauerhaft werden nur 15% des Erlernten gespeichert. Heinz von Foerster, ein österreichischer Biophysiker, konnte jedoch nachweisen, dass jede Überprüfung von Lernstoff für den behaltenen Lernstoff eine neue Lernsituation darstellt. Dies eröffnet die Chance, die Ebbinghaussche Vergessenskurve auszutricksen, indem man ein regelmäßiges Wiederholungssystem nutzt:

Sie haben die Möglichkeit, die Erinnerung weiter auf dem Höchststand zu halten. Benutzen Sie folgende Zeitfenster für das Wiederholen:

1. Wiederholung nach 10 Minuten
2. Wiederholung nach 24 Stunden
3. Wiederholung nach 1 Woche
4. Wiederholung nach 1 Monat
5. Wiederholung nach 6 Monaten

Die erste Wiederholung ist eine Revision. Wenn Sie in der Lernphase eine Mind Map gemacht haben, sollten Sie die Wiederholung nutzen, um die Mind Map neu zu ordnen, zu verfeinern, Verbindungen und Farben einzusetzen, hinzuzufügen und zu überarbeiten. Alle weiteren Wiederholungen sollten anders ablaufen: Schreiben Sie (in einer Mind Map) alles auf, an das Sie sich erinnern können (So nutzen Sie den „Vorheizeffekt“ [primacy effect]). Dann können Sie an Hand dieser Notizen Ihre originalen Aufzeichnungen durchgehen und überprüfen, wo Lücken sind, bzw. Korrekturen und Ergänzungen notwendig sind. Grundsätzlich gilt: Umso mehr wir lernen, desto mehr können wir erinnern. Umso mehr wir erinnern, desto mehr können wir lernen. Wer die Wiederholungseinheiten nicht nutzt, muss die Informationen nochmal lernen! Das bedeutet, dass Sie durch Wiederholung sehr viel Arbeitszeit sparen: Der akkumulative Effekt.

Leider zielen viele Klausuren auf eine reine Wissensreproduktion ab. Hier sollte man vor allem kurzfristig vor der Klausur nocheinmal wiederholen. Geeignet dafür ist das Karteikartensystem. Formulieren Sie selbst mögliche Prüfungsfragen und erlernen Sie die Antworten zu diesen Fragen.

Eine weitere Möglichkeit der Einprägung ist der Gedächtnispalast, auf den ich an dieser Stelle nicht eingehen möchte. Dies habe ich schon in einem anderen Artikel getan, zu dem Sie hier gelangen können. Erwähnt sei aber noch, dass Sie sich die Antworten immer durch Hilfe der FARBENPRACHT merken sollten, die ich in meinem Artikel “Ihr Weg zum Power-Gedächtnis” beschrieben habe.

Getting Things Done

Die Dinge geregelt kriegen

Getting Things Done (häufig abgekürzt als GTD) ist ein Selbstmanagement-Konzept von David Allen, das er in seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag“ (amazon.de) beschreibt.

Seit einem Produktivitätsseminar in Lockheed 1983 hat David Allen sein Konzept mit all seinen Techniken und Prinzipien immer wieder ausgetestet und verfeinert – ein kraftvolles Konzept um seine Verpflichtungen, Informationen und Kommunikation zu managen. Es ist das bahnbrechende Ergebnis aus Allens über zwanzig Jahre langem Wirken als Berater, Coach und Seminarleiter mit über einer halben Millionen Leuten weltweit. GTD hat sich einen hohen Status innerhalb der Sphären von Selbstmanagement und Produktivität bei vielen Personen und Unternehmen in der Welt errungen.

Dabei liegt die raffinierte Effektivität von GTD in seiner Auffassung, dass man die Aufgaben aus seinem Kopf bekommen muss und außerhalb festhalten muss. Auf diese Weise wird der Geist vom Job, sich alles zu merken was erledigt werden muss, befreit und kann sich darauf konzentrieren, die aktuell anstehenden Aufgaben zu erledigen – das Konzept des wasserklaren Geistes.

Im GTD wird persönliche Überforderung in ein integrierendes System stressfreier Produktivität übertragen. Allens Konzept verkörpert eine einfache, hocheffizientes step-by-step-System um in diesen relaxten und produktiven Status zu gelangen. Es beinhaltet:

• Alles erfassen, was der eigenen Aufmerksamkeit bedarf,
• Umformen von Projekten in Ergebnisse und konkrete Nächste Schritte
• Erinnerungen und Informationen in einer möglichst optimalen Art organisieren und parat haben, mit passenden Kategorien, die darauf basieren was wann wie wo von einem getan werden soll,
• Up-to-date und am Ball bleiben, mit angemessenen regelmäßigen Überblicken in den 6 Sphären der eigenen Verbindlichkeiten (Aufgaben, Vision, Ziele, Schwerpunktgebiete, Projekte und Tätigkeiten)

Wer GTD umsetzt, befreit sich von dem Gefühl der Überforderung, institutionalisiert Vertrauen und setzt eine gigantische Flut kreativer Energie frei. Es ermöglicht Struktur ohne Starrheit, Detailmanagement bei größtmöglicher Flexibilität.

