Folgenden Rhythmus sind Sie vermutlich gewohnt:

• Kalender: Damit Sie keine Termine vergessen, schauen Sie in diesen mindestens täglich hinein. Termine sind Aufgaben, die ausschließlich zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Zeitfenster möglich sind oder durchzuführen sind. Alles andere hat im Terminkalender nichts zu suchen.
• Aufgabenlisten: Im Wesentlichen nutzen Sie Ihre Aufgabenlisten, sobald Sie einen Aufgabe erledigt haben und kein Termin ansteht. Entscheidend ist dabei natürlich, dass Sie genügend Energie verspüren, um eine neue Aufgabe zu erledigen. Beim Blick in die Aufgabenliste wählen Sie eine aus, die Sie als nächstes angehen wollen.

Soweit geht fast jedes Erinnerungs- und Planungssystem. Ziel beim Selbstmanagementsystem ist, dass Sie dem System voll vertrauen können – nichts mehr vergessen. Nur wenn das möglich ist, haben Sie einen wasserklaren Geist ohne mentale Unterbrechungen. Eine Eigenheit des GTD ist die zusätzliche Wochenrückschau, die Weekly Review. Diese dient der Pflege der systematischen Ordnung.

Die Wochenrückschau – warum?

Beim GTD soll alles erfasst werden, damit einem nichts mehr durch die Lappen geht. Die wöchentliche Kalibrierung des Systems fängt alles wieder ein, was durchgeschlüpft ist und nicht verloren gehen soll. Außerdem macht es Ihren Kopf frei, so dass Ihr Verstand nicht mit Merken/Erinnern und Arbeiten gleichzeitig überfordert wird. Folgende Gründe gibt es für die wöchentliche Rückschau:

• Selbst bei einer guten Bearbeitung der Eingangskörbe und Listen in der täglichen Anwendung vergessen wir, unsere Projektlisten zu überprüfen. Das bedeutet, dass möglicherweise Projekte mit Nebenaktionen untergehen oder vergessen werden. Außerdem werden andere Projekte und Aufgaben nicht hinzugefügt oder man vergisst diese abzuhaken. Manchmal muss auch der Motor für ein Projekt neu angeworfen werden, weil es völlig ins Stocken geriet.
• Ohne eine regelmäßige Überprüfung beginnt jedes System zunehmend chaotischer zu werden. Sichern Sie daher, dass das System komplett funktionstüchtig ist und der Stein immer schön im Rollen bleibt. Wenn Sie sich nicht voll auf die Ordnung in Ihrem System verlassen können, werden Sie es bald nicht mehr verwenden.
• Die wöchentliche Überprüfung macht den Kopf frei und macht Sie ruhig und zufrieden. Genießen Sie den wasserklaren Geist. Om!

Es geht also um drei Erfrischungen für Sie und Ihr System:

1. Klarheit: Sammeln Sie alle losen Enden aus der vorherigen Woche, dann können Sie auch einen Blick auf die Zukunft wagen.
2. Energie: Planen Sie die Schritte, die Sie benötigen, um in der nächsten Woche, an Ihren Projekten weiterzuarbeiten.
3. Schaffensfreude: Denken Sie darüber nach und planen Sie kreativ, was Sie tun können, um Ihr Leben in eine neue Richtung zu bewegen oder auf ein anderes Lebel zu gelangen.

Die Wochenrückschau – wie geht das?

Wählen Sie einen Zeitpunkt in der Woche, an dem Sie bis zu einer Stunde Zeit haben. Möglicherweise wählen Sie den Freitag, den Samstag oder den Sonntag, jeder andere Tag der Woche führt zum gleichen Ergebnis. Sie müssen einen regelmäßigen Termin anlegen, der Ihnen am besten passt und an dem Sie regelmäßig und konsequent die Wochenrückschau durchführen können.

Einmal pro Woche sollte man sich die Zeit nehmen, um:

• alle losen Enden zu sammeln und zu bearbeiten,
• das System durchzusehen,
• die Listen auf den neusten Stand bringen und
• alles sauber, klar, aktuell und komplett zu machen.

Auf diese Weise soll ein “dauerhaft entspannter und produktiver Lebens- und Arbeitsstil” (David Allen: So kriege ich alles in den Griff) implementiert werden. Auch bei der Wochenrückschau geht es also um das

1. Sammeln,
2. verarbeiten,
3. organisieren,
4. überblicken und
5. handeln.

10-Schritte-Schema für die Wochenrückschau

Folgende Vorgehensweise hat sich dabei für die Wochenrückschau bewährt:

1. Sammeln Sie alle losen Papiere und Dinge: Tragen Sie zunächst einmal alles in Ihrem Eingangskorb zusammen, was lose herumliegt: Zettel, Visitenkarte, Blätter, Belege, Post-its, Unterlagen etc.
2. Leeren Sie Ihren Eingangskorb: Meistens schafft man das nicht täglich, jetzt ist aber die Zeit, Ihren Eingangskorb komplett durchzuarbeiten und zu leeren. Sichten sie Ihre Notizen und alles, was Sie sich sonst noch aufgeschrieben haben oder in den Eingangskorb gesteckt haben. Entscheiden Sie, ob es sich um Handlungsschritte, Projekte etc. handelt. Vergessen Sie insbesondere Ihre E-Mail-Postfächer nicht!
3. Schaffen Sie sich einen freien Kopf: Schreiben Sie auf, was Ihnen an Ideen und Aufgaben durch den Kopf schwirrt. Tragen Sie noch nicht erfasste Projekte Aufgaben oder Delegiertes in die entsprechenden Listen ein.
4. Überprüfen Sie alle Aufgabenlisten: Sind diese noch aktuell? Haben Sie vergessen, etwas abzuhaken? Haben sich bestimmte Aufgaben „von selbst“ erledigt? Fehlen Aufgaben? Haken Sie ab und prüfen Sie, ob Erinnerungshilfen für weitere Handlungsschritte notwendig sind.
5. Überprüfen Sie die Projektlisten: Haben alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt? Sind sie aktuell? Bewerten Sie den Stand der Projekte, nach den Zielen und gewünschten Ergebnissen und stellen Sie sicher, dass mindestens ein nächster Handlungsschritt festgelegt ist.
6. Prüfen Sie die „Warten auf“-Liste: Müssen Sie bei jemandem nachhaken? Schreiben Sie sich als Aufgabe auf, wann Sie was tun müssen, um eine weitergereichte Aufgabe zu verfolgen.
7. Überprüfen Sie Ihren Kalender: Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche alles an? Ist der Kalender aktuell? Überprüfen Sie noch einmal die Einträge der vergangenen Woche. Ergeben sich aus den Terminen weitere Maßnahmen, muss Referenzmaterial bearbeitet oder durchgesehen werden. Übertragen Sie diese in die entsprechenden Listen und erstellen Sie gegebenenfalls neue Projekte beziehungsweise überprüfen Sie nach dem Termin das entsprechende Projekt.
8. Sehen Sie sich die kommenden Termine an: Überprüfen Sie die kurz- und langfristigen Termine in Ihrem Terminkalender. Welche Maßnahmen haben Sie zu diesen Terminen bereits angestoßen? Erfassen Sie diese und leiten Sie diese wenn nötig an Beteiligte weiter.
9. Schauen Sie auch mal auf die “Irgendwann/Vielleicht”-Liste: Es kann sein, dass eine Aufgabe oder ein Projekt nun doch verfolgen möchten. Ist ein Projekt aktuell geworden? Gibt es Punkte, die für Sie nicht mehr von Interesse sind und daher gestrichen werden können?
10. Seien Sie kreativ und verschieben Sie die Grenzen: Haben Sie neue Ideen, die Sie in Ihr System einfügen können? Lassen Sie Ihre Fantasie, Ihren Mut, Ihre Risikofreude neue Ideen bilden und bringen Sie diese in Ihr Selbstmanagementsystem ein.