Das GTD-System folgt fest den Kernelementen der Produktivität, während es gleichzeitig eine unglaublich große Freiheit im Wie erlaubt. Denn die einzige Art, wie man die Dinge geregelt kriegt liegt darin, die wichtigsten Dinge mit dem geringsten Aufwand an investierter Aufmerksamkeit und Energie über die Bühne zu bringen. GTD besticht durch Einfachheit, Flexibilität, Direktheit und Anziehungskraft. Seine Fähigkeit zu ermuntern, erleuchten und ermächtigen ist magisch. GTD ist mehr, als das Auge sieht…

Im traditionellen Zeitmanagement spielen Prioritäten eine Schlüsselrolle. Im Gegensatz dazu stehen bei Allen zwei Schlüsselelemente: Kontrolle und Perspektive. Um Kontrolle und Perspektive zu erlangen, bedient sich das GTD drei Säulen:

1. Einem Arbeitsflussprozess (Workflow),
2. 6 Höhenlagen,
   
3. Der natürlichen Planungsmethode.

Die erste Säule ist der Arbeitsflussprozess, mit dem man die Kontrolle über alle Aufgaben und Verbindlichkeiten erlangt, die man erledigen will oder muss. Der Arbeitsflussprozess beinhaltet fünf Phasen:

1. Sammeln,
2. verarbeiten,
3. organisieren,
4. überblicken,
5. handeln.

Allen verwendet eine Entsprechung der Höhenlagen, wenn er die zweite Säule seines Konzepts vorstellt, die 6 verschiedenen Perspektiven, welche unseren Fokus auf Aufgaben und Verbindlichkeiten beeinflussen. Von unten nach oben sind diese 6 Perspektiven:

1. aktuelle Aktionen,
2. aktuelle Projekte,
3. Schwerpunkte und Verantwortlichkeiten,
4. Ziele und Vorhaben,
5. 5-Jahres-Vision,
6. Lebenszielsetzung und Werte

Genauso wie man bei den Höhenlagen aufsteigt, ist es einem auch möglich das „große Ganze“ zu sehen. Wer Projekte, Aufgaben und unerledigte Arbeiten und Verbindlichkeiten und anderen Input von einer anderen „Höhe“ aus betrachtet, ermöglicht sich selbst die Chance einen anderen Standpunkt zu beziehen.

David Allen befürwortet eine wöchentliche Rückschau basierend auf den unterschiedlichen Höhenlagen. Der Standpunkt, der sich daraus ergibt sollte die eigenen Prioritäten formen und diese wiederum legen die Priorität der einzelnen Aufgaben und Verbindlichkeiten fest, die während des Arbeitsflussprozesses erfasst wurden. Während einer wöchentliche Rückschau legt man den Aufgabenkontext fest und hält die Aufgabe in einer passenden Liste fest. Beispielsweise lassen sich Telefonanrufe oder Einkäufe zusammen gruppieren. Kontextlisten können anhand von benötigten Hilfsmitteln, Personen oder Gruppen, mit denen diskutiert oder präsentiert werden muss, festgelegt werden.

Die ersten beiden Säulen sind meistens erfolgreich und ermöglichen Kontrolle und Perspektive bei der Mehrheit der Aufgaben und Projekte. Dennoch gibt es manchmal Fälle, in denen Planen und Denken notwendig sind. Dies führt zur dritten Säule, der Natürlichen Planungsmethode. Der Arbeisflussprozess umfasst einen horizontalen Fokus beim erledigen der Aufgaben, wohin die Natürliche Planungsmethode einen vertikalen Fokus beim Planen und Bedenken der Themen beinhaltet. Die Planungsmethode besteht aus 5 Stufen. Man geht beim Planen vor, in dem man

1. Zweck und Prinzipien definiert,
2. sich den Ausgang vorstellt,
3. Brainstorming in Form einer Mind Map betreibt,
4. organisiert,
5. und den Nächsten Schritt identifiziert.