Vielleicht gibt es noch andere Dinge, die bei der wöchentlichen Rückschau mit angegangen werden sollen: Vielleicht wollen Sie beispielsweise einen Blick auf Ihre persönliche Lebensvision oder Ihren Charakter werfen. Diätplanung? Gewohnheiten? Fokus auf Unterhaltung und Erholung? Lernen? Produktivität und Optimierung? Bauen Sie das in Ihren persönlichen Rückblick ein. Es geht nicht darum, sich steif an ein vorgefertigtes Schema zu halten oder hörig grauer Theorie zu folgen. Vergessen Sie nicht: Es geht um Sie, um Ihr Selbst, Ihr Leben. Das ist Ihr persönlicher Rückblick. Entsprechend sollte er an Ihre Lebensumstände angepasst sein, damit Sie den größten Gewinn aus dieser Systempflege ziehen können.

Vergessen Sie nicht! – Für alles, was Sie hierbei in die Finger oder zwischen die Ohren bekommen, gibt es drei Möglichkeiten:

• Wegwerfen
• Sofort bearbeiten oder für später ins Erinnerungssystem übertragen
• Archivieren

Die Wochenrückschau – Zeitfresser?

Eine wöchentliche Rückschau muss nicht lange dauern, wenn Sie sechs Dinge tun:

1. Verarbeiten Ihre Eingangskörbe auf täglichen Basis, so dass auf Sie am Wochenende nicht ein riesiger Haufen Zeugs auf Sie wartet.
2. Sorgen Sie dafür, dass Sie die wöchentliche Rückschau an einem aufgeräumten Schreibtisch durchführen können. Ein Arbeitsplatz der Klarheit ausstrahlt beschwört die Wichtigkeit und minimiert die Ablenkung.
3. Halten Sie die Checkliste für die wöchentliche Rückschau bereit. Nur so können Sie Schritt für Schritt schnell aber sicher vorwärts gelangen.
4. Widmen Sie sich wöchentlich etwas Zeit, um ihr System klar und unabhängig von Ablenkungen zu überprüfen.
5. Konzentrieren Sie sich darauf, die Überprüfung schnell und vollständig abzuschließen.
6. Belohnen Sie sich, wenn Sie fertig sind. Eine erledigte Rückschau löst Zufriedenheit aus. Nicht erledigte Aufgaben haben Sie ja meistens bewusst zu Gunsten anderer verschoben oder können diese in nächster Zeit bewusst angehen.

Hier mein bester Tipp für das Erledigen der Weekly Review: Vereinbaren Sie einen Termin mit sich selbst und ziehen Sie diesen durch. Bleiben Sie bei diesem Termin oder Ihr System beginnt zu zerfallen.

Die Wochenrückschau – woran muss ich alles denken?

Hier eine Checkliste, die besonders die ersten drei Schritte der Vorgehensweise aufgreift und abzudecken versucht:

Die Wochenrückschau – In Hochgeschwindigkeit?

Manch einer bevorzugt statt einer solchen Checkliste nur eine kurze Reihe einfacher Fragen. Mit folgenden Fragen können Sie eine wöchentliche Mini-Rückschau durchführen, falls Sie eine große Rückschau in längeren Zeitabschnitten bevorzugen:

Eine Mini-Rückschau besteht nur aus ein paar Fragen:

1. Was muss ich am nächsten Tag/ in den nächsten Tagen bearbeiten?
2. Welche Fristen muss ich einhalten?
3. Gibt es neue Projekte, an denen ich arbeite, wenn ich mir dafür Zeit nehme?

“Am liebsten erinnere ich mich an die Zukunft.“

Salvador Dali, spanischer Maler

„Erinnere dich an die Vergangenheit, träume von der Zukunft, aber lebe heute!
Sören Kierkegaard, dän. Philosoph, Theologe und Schriftsteller

Jeden Morgen gucke ich zuerst in meinen Kalender, anschließend entscheide ich, welche Aufgaben aus meinen Kontextlisten ich mache. Völlig im Einklang mit dem GTD-System halte ich auch einmal in der Woche eine Rückschau, in der ich neue Aufgaben in die Listen einarbeite, die Listen nach Irrläufern abarbeite und meine Eingangskörbe leere.

Allen sagt, dass es drei Stufen gibt, von denen Sie auf Ihre Arbeit gucken können, das Rollbahn (aktuelle Tätigkeiten), „10 000 Fuß“ (Langzeitprojekte), „50 000 Fuß“ (das ganze Leben). Dabei sollen Sie nicht – wie von anderen Systemen häufig propagiert, von oben nach unten schauen, sondern unten beginnen und wie ein Adler langsam nach oben aufsteigen. Denn nur wer seinen Geist von Ablenkung und Sorge befreit, der schafft Platz für das effektive setzen von höheren Zielen.

Das bedeutet, dass man sich zunächst einmal die Aufgaben in seinen Kalender und seine Listen einarbeitet, die noch unbearbeitet herumliegen. Mit einem aufgeräumten Schreibtisch und ohne Ablenkung können Sie dann die wöchentliche Rückschau starten. Soweit so gut. Wenn Sie ein funktionierendes System haben, dann haben Sie diese wöchentliche Rückschau im vergangenen Jahr 52 Mal gemacht. Aber was ist mit der Rückschau, die Sie nur einmal im Jahr machen? Die große Jahresrückschau?

Worum es geht, worum es nicht geht, und warum man sie machen sollte

Jedes Jahr nutze ich das zeitliche aufeinandertreffen von Neujahr und meinem Geburtstag, um eine Jahresrückschau zu machen, in der ich (Rückschau ist da ein paradoxer Begriff) das vor mir liegende Jahr plane. Wer sich zur gleichen Zeit auf mehrere Ziele zubewegen will, ohne auszulaugen oder den Faden zu verlieren, der trifft mit einer Jahresrückschau vielleicht die wichtigste Entscheidung. Bei mir war es jedenfalls so.

Es geht darum, einen Leitfaden oder einen Projektplan, eine road map, für das bevorstehende Jahr zu entwickeln. Dabei geht es nicht um ein eine strenge Verplanung aller Stunden und Minuten des kommenden Jahres, sondern vielmehr um einen gegliederten Überblick zu entwerfen, was einem wichtig ist und was man im Jahr 2011 erreichen will.

Worum es nicht geht:

• Neujahrsresolutionen, die nach wenigen Wochen schon wieder gebrochen sind. Das funktioniert ohnehin nicht, weil es keinen Zusammenhang zwischen Silvester und Ihrer Persönlichkeit gibt, Sie dementsprechend auch keine Motivation finden werden. Ich erstelle meinen Plan danach, was mir wichtig ist und mir persönlich etwas bedeutet.
• Vage Ziele, die sich weder messen noch überprüfen lassen. Ich wäre auch gerne glücklicher und hätte mehr Geld. Aber Ziele müssen SMART sein, damit wir mit ihnen etwas anfangen können. So werden wir es halten.
• Kopflose Pläne. Ich möchte nicht, dass Sie Ihr Leben nach einem festen Plan leben, den Sie hassen, weil er im Gegensatz zu dem steht, was Ihnen Ihr Verstand, Ihre Gefühle, Ihr Herz oder Ihre neue Sicht der Dinge sagt. Pläne sind nicht ein Korsett, in dass die Realität gequetscht werden soll. Es geht um Ihren persönlichen Plan! Sie können Ihn jederzeit abändern und Ihren Bedürfnissen anpassen. Und da Sie der Schöpfer Ihres Plans und Ihrer eigenen Art zu leben sind, sollten Sie Ihren Plan lieben und auf ihn abfahren, statt ihn zu hassen und ihr Leben zu verwünschen.