GTD basiert auf der Idee alle Informationen einfach zu speichern, nachzuverfolgen und zu empfangen, die nötig sind um die Dinge geregelt zu kriegen. Allen sagt, dass viele unserer mentalen Blockaden durch eine unzureichende Vorausplanung (beispielsweise muss bei jedem Projekt festgelegt werden, was erreicht werden soll und welche spezifischen Nächste Schritte dazu notwendig sind, dies zu erreichen). Es ist sehr praktisch, laut Allen, während man darüber nachdenkt eine Serie an Nächsten Schritten festzulegen, welche wir später ohne weiter nachzudenken abarbeiten können.

Leider funktioniert unser mentales Erinnerungssystem wenig erfolgreiche und sagt uns selten, wann was wo wie getan werden muss. Die Nächsten Schritte müssen einem Kontext zugeordnet in einem System abgespeichert werden, dem man vertrauen kann und welches ermöglicht, dass wir rechtzeitig die richtigen Erinnerungen erhalten. Da GTD auf externalisiertem Erinnern aufbaut, kann es als eine Anwendung der wissenschaftlichen Theorien vom Verteilten Wissen und dem Erweiterten Geist angesehen werden.

Die Grundprinzipien des GTD:

Sammeln

Stressfreie Produktivität startet damit, dass man all den Ballast ablädt, der im Kopf herumschwirrt, und all das aufnimmt, was Nachverfolgung, Erinnerung oder Aktion benötigt. Wohin? Allen nennt dies einen Eingangskorb: Eine physikalische Box, einen E-Mail-Eingangskorb, ein Diktiergerät, ein Notizbuch, ein PDA, ein Schreibtisch, ein i-pod, und so weiter.

Die Idee ist es, alles aus dem eigenen Kopf rauszubekommen und in einem Hilfsmittel zu sammeln, so dass es direkt bearbeitet werden kann. All diese Eingangskörbe sollten mindestens einmal pro Woche geleert (bearbeitet) werden.

Allen nennt keine bestimmte Sammelmethode, er überlässt diese Wahl uns selbst. Er unterstreicht nur die Wichtigkeit, diese Eingangskörbe regelmäßig zu leeren. Jeder Lagerplatz, der regelmäßig bearbeitet wird ist akzeptabel.

Bearbeiten

Wenn man einen Eingangskorb bearbeitet, soll ein strikter Arbeitsflussprozess befolgt werden:

1. Oben anfangen.
2. Eine Sache zu einer Zeit bearbeiten. Kein Multitasking.
3. Nichts darf zurück in den Eingangskorb gelegt werden.
4. Wenn ein Ding Handlung erfordert: Mach es, wenn es weniger als 2 Minuten dauert, ODER delegier es, ODER vertag es.
5. Wenn ein Ding keine Handlung erfordert: Archivier es als Referenz, ODER wirf es weg, ODER inkubier es für eine mögliche spätere Nächste Aktion.

Wenn etwas weniger als 2 Minuten braucht um erledigt zu werden, sollte es sofort erledigt werden. Die 2-Minuten-Regel ist eine Richtschnur, die im Verhältnis dazu steht, wie lang es dauern würde diese Sache formal zu vertagen.

Organisieren

David Allen beschreibt eine Reihe von Listen, die wir nutzen sollen um die Dinge nachzuverfolgen, die Aufmerksamkeit erfordern:

• Nächste Schritte – für jede Sache die Aufmerksamkeit benötigt, muss entschieden werden, welcher Nächste Schritt physisch an dieser Sache durchgeführt werden kann. Wenn zum Beispiel die Sache „Schreib einen Projektbericht“ heißt, dann ist der nächste Schritt möglicherweise „Fred eien E-Mail für Treffen schicken“. Auch wenn es viele Schritte und Handlungen gibt, die notwendig sind um eine Sache zu erledigen, gibt es immer etwas, das zuerst getan werden muss dieser Schritt sollte in der Nächste Schritte-Liste festgehalten werden. Vorzugsweise werden diese Nächsten Schritte so organisiert, dass sie dem Kontext entsprechen in dem sie erledigt werden können: Am Telefon, im Büro, in der Stadt.
• Projekte – Jeder offene Schleife im Leben oder der Arbeit die mehr als eine physische Handlung benötigt ist ein Projet. Diese Projekte werden regelmäßig nachverfolgt und überschaut um sicherzustellen, dass jedes Projekt einen Nächsten Schritt hat, der damit verknüpft ist und erledigt werden kann.
• Warten auf – Wenn eine Handlung an jemand anderen delegiert wurde, oder ein Termin abgewartet werden muss, wird dies im System festgehalten und periodisch überprüft, um Fälligkeiten im Blick zu haben und Erinnerungen zu verteilen.
• Irgendwann/ Vielleicht – Sachen, die irgendwann erledigt werden sollen, aber nicht jetzt. Beispielsweise: Spanisch lernen oder Tauchkurs machen.

Ein Kalender ist wichtig um Termine und Vereinbarungen im Blick zu haben. Allen empfiehlt den Kalender der festen Landschaft vorzubehalten: Dingen, die eine bestimmte Deadline haben, Treffen und Terminen mit festgelegter Zeit und festgelegtem Ort. Für To-Do-Sachen ist die Nächste Schritte-Liste reserviert.

Eine letzte Schlüsselkomponente des GTD ist ein Ablagesystem. Ein Ablagesystem muss einfach sein und Spaß machen. Selbst ein einzelnes Blatt Papier, wenn es als Referenz benötigt wird, sollte seinen einzelnen Ordner erhalten, wenn es nicht zu einem bereits existierenden Ordner gehört. Allen schlägt einen einfache, alphabetische Ordnung für das Ablagesystem vor, um einen Zugriff schnell und einfach zu machen wenn Informationen benötigt oder gespeichert werden sollen.

Rückschau

Diese Listen und Erinnerungen sind wenig wirkungsvoll, wenn sie nicht regelmäßig durchgesehen werden (normalerweise einmal pro Woche). Bei gegebener Zeit, Energie und vorhanden Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt muss entscheidbar sein, was die wichtigste Aufgabe ist und diese muss kann dann getan werden. Wenn jemand an Aufschieberitis leidet oder sich verzettelt, passiert es schnell, dass man stets nur die einfachen Aufgaben erledigt und die schwierigen vermeidet. Um dieses Problem zu lösen, kann man sich entscheiden, die Aufgaben eine nach der anderen von der Liste abzuarbeiten, genauso wie man einen Eingangskorb bearbeitet.

Die GTD-Disziplin verlangt, dass alle offenen Aktionen, Projekte und warten auf-Sachen mindestens einmal in der Woche durchgesehen werden, um sicherzustellen, dass neue Aufgaben und bevorstehende Ereignisse ins System einfließen und alles up-to-date ist.

Erledigen

Jedes Organisationssystem führt zu nichts, wenn ein Großteil der Zeit auf das Organisieren der Aufgaben verwendet wird statt auf das Erledigen dieser Aufgaben. Wenn man es aber jemandem einfach und spaßbringend macht, die Dinge geregelt zu kriegen und die Nächsten Schritte anzugehen, dann wird man sich weniger verzetteln oder überfordert sein mit zuvielen offenen Enden.

Techniken und Werkzeuge

Grundsätzlich kann das GTD-Konzept auch ohne einen Computer umgesetzt werden. Besonders beliebte Materialien sind ein Moleskine-Notizbuch (molescine.com), der Hipster-PDA (douglasjohnston.net)  und der Karteikasten 43folders (43folders.com) . Jedoch kann die Unterstützung durch einen Computer erleichternd wirken. David Allen selbst schlug den Computer als wichtiges Hilfsmittel zur Umsetzung von GTD vor, indem man digitale Planung durchführt. Später monierte Allen allerdings einen Mangel an guter Projektmanagementsoftware, welche weniger fest und mehr funktional ist und auf unserer natürlichen Art zu planen und zu denken basiert.

Daraufhin wurde eine bemerkenswerte Zahl an Software zur Unterstützung der GTD-Umsetzung herausgegeben, über 100 Anwendungen [Interactive GTD Software Comparison Table] entstanden, die vor allem das GTD-Konzept umsetzen sollen. Diese Werkzeuge reichen von einfachen Listenmanagern zu interaktiven Webservices, kostenlos oder gewerblich, für alle bekannten Plattformen und Geräte.

Links

• David Allen & Co. (extern)

Getting Things Done book

• Kaufen Sie “Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag” bei Amazon.de
  • Amazon Germany
• Von David Allen
• Taschenbuch: 315 Seiten
• Verlag: Piper; Auflage: 10 (November 2007)
• Sprache: Deutsch
• ISBN-10: 3492240607
• ISBN-13: 978-3937051451
• Originaltitel: Getting things done – The Art of Stress-Free Productivity

Auszüge aus Getting Things Done

• Business Week | from Chapter 1: “The Art of Getting Things Done”
• Business Week | from Chapter 6: “Processing: Getting ”In“ to Empty”

David Allens Seiten

• David Allens Website
• David Allens Nachrichtenbrett
• David Allens Weblog (angehalten)

Getting Things Done und GTD sind registrierte Handelsmarken der David Allen Company (U.S.).

Foto: albertopveiga (flickr.com)

• GTD bricht Ihre Ziele auf die Ebene der Nächsten Schritte hinunter.
• GTD hilf Ihnen, Ihre Ziele effektiv im Auge zu behalten.
• GTD hilft Ihnen, Ihre Nächsten Ziele in den Zusammenhang zu bringen.
• GTD ermöglicht Ihnen, Zeit für Ihre Zielschritte zu verwenden.
• GTD lässt Sie sich auf Ihre Ziele konzentrieren.