“Träume nicht dein Leben, lebe deine Träume!”
Verfasser Unbekannt

Genau das ist der Grund, warum ich auch erst heute mit diesem Artikel ankomme. Sie sollen nicht meinen, dass ich Ihre Hungeraktion, Ihre fixe Idee vom schnellen Geld oder Ihren Millionsten Baggerversuch unterstütze.

Sie müssen diese Planung nicht an einem Tag machen. Ich habe eine Freundin, die sich über eine Woche mehrere Stunden pro Tag dafür Zeit nimmt, und viele Leute die ich zum Thema Selbstmanagement berate, machen es nicht anders. Jeder muss sich die Zeit nehmen, die er für sich persönlich und die Planung seines eigenen Lebens im bevorstehenden Jahr benötigt. Ich selbst kann mich genügend darauf konzentrieren und mache es an einem Strang. Jedem, wie es beliebt.

Zeit für diese Planung aufzuwenden ist produktiv und macht Spaß. Wenn Sie gut gemacht werden, kümmert sich der Part der Rückschau darum, was gut läuft und wo konstruktive Kritik angebracht ist. Dies bringt dann auch den notwendigen Schub um sich mit der Zukunft zu befassen und löst Begeisterung für kommende Ziele und den Wettstreit mit persönlichen Herausforderungen aus.

Loslegen mit der Jahresplanung für 2011

Die Rückschau

Zunächst ist es wichtig, sich Zeit für den Rückblick auf das Jahr 2010 zu nehmen:

1. Lagebericht:

• Was lief letztes Jahr gut?
• Was lief letztes Jahr nicht so gut oder ging schief?

Normalerweise schreibe ich mir 10 Dinge zu jeder Sache auf. Dazu gehe ich auch meinen Kalender und meine Aufgabenhistory noch einmal durch, um alles revüpassieren zu lassen. Ich konzentriere mich vor allem auf Ereignisse, die ich beeinflussen konnte. Wenn ich keinen Einfluss habe, dann kann ich auch nichts an der Sache ändern. Dementsprechend hat sie auf der Liste dann auch nichts verloren.

2. Manöverkritik:

• Welche Ziele und Pläne gab es für das vergangene Jahr?
• Welche Pläne kamen zur Durchführung, welche Ziele wurden erreicht?
• Warum mussten welche Pläne fallengelassen werden? Welche Ziele wurden nicht erreicht?

Machen Sie sich keine Sorgen. Es gibt immer Ziele, die man nicht erreicht und meist mit gutem Grund: Die Umstände haben sich geändert und die Ziele konnten gar nicht erreicht werden oder sind nicht mehr wichtig. Manchmal ist man sogar wegen veränderter Lebensumstände zurückgefallen, so dass die Ziele viel zu hochgesteckt waren, aber man stattdessen letztlich ein den Lebensumständen entsprechendes Ersatzziel erreichen konnte. Wer bei jeder Jahresplanung feststellt, dass er all seine Ziele erreicht hat, sollte vielmehr darüber nachdenken, ob er seine Ziele nicht zu gering gesetzt hat. Wer 80% seiner Ziele erreicht hat, darf sich anerkennend auf die Schulter klopfen.

Die Vorausschau

Damit haben Sie den ersten Teil auch schon umgesetzt. Als nächstes wollen wir uns darum kümmern, was im Kommenden Jahr ansteht. Dazu lege ich in den Ziele für das nächste Jahr fest. Das mache ich aber nicht blauäugig (nicht böse sein, ich habe selbst blaue Augen) und desorientiert. Vielmehr werfe ich einen Blick auf die Basiskategorien des menschlichen Lebens in unserer Zivilisation und Kultur:

• Körper und Geist: Gesundheit, Ernährung, Mentale Kompetenz
• Beruf und Leistung: Erfüllte Arbeit, Anerkennung, Karriere, Finanzieller Erfolg (Einkommen, Ausgaben, Absicherung)
• Soziale Kontakte: Familie, Freunde, Gruppen, Soziale Kompetenzen
• Lebenssinn: Kultur, Spiritualität, Liebe, Soziales Engagement, Lernen und Demut

Zu jedem der Subbereiche schreibe ich mir smart 1-3 Ziele auf, die erreichbar und deren Erreichung messbar ist.

Ziele basieren vor allem auf dem, was Ihnen wichtig ist und werden beeinflusst von Ihrer Persönlichkeit, Ihren Lebensrollen und Ihren eigenen Wertvorstellungen. Im vergangen Jahr nutzte ich die Gelegenheit des Jahresanfanges, Sie mit diesem “Baugrund der Träume und Ziele” vertraut zu machen.

Aber damit ist noch nicht genug, zusätzlich fließt in die Planung mit ein: Was ist der nächste Schritt, den ich tun muss, um das Ziel zu erreichen?

Wenn Sie sich nicht klarmachen, wie der nächste Schritt zu Ihrem Ziel aussieht, dann haben Sie eine Vision, Sie wissen aber nicht, wie Sie Ihre Träume leben sollen und Ihre Ziele erreichen können. Nur wenn Sie wissen, wie man den nächsten Schritt geht, können Sie ihn auch machen.

Auch das allein ist noch nicht alles: Was hindert mich noch daran, mein Ziel zu erreichen? Was brauche ich, um den nächsten Schritt zu tun? Auch das sollten Sie sich zu Ihrem Ziel hinzusetzen.

Erinnerung

Lassen Sie Ihre Planung nicht verstauben. Ich nehme diese regelmäßig zur Hand, wenn

ich etwa einmal pro Quartal (im Frühling, Sommer und Herbst) in einer etwas ausgedehnten Wochenrückschau nachsehe, ob ich etwas aus den Augen verloren habe oder Ziele angepasst oder ergänzt werden müssen.

Das Thema des Jahres

Damit die Ziele für das bevorstehende Jahr auch im Gedächtnis bleiben, ist es eine gute Vorgehensweise, dem jeweiligen Jahr ein Thema zu geben:

• Jahr des Schreibens.
• Jahr der Uni.
• Jahr des Blogs.
• Jahr des Sozialen.
• Jahr des Abiturs.
• Jahr der Liebe.

Ich bin mir noch nicht ganz sicher, wie dieses Jahr heißen wird. Da es ein wenig mein Mantra sein wird, möchte ich mir Zeit lassen und es nicht über das Knie brechen.

Vielleicht wollen Sie das Thema des Jahres über Ihre Planung schreiben, damit der Fokus und die Konzentration auf das Wesentliche stimmt.

Das Endprodukt

Jetzt haben Sie einen Plan in der Hand, mit dem Sie sich in das bevorstehende Jahr stürzen können. Versuchen Sie, Ihre Ziele in den kommenden 365 Tagen zu erreichen. Ziel für Ziel. Wenn Sie das eine Ziel erreicht haben, kümmern Sie sich um das nächste.

Wenn Sie mit Ihrer Jahresrückschau fertig sind, können Sie beginnen, diese in Ihr GTD-System oder jedes beliebige andere System zum Selbstmanagement übernehmen. Es macht keinen Sinn, die falschen Dinge richtig zu machen. Erst die Ziele, dann das System. Zuweilen muss man von der Rollbahn aufsteigen und zum Adler werden, um zu Hause erzählen zu können, welche erstrebenswerten Ziele es sonst noch in der Welt gibt.