Das Selbstmanagementsystem Getting Things Done von David Allen (Berater und Autor, „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ [I], „So kriege ich alles in den Griff“ [II]) basiert auf einem genialen Konzept, das Karate und Zen-Elemente enthält. Im Wesentlichen geht es darum, bei all den von außen auf uns eindringenden Dingen souverän und vor allem angemessen reagieren zu können; es geht darum, einen wasserklaren Geist zu haben, so wie ein See durch einen Stein ins wackeln gerät, aber dann wieder seine Ruhe findet.

In seinem Bestseller „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ stellt er dieses System zusammenfassend dar, aber seine Fans sind so zahlreich dass man seine Methode auch mit ein wenig surfen durch Blogs zusammensetzen kann.

Die Werkzeuge und Techniken können Sie fast alle selbst auswählen. Notizzettel, ein Handy, oder Textdateien oder echte Software  – Allen sagt das alles funktioniert, so lange Sie es auf die Art benutzen, die in seinem Buch vorgestellt ist.

Was Sie brauchen:

• Stellen Sie sich vor, dass eine ganze Menge Menschen für Seminare und Treffen zu solchen einige Hunderter ausgeben – für die Ersteinrichtung habe ich grade mal 25 Euro gebraucht.
• Sie müssen sich Zeitnehmen, am Anfang brauchen sie Zwei Tage, später sollten Sie wie ich mit 20 Minuten pro Woche auskommen.
• Büromaterial: Aktensammelmappen, einen Stift, einen Kalender, ein bisschen Papier und einen Ablage – das ist alles was Sie brauchen, um loslegen zu können
• Allens Buch: Sie müssen es natürlich nicht kaufen, aber „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ hat eine viele hilfreiche Details zum Einrichten und ist außerdem eine wunderbare Motivation – auch wenn es viele Blogs zum Thema gibt, die Philosophie oder den „theoretischen Unterbau“ dieses Systems habe ich noch nirgends so gut erklärt gefunden wie bei David Allen selbst.
• Wenn Sie wollen: GTD-Software.  Denken Sie aber daran, wer die Systempflege klein halten will, sollte die Arbeitsmittel so simpel wie möglich halten.

1. Den Schreibtisch leer machen

ZIEL: Erfassen Sie alles, was Ihnen unterkommt und befreien Sie so Ihre mentale Energie und starten Sie, die Dinge geregelt zu kriegen.

GTD ist ein allumfassendes System, also machen Sie es sich nicht bequem. Der Schlüssel zum Erfolg ist der erste große Abwasch. Und für den brauchen Sie einen großen zwei Tage dauernden Erfassungsvorgang, während dem Sie alle losen Enden zusammenziehen, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen: ungeöffnete Briefe, E-Mails, Schreibtischberge, Lesematerial, Kram  und alle Schränke, die Sie sich nicht mehr trauen aufzumachen. Für größere Sachen, die nicht in Ihre Schreibtischablage passen, sollten Sie sich auf einem kleinen Zettelchen einen kurzen Vermerk machen – vom kaputten Kühlschrank bis hin zur Autowaschanlage. David Allen schlägt vor, dass für jedes Projekt ein Extrablatt nehmen. Projekte, dass sind Ihre großen Ideen, die viele kleine Einzelschritte und Aufgaben erfordern bis Sie endlich da sind, wo sie hinwollen.

Wenn Sie all Ihren Kram zusammenhaben, ist es Zeit für eine „Gehirnwäsche“: Schreiben Sie alle Aufgaben und Projekte auf, die in Ihrem Bewusstsein aufblitzen, auch die Aspekte Ihres Lebens, die Sie gestalten und geregelt kriegen wollen, bevor Sie sterben.

2. Das Wesentliche

Haben Sie beim Auflisten daran gedacht?

Beruf:

• Versicherungen
• Versprechen und Verabredungen mit anderen
• Einkäufe
• Seminare und Trainings

Privat:

• Urlaubspläne
• Bücher, DVDs, CDs
• Fahrzeug
• Gesellschaftliche Angelegenheiten

3. Leeren Sie Ihre Eingangsbox

ZIEL: Machen Sie aus den Aufgaben durchführbare Schritte.

Wenn Sie Ihre unerledigten Angelegenheiten zusammenhaben, ist es an der Zeit diese Sachen durchzuarbeiten. Machen Sie sich keine Sorgen, dass bedeutet nicht, dass Sie jede einzelne Sache erledigen müssen. Mit Durcharbeiten meint David Allen, dass Sie einfach einen nächsten Schritten festlegen müssen: Das allernächste, was es zu tun gilt, egal ob es die Aufgabe löst oder nur dem Ziel näher bringt. Viele Sachen die Sie gesammelt haben, können Sie auch einfach wegwerfen.

Wie sieht es mit den nächsten Schritten aus? Angenommen, Sie wollen Ihre Garage auf Vordermann bringen und können das nicht, weil dort der kaputte Kühlschrank steht. Ihr  nächster Schritt wäre also „Peter anrufen, damit er ihn zur Reparatur abholt.“

Allen fügt noch einige Regeln hinzu:

Nur eine Sache zu einem Zeitpunkt: Im Eingangskorb oben anfangen, dann abarbeiten. Nicht mit der nächsten Sache weitermachen, bevor der nächste Schritt für die erste festgelegt ist. Manchmal muss man genau nachdenken, aber es einfach liegen zu lassen erledigt es ganz bestimmt nicht.

Zwei Minuten: Wenn Ihr nächster Schritt nur zwei Minuten dauert, erledigen Sie ihn sofort.

Delegieren oder eintragen: Alles was länger als zwei Minuten dauert kann entweder delegiert werden (machen Sie das auch sofort!) oder in ein sicheres System eingetragen werden (Termine und befristete Aufgaben in den Kalender, Nächste Schritte auf eine Liste, Archivmaterial in die Aktensammelmappen).

Achtung, achtung!

Verlieren Sie sich nicht im Aufräumen der Chaos-Schublade.

Es gibt Stellen im Haus, für deren Bearbeitung man zu lange bräuchte. Verlieren Sie sich nicht darin, sondern machen Sie einen Zettel mit „Schublade aufräumen“.

4. Füttern Sie Ihr sicheres System

ZIEL: Ordnen Sie Ihre Nächsten Schritte wiederauffindbaren Listen mit überprüfbaren Kategorien zu:

Ärmel hochkrempen, meine Damen und Herren, den jetzt kommen wir zum Eingemachten: Es ist Zeit fürs Organisieren.

Erfinden Sie Ihr eigenes System. Entwickeln Sie eine Kombination aus Kalender und Listen, die für Sie funktioniert – ich benutze beispielsweise dafür zwei Moleskine Notizbücher. Eine andere Möglichkeit ist die Benutzung von Software oder von Online Tools.

Ordnen Sie Ihre Nächsten Schritte nach Handlungskategorien:

• Kontextlisten für Projekte: Alles was aus mehreren Aufgaben besteht hierhin! (Nächste Schritt –> Aufgaben –> Projekte.)
• Terminkalender: Schritte, die an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Zeit durchgeführt werden müssen.
• Nächste Schritte: Alles, was so bald wie möglich getan werden sollte
• Warten Auf: Projekte und Schritte, die Ihnen wichtig sind und die Sie delegiert haben.
• Machen Sie auch Listen für Ziele, die Sie langfristig erreichen wollen (Vielleicht/Irgendwann), und Checklisten, zum Beispiel mit Werten, die Ihre Arbeit beeinflussen.

5. Wöchentliche Durchsicht

ZIEL: Nehmen Sie sich wöchentlich Zeit, um Ihre Listen durchzusehen und zu überarbeiten, so dass Sie nichts übersehen oder unberücksichtigt lassen.

Das Leben ist ein ständiger Wandel. Neue Daten, neue Anforderungen und neue Möglichkeiten tauchen auf. Eben erst haben Sie alles organisiert, aber dann sind schon wieder neue Sachen da. Jetzt sind wir an dem Punkt, wo die meisten Leute nachlässig werden und sich damit viel kaputt machen.

Die wöchentliche Durchsicht ist essenziell. Es geht um eine verkürzte Version der vorherigen Schritte. Sie sammeln alle Ihre Dokumente, Notizen, Schreibtischberge und den Kram einer Woche und verteilen alles an Ihre Nächste Schritte und Organisiationsmittel.

Wer das getan hat, sollte Allens Checkliste für die wöchentliche Durchsicht von oben nach unten abarbeiten:

1. Vergangene Woche im Kalender nach Vergessnem absuchen.
2. Kommende Woche im Kalender ansehen und überarbeiten, damit Sie in Ihrem Kopf einen Überblick haben.
3. Eine „Gehirnwäsche“ durchführen, also alles aufschreiben was Ihnen an Ideen in den Sinn kommt, egal ob es um die  nächste Woche geht oder nicht
4. Die Projektlisten durchsehen und die Nächsten Schritte dafür festlegen
5. Die Kontextlisten durchsehen und erledigte Schritte streichen
6. Die „Warten auf“-Liste durchsehen und überfälliges anmahnen
7. Die „Vielleicht/Irgendwann“ Liste angucken – gibt es Träume, die Sie jetzt verwirklichen können? Ist irgendetwas mittlerweile dringend geworden?
8. Kreativ und Mutig sein – denken Sie über neue Möglichkeiten nach.