Ich habe in den vergangenen zwei Jahren viel über Ziele und Zielerreichung geschrieben. Vielleicht helfen Ihnen auch diese Artikel weiter:

• Motivation – Die Gründe für zukünftiges Handeln überprüfen
• Das Pareto-Prinzip
• 5 Stufen zum Meistern aller Arbeitsabläufe
• Das Leben genießen und sich gut dabei fühlen
• Die Dinge geregelt kriegen
• 10 entscheidende Erkundungen für Ihre persönliche Lebensvision
• Neue Gewohnheiten – der Autopilot für den Alltag
• Die Tagesaufgabe
• Wie Sie Ihre Arbeit erledigt bekommen, Häppchen für Häppchen
• Sieben Prüfungen sollst du leisten
• Zielsetzung und Zielerreichung
• Belohnung – Wie mache ich das beim Lernen und Arbeiten richtig?
• Klären Sie die Ziele Ihrer Uni-Karriere
• Die 3 Prinzipien des Entscheidens

Nun bleibt mir nichts weiter, als Ihnen ein gutes und erfolgreiches Jahr 2011 zu wünschen, das ganz nach Plan verläuft.

Auch heute noch ist das Gedächtnis ein Funktion des menschlichen Verstandes, für das wir nur wenig Erklärung haben. Man stellt sich das Gedächtnis gerne wie ein großes Ablagesystem oder Archiv vor, wie eine Kiste, in der unser Wissen abgelegt werden kann, und aus dem es auch wieder hervorgekramt werden kann. Was sagt uns die Wissenschaft?

1. Das menschliche Gedächtnis scheint als Prozess mit drei Stufen zu Verlaufen. Zunächst wird eine Information gelernt und anschließend in Form von Wissen gespeichert. Zuletzt wird dieses Wissen dann auch wieder abgerufen.
2. Es lassen sich drei Formen des Wissensabrufes unterscheiden: Beim freien bzw. spontanen Abruf, der schwierigsten Form des Abrufes, scheint es eine unbegrenzte Zahl an Antwortmöglichkeiten zu geben (Beispiel: „Was haben Sie gestern zu Mittag gegessen?“), beim geleiteten Abruf wird ein zusätzlicher Hinweis gegeben, der die Zahl der möglichen Antworten eingrenzt (Welche Suppe haben Sie gestern zu Mittag gegessen?“). Beim Abruf durch Wiedererkennen findet eine Auswahl aus mehreren Möglichkeiten statt: „Haben Sie gestern die Tomatensuppe oder den Pfannkuchen gegessen?“
3. Die menschlichen Sinne sind das Eintrittstor einer Information aus der Außenwelt in unser Gedächtnis. Die Physiologie unterscheidet klassisch die Sehen, visuelle, auditive, olfaktorische und gustatorische Wahrnehmung, sowie den Tastsinn. Neben diesen klassischen fünf Sinnen des Menschen werden auch der Temperatursinn, die Schmerzempfindung, der Gleichgewichtssinn, und die Wahrnehmung des Körpers und seiner Bewegungen im Raum.
4. Das Mehrspeichermodell legt drei Gedächtniskomponenten nahe: Dem sensorischen Gedächtnis, dem Arbeitsgedächtnis und dem Langzeitgedächtnis
5. Das Sensorische Gedächtnis, auch sensorisches Register gennant (veraltet: Immediatgedächtnis, Ultrakurzzeitgedächtnis, Ultrakurzzeitspeicher) hält Informationen als geistiges Abbild im Zehntelsekundenbereich bereit („Hörst du mir überhaupt zu?“ – „Er ist auf dich losgestürmt und dann…?“). Das Sensorische Gedächtnis scheint für jede Sinnesmodalität spezifisch zu sein, man spricht beispielsweise vom Ikonographischen oder Echoischen Gedächtnis.
6. Das Arbeitsgedächtnis hält die Information aktiv bereit. Es ist für das ordnende und assoziierende Verarbeiten der Information dar. Dies übernimmt die Zentrale Exekutive. Sie bedient sich den passiven Subsystemen – früher als Kurzzeitgedächtnis bekannt – welche sich Visuell-räumlicher Notizblock, Phonologische Schleife und Episodischer Puffer nennen. Diese Subsysteme scheint es mindestens zu geben, es sind auch Subsysteme für weitere Sinneswahrnehmungen denkbar.
7. Die Phonologische Schleife behält Wörter, Buchstaben und Ziffern.
8. Der Visuell-räumliche Notizblock hält Bilder fest.
9. Der Episodische Puffer sorgt für eine Aufrechterhaltung von Zusammenhängenden Informationen, den Episoden.
10. Die Subsysteme können etwa sieben Elemente merken, dann stößt es an seine Grenzen, es sei denn die Elemente weisen einen Zusammenhang auf (Algorythmische Informationstheorie).
11. Das Sensorische Gedächtnis und das Arbeitsgedächtnis können Informationen zeitlich begrenzt aufrechterhalten. Sie werden deshalb auch Temporale Gedächtnisse genannt. Informationen bleiben im Langzeitgedächtnis längerfristig/dauerhaft erhalten.
12. Das Langzeitgedächtnis besteht aus einem deskriptiven Teil: In diesem sind datierte und lokalisierte Erinnerungen (Episodisches Gedächtnis) sowie allgemeine/kulturelle Fakten (semantisches Gedächtnis) gespeichert. Darüber hinaus beinhaltet das Gedächtnis auch Zukünftiges, im Prospektiven Gedächtnis („Morgen muss ich Saskia anrufen“). Neben dem deskriptiven Teil hält das Langzeitgedächtnis durch Wiederholung verinnerlichte Handlungen und Abläufe im Prozeduralen Gedächtnis bereit; dies ist der non-deklarative Teil des Langzeitgedächtnis.
13. Das Prospektive Gedächtnis scheint aus inneren und externen Signalen eine zeitlich und örtlich verknüpfte Handlungsabsicht zu kreieren und bereitzuhalten.
14. Das Semantische Gedächtnis scheint vor allem in unterschiedlichen Detailebenen angeordnet sein. Die Informationen sind hierarchisch in Kategorien (Basisebenen) und Unterkategorien – ähnlich einer Mind Map – gespeichert. Diese hierarchische Anordnung nennt man Konzepte.
15. Die Kategorisierung selbst ist ebenfalls wieder Gegenstand wissenschaftlicher Debatte. Denkbar ist eine Kategorisierung nach Prototypen bzw. Familienähnlichkeit (so sieht ein Mensch aus), vielleicht werden aber auch alle je Erfahrenen Exemplare gespeichert (das ist ein Mensch, das ist auch einer, usw.), oder aber es wird lediglich eine Definition bereitgehalten (wenn … dann Mensch). Vielleicht bestehen aber auch ein bewusstes (sprachliches) und ein unbewusstes System nebeneinander.
16. Der Abruf erscheint aber weniger durch ein „Angeln von Ast zu Ast“ durch die Kategorien zu verlaufne, sondern – man stelle sich wieder die Mind Map vor – durch ein Absuchen der Umgebung des semantischen Netzes. Es wird nicht von einem Ast zum nächsten gegangen sondern es wird ein ganzes Bündel von Ästen aktiviert.
17. Darüber hinaus ist die Annahme eines Metagedächtnisses plausibel, welches uns ermöglicht, das Ausmaß unserer eigenen Kenntnisse abzuschätzen. Es verhindert auch, dass wir nach Informationen suchen, die wir nicht besitzen.
18. Gedächtnis findet an ganz unterschiedlichen Stellen im Gehirn statt. Es ist definitiv kein Ort, sondern ein Prozess, eine von mehreren kognitiven Funktionen.
19. Gedächtnisprozesse laufen nicht immer bewusst ab. Das Einprägen von Informationen kann willkürlich oder unwillkürlich geschehen. Ebenso kann auch der Abruf automatisiert sein.
20. Die Speicherungsprozesse scheinen besonders von Wahrnehmung, Aufmerksamkeit und Motivation abhängig zu sein. Desweiteren haben Emotionen massive Wirkung auf das Speichern. Die meisten Erinnerungen besitzen wir deshalb aus der Jugendzeit/Adoleszenz.
21. Das Vergessen ist ein Prozess, welcher der Informationspflege im Gedächtnis dient. Nutzlos gewordene Informationen werden durch neuere ersetzt. Oft ist die Abrufspur (siehe Abrufarten oben) aber nicht mehr zugänglich, es muss ein Umweg (z.B. durch Wiedererkennen) gegangen werden. Oder aber der Lernprozess war nicht ausreichend und die Erinnerungsspur ist nicht ausreichend gefestigt. Dies ist beispielsweise die Begründung dafür dass wir großen Schmerz vergessen oder verdrängen.
22. Neben diesen Beeinflussungen des Speicherungsprozesses sind auch krankhafte Gedächtnisstörungen denkbar. Gedächtnisschwierigkeiten bringen hingegen den subjektiven Eindruck vor, dass man sich im Vergleich zu sonst schwer tut. Die Ursache hierfür ist nicht krankhaft.
23. Der Mensch benutzt für das Speichern von Informationen einfache innere Merkhilfen und komplexe Strategien, die jeweils auf bestimmten Prinzipien basieren. Meist werden neue Informationen mit alten durch Assoziation verknüpft. Dabei werden die neuen Informationen organisiert und stukturiert.
24. Man kann sein Gedächtnis durch externe Merkhilfen wie Listen, Notizen und Kalender entlasten.
25. Das Gehirn benötigt zum Erhalt seiner Fähigkeiten ausreichend Schlaf, eine ausreichende Versorgung mit Nährstoffen, körperliche Fitness und geistige Forderung. Medikamente können eine schwächende Wirkung auf das Gedächtnis haben, da sie Aufmerksamkeit, Wahrnehmung und Emotionen beeinflussen. Rauschmittel können das Gedächtnis massiv schädigen.