Die Dinge geregelt kriegen

ZIEL: Während kleine Schritte Ihre Liste verlassen, sollten Sie über die größeren Projekte und Ziele in Ihrem Leben nachdenken.

Wer die kleinen Schritte in Angriff nimmt, muss auf ein Streben nach höherem Vertrauen – egal ob es Ihnen von Ihren Eltern, Ihrem Gewissen, einem Gott, der Natur, Ihrer Intuition oder wem auch immer eingegeben wurde. Dabei gibt es eine Reihe von Ebenen, die Allen vorstellt:

In diesem Moment: Überlegen Sie, in welchem Kontext Sie sich befinden, wie viel Zeit haben Sie, wie viel Energie haben Sie, was sind Ihre Prioritäten. So finden Sie sicher einen Nächsten Schritt, den Sie erledigen können.

Alltag: Wir beschäftigen uns jeden Tag mit drei Arten von Tätigkeiten – den vordefinierten Aufgaben (Kalender, Listen), den plötzlich anfallenden Aufgaben (was Sie in höchstens 2 Minuten sofort erledigen) und der Aufgabenplanung. Der Schlüssel zum Erfolg ist es, dass die eine Tätigkeit nicht überhand gegenüber den anderen beiden gewinnt.

Durchsehen: Allen sagt, dass es drei Stufen gibt, von denen Sie auf Ihre Arbeit gucken können, das Rollbahn (aktuelle Tätigkeiten), „10 000 Fuß“ (Langzeitprojekte), „50 000 Fuß“ (das ganze Leben). Dabei sollen Sie nicht – wie von anderen Systemen häufig propagiert, von oben nach unten schauen, sondern unten beginnen und wie ein Adler langsam nach oben aufsteigen. Denn nur wer seinen Geist von Ablenkung und Sorge befreit, der schafft Platz für das effektive setzen von höheren Zielen.

Die große Idee

GTD zum Laufen bringen

Es ist wichtig, dass Sie ALLE Ihre Aufgaben, ob persönlich oder privat, erfassen, damit GTD funktionieren kann. Ein kleiner Fehler im System kann große Probleme schaffen. Wenn ihre Nächste Schritte Liste nicht aktuell ist, verlieren Sie Ihr Vertrauen zur Liste und werden Die Dinge darauf nicht mehr erledigen.

Pareto war ein schneidiger und – weil von einem Faschisten hochgelobt (eine Verbindung Paretos zu rechten Kreisen ist mir jedoch nicht bekannt)– auch umstrittener Ökonom und Soziologe, der von 1848 bis 1923 lebte.

Nach seiner Ausbildung zum Ingenieur begann seine bewegte Karriere als Leiter von Kohlebergwerken. Später wurde er Professor für politische Ökonomie an der Universität von Lausanne in der Schweiz und damit der Nachfolger von Leon Walras.

Im Jahr 1896 entdeckte der damals 48-jährige Vilfredo Pareto bei einer Untersuchung des Volksvermögens Italiens, dass die Einkommensverteilung nicht einer Normalverteilung folgt, sondern rechtsschief ist.  Dies ist die Geburtsstunde des Pareto-Gesetzes, welches er in seinem bahnbrechenden Werk „Cours d’economie politique“ veröffentlichte. Leider wurde dieses „Gesetz“ (eine sehr unkritische Formulierung!) kaum beachtet. Heute ist Sie  als Pareto-Verteilung, Pareto-Prinzip oder seit Richard Kochs Bestseller als 80/20-Prinzip bekannt:

Was Pareto bei seinen Studien festgestellt hatte, klingt nach Wirtschaft, Mathematik und komplizierter Forschung, eigentlich ist seine Erkenntnis einfach: Der Wohlstand der Gesellschaftsmitglieder ist extrem ungleich verteilt –  80% des Vermögens hatten 20% der Bevölkerung.

Dieses Prinzip lässt sich auch außerhalb der Wirtschaftswelt anwenden: Pareto fand diese unerwartete Gesetzmäßigkeit auch bei seiner geliebten Gartenarbeit: Gregor Mendel hatte an seinen Erbsen im 18. Jahrhundert die Grundgesetze der Vererbungslehre abgeleitete, Paretos Blick fiel auf die Produktionsleistung der Erbsen: 80 Prozent der Erbsen brachten 20% der Pflanzen hervor. Neugierig geworden, entdeckte er, dass das 80/20-Prinzip auch noch in vielen anderen natürlichen und gesellschaftlichen Vorgängen gilt.