Der menschliche Verstand und der Computer

Der frühere amerikanische Präsident John F. Kennedy sagte einmal: „Der Mensch ist immer noch der beste Computer.“ Ohne in diesen Vergleich – der zweifelsohne auch heute noch zu Gunsten des Menschen ausgehen muss – vertiefen zu wollen, bietet er doch eine interessante Grundlage. In den 1950er- und 1960er-Jahren entstand eine neue Perspektive auf den menschlichen Verstand, die ähnlich dem Computer – die Informationsverarbeitung in den  Vordergrund stellt. Eingabegeräte entsprechen unserer Wahrnehmung. Mit Hilfe von Operationen wird dann das Eingegebene verarbeitet und in Form von Arbeitsspeichern zwischengespeichert und verbleibt auf der Festplatte oder wird – ähnlich den menschlichen Schrifterzeugnissen – auf einer CD-ROM festgehalten oder ausgedruckt. Auf der Festplatte gespeicherte Dateien können schließlich aufgerufen werden, so wie menschliche Erinnerungen ins Bewusstsein rücken. Dazu bedient sich der Computer unterschiedlichen Programmen, ebenso wie der Mensch Denkmuster und Heuristiken benutzt.

Kognitionspsychologie

Diese Anschauung hat letztlich die Kognitionspsychologie (auch: Kognitive Psychologie)  als „Schule der Informationsverarbeitung“ hervorgerufen, welche sich vor allem mit sieben Aspekten beschäftigt (Mehr dazu: Faszination Gehirn): Intelligenz, Sprache, Denken und Problemlösen, Aufmerksamkeit, Wahrnehmung, Gedächtnis.

• Intelligenz: Kognitive Leistungsfähigkeit des Menschen in Form von Erkenntnisvermögen, Urteilsfähigkeit, Erfassen von Möglichkeiten, Begreifen von Zusammenhängen, haben von Einsichten, geistige Auffassungskraft (Westhoff 1985).
• Sprache: Zum Ausdruck bringende, etwas mitteilende Handlungen und damit im Zusammenhang stehende Zeichensysteme.
• Denken und Problemlösen: Mit Hilfe von Denkprozessen die Diskrepanz von Zielvorstellung und Ausgangszustand überbrücken. Diese Denkprozesse bestehen vor allem in einer Symbolverarbeitung mit Hilfe von Gedächtnisinhalten.
• Aufmerksamkeit: Zuweisung von Bewusstseinsressourcen auf Bewusstseinshalte, beispielsweise auf Wahrnehmung des eigenen Verhaltens und Handelns, oder von Gedanken und Gefühlen.
• Wahrnehmung: Subjektives Erfahren von Reizen.
• Gedächtnis: Fähigkeit, aufgenommene Informationen zu behalten, zu ordnen und wieder abzurufen.

Diese drei Definitionsmerkmale des Begriffes „Gedächtnis“ – auch als die drei Rs bezeichnet (registration, retention, retrieval) – kann man als Brücke zwischen der Umwelt und dem eigenen Verstand aufgreifen. Vielleicht ist es mit Hilfe eines Bildes einfacher zu erkennen, was da in ganz unterschiedlichen Regionen unseres Gehirns geschieht, wenn wir von „Gedächtnis“ sprechen:

Wissensnetz und Gedächtnis

Ich stelle mir vor, dass wir spätestens mit unserer Geburt in eine reißende Flut der Informationen geworfen wurden. Dabei müssen wir ein Sieb entwickeln, um die relevanten von den unrelevanten Informationen zu trennen. Dies ist das Sieb des Wissens. Ein Filter. Unsere Sinnesorgane übernehmen gemeinsam mit unserer Aufmerksamkeit und unserem Bewusstsein diese Aufgabe. Der nächste Schritt besteht dann darin, die hereingelassenen Informationen in ein Netz des Wissens einzuflechten. Die Besonderheit ist, dass dieses Netz nicht gleichmäßig geknüpft ist, sondern an einigen Stellen sehr weitmaschig, an anderen sehr eng. Neue Informationen müssen also manchmal ganz viele Verknüpfungsfäden bekommen, um Halt zu finden und unserem Netz nicht wieder zu entwischen (Mehr dazu: Prüfungsvorbereitung). Wer intelligent sein will, eine hohe kognitive Leistungsfähigkeit besitzen möchte, der braucht nicht viele Informationen in seinem Netz, sondern eine besonders dichte Knüpfstruktur. (Mir ist bewusst, dass das eine das andere zum Teil bedingt.)

Die meisten gehen davon aus, dass ein gutes Gedächtnis eine besondere Begabung oder ein Talent ist (Mehr dazu: 11 Gründe für ein gutes Gedächtnis) . Tatsächlich legen Untersuchungen nahe, dass man sowohl eine Veranlagung für ein gutes Gedächtnis hat, aber auch, dass man durch Anwendung entsprechender Technik weit bessere Resultate beim Lernen erzielen kann. Lernen beziehungsweise einprägen bedeutet den Vorgang, viele Verknüpfungsfäden auszubilden.