Paretos Prinzip lässt sich so zusammenfassen:

20 Prozent des Inputs ergeben 80 Prozent des Outputs.

Anders gesagt:

• 80% der Gewinne erzielen Unternehmen mit 20% ihrer Produkte.
• 80% der Probleme entstehen aus 20% der Anlässe.
• 80% Ergebnisse resultieren aus 20% des Aufwandes.
• 80% Ihres Wissens beziehen Sie aus 20% dieses Artikels.

Bevor ich das Pareto-Prinzip kannte, war ich Perfektionist. Ich habe zum Beispiel endlos viel gelernt, wahllos viel gelesen und unendlich oft und lange Arbeiten überarbeitet und viel mehr aufgeräumt als ich Zeit hatte, wieder Unordnung zu stiften. Nachdem ich das Pareto-Prinzip im Alltag hier und da ausprobiert hatte, habe ich eine Konsequente Analyse begonnen:

• 80% der Arbeiten erledige ich mit 20% der Materialien. Alles andere landete im Müll.
• 80% meiner Alltagskleidung machten 20% meines Kleiderschranks aus.
• 80% meines schulischen Könnens entstanden durch  20%  meiner Lerntätigkeit.
• 80% der Informationen fanden sich in 20% meiner Mitschriften (Mind Mapping änderte das!)
• 80% meines Spaßes machten 20% der Dinge aus, die ich als meine Hobbies, Kontakte und Beschäftigungen bezeichnete.
• 80% der Lerninhalte ließen sich auf 20%  Lern- und Wiederholungsaufwand reduzieren: Mind Mapping, Speed Reading und Gedächtnistraining.
• 80% meiner Konzentration raubten 20% der Aufgaben: Selbstmanagement.
• 80% des Inhalt dieses Textes machen 20% der Sätze aus.
• 80% meiner Trainingsziele im Sport ließen sich mit 20% Trainingsaufwand erreichen.

Was Sie noch wissen sollten: 80/20 ist das Minimum. Verhältnisse von 90/10, 95/10 oder 99/1 kommen oft vor.

Erscheint Ihnen Mittelmäßigkeit als Unsinn?

Fürchten  Sie in dem Fall Langeweile? Als ich mich auf das Pareto-Prinzip konzentriert habe, konnte ich zwei Dinge feststellen:

1. Wenn man nur versucht, mittelmäßig zu sein, wird man keinen Erfolg haben. Pareto fordert uns zu einer besonderen Mittelmäßigkeit auf: Wir müssen nicht einfach vorne und hinten etwas bei der Arbeit weglassen, sondern uns auf die 20% konzentrieren, die 80% des Gewinns ausmachen. Diese 20% muss man dafür aber zunächst finden und genau analysieren.
2. 80% sind keine 100%. Möglicherweise haben Sie nachher nicht den Erfolg, den Sie bei purem Perfektionismus erzielt hätten. Aber: Das neue, konzentrierte Handeln wird sich als sehr befriedigend erweisen. Befriedigender, als alles, was sie vorher kannten.

Warum? David Burns, US-Amerikanischer Psychiater an der Stanford University School of Medicine, hatte dafür eine schöne Erklärung: Hinter der verlockenden Türe der Vollkommenheit findet man eine Ziegelmauer. Wer sie durchbricht holt sich eine blutige Nase. Hinter der Tür mit der Aufschrift Mittelmaß findet man das Paradies. Nur wer ist schon gerne mittelmäßig…

Früher habe ich versucht an schulische/berufliche Aufgaben mit Perfektionismus heranzugehen. Das eine Problem dabei ist, dass es zu jedem Zeitpunkt besser geht. Einen solchen, kranken Perfektionismus sollte man sich schnell abgewöhnen.

Das andere Problem ist, dass es die Mühe meistens nicht wert ist, sich über die Maße anzustrengen – es gibt Ausnahmefälle: Die 20% aller Aufgaben, die 80% des Gesamterfolges bringen (beispielsweise das Abitur).

Was ich Ihnen sagen will:

Bremen Sie sich ab und machen Sie sich endlich klar: 80% des Aufwandes sind nutzlos. (Wenn wir uns bei unserem Tun vergnügen, kann es nicht nutzlos sein – es macht ja Spaß.) Stattdessen sollten Sie ganz genau hingucken, wo die Goldstücke liegen und dann zugreifen. Analyse und konzentriertes Arbeiten. Den Rest können Sie einfach ignorieren. Wer zu wenig Zeit zum Leben hat, hat zu wenig ausgewählt. Gewinnen Sie einen Überblick über Ihre Zeit und canceln Sie alles, was Sie nur unnötig aufhält – oder zählen Sie Erbsen.