„Lernen im weitesten Sinne ist Aufnehmen, subjektives Einordnen und Bereithalten von Erfahrungen, von Wissens- und Erlebnisinhalten. Dies ist eine besondere Fähigkeit des Menschen, durch die er auf die Ansprüche der Umwelt effizient reagieren kann.“

(Zöpfl/Bittner/Mühlbauer/Tschamler 1975)

Lerntechniken

Lernen erfordert bestimmte Lerntechniken. Lerntechnik beschreibt die Anwendung von besonderen Methoden und Prinzipien um bestimmte Fähigkeiten, Kompetenzen oder Gedächtnisinhalte zu erwerben. Diese können einzeln oder in Kombination angewandt werden. Ich habe eine Lerntechnik beschrieben, die eine Reihe erfolgreicher Methoden und Prinzipien verwendet und sich in vier grobe Schritte gliedern lässt: 1. Die Informationsaufnahme (vor allem in Form von Lesen und Hören), 2. die Verarbeitung der Informationen durch ordnen und verknüpfen, 3. das Einprägen der Informationen und 4. das Abrufen der Informationen (Mehr dazu: Die 8 Dimensionen des ganzheitlichen Lernkonzepts). Dies entspricht den drei Merkmalen, mit denen wir den Begriff „Gedächtnis“ definiert haben, erweitert um das „Einprägen der Informationen“. Eingeprägte Informationen sind eigentlich das Ergebnis der beiden ersten Teilprozesse. Lerntechniken finden aber nur dann ihre Anwendung, wenn das Einprägen der Information nicht das Produkt unbewussten Lernens ist, sondern bewusst gepaukt, gebüffelt und gedrillt werden muss. (Ich lehne stures Auswendiglernen allerdings entschieden ab!). Folgende Methoden (Verfahren) finden dabei in meine Lerntechnik Eingang:

Informationsaufnahme:

• SQ3R (in ihrer Erweiterung als organische Studienmethode B.O.S.T nach Tony Buzan): Lesemethode, die besonders effektiv im Bezug auf den Lerneffekt ist. Die fünf Buchstaben stehen für die fünf englischen Begriffe Survey, Question, Read, Recite und Review.
• Speed Reading: Ziel ist ein gleichmäßiger und durchgängiger Lesestil. Dadurch lassen sich mit wenigen Blickstopps mehrere Wörter gleichzeitig aufnehmen und durch das Befolgen weiterer Prinzipien und Tipps lässt sich der Leseaufwand deutlich reduzieren. (Mehr dazu: 20% lesen, alles verstehen; Wie man mehr als 70 Bücher in einem Jahr liest)
• TQ3L: Methode zur aktiven Teilnahme des Lerners im Lehr-Lern-Prozess. Die englischen Begriffe stehen für Tune In, Question, Look at the Speaker, Listen, Look over.

Informationsverarbeitung:

• Flow-Based Note-Taking: Das Ziel ist es, dass die Aufzeichnungen eine Oberfläche an Verbindungen und assoziierten Ideen darstellt – möglichst so, wie diese einen erreichen. Das lineare Notizsystem ist starr, fluide Formate haben höhere Lerneffekte, dafür sind sie auch etwas unordentlicher (Dementsprechend verurteile ich lineare Notizen nicht, alles hat seine Zeit.)
• Mind Mapping: Ein weiteres Notizsystem, dass schon deutlich ordentlicher ist und radiales Denken fördert. (Mehr dazu: Mind Maps)
• Metaphorisierung: Wer in Metaphern denkt, macht sich das in Bild und Realität wirkende Hintergrundprinzip bewusst.
• Mnemonik: Einsatz von komplexen Methoden der Mnemotechnik (Gedächtniskunst, Erinnerungskunst) und einfachen Merkhilfen.

Informationseinprägung:

• Lernkartei (nach S. Leitner): Hierzu wird auf die Vorderseite einer Karte ein Stichwort geschrieben und auf die Rückseite die Lösung. Mit Hilfe mehrerer Fächer ist ein Wiederholungssystem möglich, mit dem genau die Fakten rekapituliert werden, die noch nicht verinnerlicht sind.
• Frage-Antwort-Spiel: Noch besser ist es, statt eines Stichwortes eine Frage zu notieren. Unser Gehirn liebt es Fragen zu beantworten und es simuliert eher die Situation in einer Prüfung.
• Vortragssimulation: Wenn Sie die Fragen der Lernkartei beantworten, sollten Sie nicht nur stur die Antwort auf der Karte geben. Simulieren Sie vielmehr einen Vortrag, während dem Ihnen Vertiefungsfragen aus dem Auditorium gestellt werden.

Informationsabruf:

• Testen: Testen Sie Ihr erworbenes Können, in dem Sie Fragen aus früheren Tests beantworten oder passende Aufgaben lösen.
• Crawling: Durchsuchen Sie wie die Crawler der Suchmaschinen im Internet Ihr Netz des Wissens, in dem Sie noch einmal Ihre Unterlagen durchgehen und Lücken ausfindig machen und diese ggf. auffüllen.

Um Informationen möglichst gut in das eigene Wissensnetz einzubinden, muss eine Lerntechnik mindestens eine geeignete Methode zur Informationsverarbeitung enthalten. Wer jedoch mehrere Methoden zur Verfügung hat, kann ausweichen, wenn eine Methode einmal nicht funktionieren sollte. Eine Methoden im Bereich Informationsverarbeitung funktioniert dann nicht, wenn mit Hilfe der Methode keine Verknüpfung zwischen der einen Information und den anderen zu einem Modell erfolgen kann. Dies bedeutet allerdings nicht, dass die Methode gänzlich ungeeignet ist. Sie funktioniert nur bei diesem Lerngegenstand nicht.

Modelle müssen Sie sich als Informationsansammlungen vorstellen, wobei die eine Information der anderen Sinn gibt. Ein Messer hat im Kontext Flughafensicherung eine abweichende Bedeutung zum Kontext Frühstückstisch. Das Messer kann allerdings in beiden Kontexten auftauchen. Dementsprechend darf man sich ein Modell auch nicht als undurchlässig vorstellen. Vielmehr stehen die Modelle und die in den Modellen befindlichen Informationen auch mit anderen Modellen in Verbindung.

Mnemonik

Mnemonik verwende ich, wenn nichts anderes funktioniert. Manchmal muss man Inhalte lernen, zu denen man kaum Anknüpfungspunkte in seinem Wissensnetz besitzt. Wenn die anderen Methoden keine Anknüpfungspunkte finden, gebe ich jedoch nicht nach dem Motto „ich kann das einfach nicht lernen“ auf, sondern nutze Methoden, die man als Mnemonik verstehen kann.

Mnemonik:

• Farbenpracht: Fantasie, alle Sinne einsetzen (Synästhesie/Sensualität), Reihenfolgen, Ordnung und Systeme, Bewegungen, Erotik/Sexualität, Nummern und Zahlen, Positive Vorstellungen, Reichtum an Farben, Assoziation, Codes, Humor, Tiefe Eindrücke (Übertreibung). (Mehr dazu: Ihr Weg zum Power-Gedächtnis)
• PEG-System: Eine Technik, um sich eine Reihe von Zahlen einfach zu merken.
• Major/Master-Methode: Die Hauptidee des Major Systems besteht darin die Zahlen von 0 bis 9 mit Buchstaben oder Konsonanten zu ersetzen und danach mit diesen Buchstaben kürze Wörter – Auslöser zu bilden.
• SEM³: Erweiterung der Master-Methode um eine Selbsterweiterndes Auslösersystem
• Routen/Loci-System (auch: Römischer Raum): Die Grundidee des Loci-Systems besteht darin, Lerninhalte auf einem bekannten (oder auch konstruierten) Weg zu deponieren, der sich dann mental abgehen lässt.

Mnemonik wird gleichbedeutend mit Mnemotechnik (gr. mnéme „Gedächtnis/Erinnerung“ und téchne „Kunst“). Der Begriff entstand im 19. Jahrhundert als Kunstwort für die ars memoria (auch: ars reminiscentiae), die Gedächtniskunst. Die Methoden der Mnemonik sind eher komplex. Mnemonik wird vor allem eingesetzt, um Anknüpfungspunkte zu konstruieren, damit man neue Informationen ins eigene Wissensnetz einweben kann.

Interne Merkhilfen

Demgegenüber stehen einfache Merkhilfen, die oft bei Alltagsproblemen eingesetzt werden. Wenn Sie für eine Prüfung lernen müssen und eine einfache Merkhilfe verwenden, werden Sie den Inhalt auch relativ schnell vergessen haben. Es handelt sich bei der Prüfung also um ein Alltagsproblem, das überwunden werden soll. Die Informationen müssen nur kurzfristig bereitgehalten werden. Langfristiges Lernen funktioniert so allerdings nicht. Deshalb unterscheidet sich das Lernen für Prüfungen auch fundamental vom Lernen „fürs Leben“, also dem Erwerb von Expertentum beziehungsweise Professionalität. Dieser Unterschied soll allerdings nur angedeutet bleiben, wir uns weiter mit dem „echten“, langfristigen Wissenserwerb beschäftigen.

Wissenserwerb bedeutet immer, das Informationen in unser Wissensnetz eingewebt werden. Beim langfristigen Wissenserwerb sind die Informationen gut im Netz vertäut, andernfalls hängen die Informationen nur am Bindfaden.

Gedächtnispalast – Die Landkarte ist nicht das Gebiet

Gerne stelle ich mir aber auch mein Gedächtnis in Form eines großen Palastes vor, die Konstrukte, miteinander in direkter Verbindung stehende Informationseinheiten, sind die Räume des Palastes. Jeder Raum ist mit unzähligen anderen Zimmern über Gänge, Flure und Treppen verbunden (Vielleicht ein bisschen wie die Flure von Hogwarts aus Harry Potter). Dieses Bild von der Anordnung der Gedächtnisinhalte verwende ich auch als Visualisierungsmethode für neue Informationen, wenn ich diese mit verschiedenen Merkmethoden einüben will. Man kann also sagen, meine Merktechnik ist ein „Gedächtnispalast“.

Die Idee vom Gedächtnispalast ist für mich auch eine Repräsentation für universales Wissen (Mehr dazu: Gedächtnispalast). Lernende erschaffen im Lernprozess ein mentales Modell von der Welt in der wir leben (Wissenschaftliche Theorie: Konstruktivismus). Jeder Mensch hat ein eigenes Modell der Welt, da er ein einzigartiges Wesen mit einer ganz eigenen Wahrnehmungsweise ist. Entsprechend orientiert sich das Handeln eines Menschen nicht nach der Realität, sondern nach seinem mentalen Modell der Welt. Dieses mentale Modell kann man sich wie eine Landkarte vorstellen. Die Landkarte ist aber eben nicht das Gebiet.

Meine Überzeugung ist es, dass diese inneren Landkarten anerkannt werden müssen, man muss sie würdigen und kann sie – wie ein Kundschafter – den jeweiligen Zielen und Wünschen entsprechend erweitern. Ein guter Kundschafter versucht die Grenzen des bekannten Landes immer weiter hinauszuverschieben. Dabei zieht er nicht nur in eine Himmelsrichtung, sein Ziel ist es vielmehr, alles kennenzulernen (Mehr dazu: 22 Weisheiten – der harte Weg zum Leben). Ein Mensch, der die Grenzen seiner inneren Landkarte immer weiter verschieben wollte war  das Universalgenie Leonardo da Vinci. Er erprobte sich in vielen Künsten: Malerei, Bildhauerei, Architektur, Anatomie, Mechanik, Ingenieurswesen und Naturphilosophie.

Externe Merkhilfen

Um es noch einmal herauszustellen: Merken ist der Prozess, den wir unserem Gedächtnis zuschreiben. Ich habe seine Komponenten bereits erläutert: Informationen aufnehmen, behalten und ordnen und wieder abrufen. Dies geschieht oft unbewusst, wenn es bewusst geschieht, können wir es mit unserem alltäglichen Begriff „Lernen“ bezeichnen. Dazu verwendet man beim langfristigen Lernen unterschiedliche Methoden einer Lerntechnik, zu der auch – quasi als Subtechnik – merktechnische Methoden gehören. Kurzfristig lassen sich Informationen aber auch durch interne Merkhilfen wie Eselsbrücken merken, oder auch durch externe Merkhilfen.

Externe Merkhilfen sind Technologien, die uns beim Erinnern helfen. Sie dienen oft dem Erinnern von Informationen, welche mit relativ eintönigen Aufgaben zusammenhängen. Im Bereich des Selbstmanagment beispielsweise das rechtzeitige Erinnern von Art und Umfang einer Aufgabe oder eines Termins. Oder im Bereich der Dokumentverwaltung das Ordner- und Dateisystem im Computer oder in Form von Aktenordnern, Heftern und Mappen zu Hause beziehungsweise im Büro. Für solche Erinnerungen verwende ich Hilfsmittel, wie den Finder in meinem Macbook, den Kalender zur Terminverwaltung und das Programm Things zur Aufgabenverwaltung. Letztere sind kompatibel mit meinem iPod. Und mindestens den habe ich bei mir. (Mehr dazu: Wie Sie Ihre Arbeit erledigt bekommen, Häppchen für Häppchen; Sieben Prüfungen sollst du leisten.)

Wenn Sie sich an den eingangs formulierten Vergleich von Computer und Gehirn erinnern, dann ist es jetzt sehr einfach nachvollziehbar für Sie, wenn ich Ihnen sage, dass Sie mit diesen eintönigen Aufgaben Ihren Arbeitsspeicher überlasten. Ihr Verstand ist mit diesen eintönigen Arbeiten unheimlich belastet, denn er muss dafür sorgen, dass die Erinnerungen zwar im Hintergrund bleiben, aber rechtzeitig in den Vordergrund rücken und nicht völlig ausgeblendet werden. Wie die im Hintergrund verlaufenden Prozesse des Betriebssystems, die den Arbeitsspeicher belasten. Wenn Sie allerdings gut sind, lagern Sie diese Aufgaben aus Ihrem Gehirn aus und nutzen externe Merktechnologien. Wenn Sie diese Merktechnologien in ein System wie beispielsweise das Getting Things Done von David Allen einbinden, dann wird nicht nur die Information festgehalten, sondern ist auch rechtzeitig wieder parat. Sie können die Kapazität Ihres Verstandes jetzt für Wesentlicheres verwenden und gelangen so zu einem wasserklaren Geist. (Mehr dazu: Die Dinge geregelt kriegen.)

Dieser wasserklare Geist ermöglicht Ihrem Verstand eine hohe kognitive Leistungsfähigkeit zu bringen. Dies bedeutet es, seine Landkarte zu erweitern, die Welt kennenzulernen, zu Lernen, Erfahrungen zu sammeln. Allerdings ist dies nicht alles. Nur Erfahrungen zu sammeln macht nicht glücklich. Begeisterung kann man nur durch eine Kombination aus Lernen und Dienen erlangen. Setzen Sie Ihren Verstand ein, um nicht nur ihre eigene innere Landkarte zu verändern, sondern auch die äußere Welt, die Realität (Mehr dazu: Wasserklarer Geist; Das Leben genießen und sich gut dabei fühlen).

Die Grenzen sind noch nicht ausgereizt

Zum Ende möchte ich Sie noch darauf aufmerksam machen, dass mein kleiner Vortrag längst nicht die Grenzen des Gedächtnis-Landes ausgereizt hat. Viele Fragen zum Gedächtnis bleiben offen, die Wissenschaft wird – vermutlich besonders vorangetrieben durch die Neurowissenschaft und die Forschung an Menschen mit Savant-Syndrom (Inselbegabung) – in Zukunft weitere Erkenntnisse liefern, die das Netz dichter werden lassen. Ebenso war es mir – und ich denke Sie sind ganz froh darüber – nicht möglich, den aktuellen Kenntnisstand über die Mechanismen unseres Verstandes vollständig wiederzugeben. Jedoch wird es genügen, um Erfahrungen zu sammeln und die Welt ein Stückchen besser zu machen.

Was war passiert? Bevor ich gestern Schlafen ging, hatte ich den frühen Abend damit zugebracht, meine wöchentliche Rückschau zu erledigen und mein GTD System auf Vordermann zu bringen. Außerdem beginnt für mich morgen das neue Semester und somit stand eine umfangreiche Planung von Prüfungsvorbereitungen, Erarbeitungen und Terminen an. Was mich allerdings heute Morgen in der Frühe aus dem Bett springen ließ, war die Idee einer Kommentatorin zu dem Artikel „Wie Sie Ihre Arbeit erledigt bekommen, Häppchen für Häppchen“. Sie schlug vor, die Aufgaben für den nächsten Tag schon am Abend zuvor festzulegen. Sie begründete das damit, dass ihr dies mentale Sicherheit geben würde. Mir gab es noch mehr. Riesige Motivation!

Einfach das Gefühl, am nächsten Morgen wach zu werden, Bäume ausreißen zu können, ein spannendes Abenteuer zu erleben und seinen eigenen Zielen ein großes Stück näher zukommen. Dieser Tag wird hochproduktiv. Ich verspreche es Ihnen! Herzlichen Dank für den Tipp.

Warum wähle ich sieben Aufgaben aus?

Ich wähle für jeden kommenden Tag sieben Aufgaben aus, die ich erledigen möchte. Und das hat seine guten Gründe:

1. Die Erfahrung zeigt mir: Für mehr als sieben Aufgaben an einem Tag habe ich meist nicht genügend Energie. Dabei sind Aufgaben gewöhnlich nicht Leistungen, die in kurzer Zeit erledigt sind sondern die zwischen einer halben Stunde und vier Stunden viel Konzentration und harte Arbeit erfordern.
2. Die Sieben hat als Zahl eine kulturelle Sonderstellung. Eine Erklärung dafür ist die volkstümliche Auffassung von den sieben Sinnen (Sehen, Hören, Riechen, Schmecken, Tasten, Orientierung und Gleichgewicht). Die Sieben ist der menschliche Schlüssel für Aufmerksamkeit und Konzentration. Wir können uns ungefähr sieben einzelne Elemente zugleich ins Gedächtnis einprägen (Ein Grund, warum Sie nicht mehr als sieben Vokabeln gleichzeitig lernen sollten), warum sollten wir dann nicht auch nur Aufmerksamkeit, Konzentration und somit Leistungswillen für mehr als sieben Aufgaben haben.
3. Wenn ich sieben Aufgaben am Tag erfüllt habe, fühle ich mich auch innerlich erfüllt. Ich weiß, das ist eine Kopfsache; aber soweit ich das erkennen kann, hat sie nur Vorteile für mich.
4. Sieben Aufgaben sorgen für Vielfalt und Abwechslungsreichtum.
5. Sieben Aufgaben lassen Ihnen Flexibilität, um im Tagesverlauf schnell die Prioritäten anders setzen zu können und die eine Aufgabe gegen die andere auszutauschen (auch wenn sie dies nicht zu oft tun sollten. Halten Sie sich an Ihren Plan und schaffen Sie so Vertrauen in Ihr GTD-System).
6. Sieben Aufgaben können so schön die sieben Zieldimensionen widerspiegeln: Gesundheit und Fitness, Beruf, Lernen und Lehren, Selbstlosigkeit, Freunde und Familie, Alltag, Selbstverwirklichung.
7. Sorry, meine Kreativität ging mit mir durch und wollte unbedingt noch einen siebten Listenpunkt erzeugen…

Wie wähle ich die Aufgaben aus?

Ich habe eine einfache Hierarchie für die Auswahl meiner Tagesaufgaben:

1. Termine aus meinem Kalender. Diese müssen genau an dem Tag und an einem bestimmten Ort (und mit bestimmten Personen) erledigt werden.
2. Aufgaben mit Deadline. Diese müssen oder wollen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden.
3. Aufgaben, die Grundbedürfnisse versorgen (Lebensmitteleinkäufe, Arzttermine ausmachen etc.)
4. Sportaufgaben
5. Aufgaben, die mich persönlich weiterbringen
6. Sonstige Aufgaben

Sobald die Liste sieben Elemente umfasst, ist sie voll. Dann füge ich keine weiteren Aufgaben hinzu. Deadline-Aufgaben versuche ich so zu erledigen, dass kein Engpass entsteht und manchmal ist man einfach gezwungen wegen Termindruck seine Aufgabenliste zu erweitern.

Diese Aufgaben bleiben aber nicht in dieser Abfolge stehen, sondern werden nach ihrer zeitlichen Reihenfolge geordnet. Wann kann ich zwischen den Terminen was erledigen? Welche Aufgabe ist die wichtigste überhaupt und wird direkt nach dem aufstehen erledigt? Welche Aufgabe ist am wenigsten anstrengend und kann daher am Ende des Tages erledigt werden? etc.

Versuchen Sie, Sensitivität für den Aufgabenkontext, für Ihre Prioritäten und für das Energielevel einer Aufgabe zu gewinnen.

Was sind meine sieben Aufgaben für heute?

Ich möchte sie Ihnen natürlich nicht vorenthalten. Hier sind sie, meine sieben Tagesaufgaben für heute:

• Diesen Blog-Artikel verfassen.
• Eine Vorlesungssitzung vom vergangenen Semester bearbeiten, die dieses Semester prüfungsrelevant wird. (Dies ist die wichtigste Aufgabe für heute, die ich gleich nachdem ich diesen Artikel geschrieben habe – diesmal ausnahmsweise erst nach dem Frühstück – erledigen werde)
• Arzttermine ausmachen.
• Eine weitere Vorlesung nachbereiten.
• Meine Wohnung putzen.
• Informationen für ein neues Projekts einholen.
• Schuhe putzen.

Es steht außer Frage, dass es immer etwas zu tun geben wird für uns Menschen, dass wir die Welt immer noch ein Stückchen besser machen können. Damit wir unseren Steinbruch in dieser Welt finden, brauchen wir unsere eigenen Prioritäten, die wir aufgrund unserer Werte und Glaubenssätze definieren. Aber selbst dann kann uns das übermannen und überfordern, was für uns an Arbeit übrigbleibt. Außerdem ist da noch der Umstand, dass es nicht nur selbstgewählte Arbeit gibt, sondern auch Arbeit, die wir im Auftrag anderer erledigen oder die wir erledigen müssen, um unseren Lebensunterhalt zu verdienen.

Zwei Wochen später fand ich die Antwort: Wenn Sie zu Ihrer Geburt einen Berg all der Lebensmittel, die Sie in Ihrem Leben zu sich nehmen werden aufgehäuft vor sich hingestellt bekämen, dann wären Sie ebenso übermannt und Ihnen würde vermutlich allein von dem Anblick schlecht werden. Überlegen Sie sich dann allerdings, wie viele Malzeiten Sie in Ihrem Leben zu sich nehmen werden, werden aus diesem riesigen Berg an Essen auf einmal kleine, handliche Portionen, die durchaus zu schaffen sind.

Nun reicht es nicht, sich vor Augen zu führen, wie viel Zeit Sie noch haben um Ihre Arbeit erledigt zu bekommen. Entscheidend dafür ist, dass man seine Geschwindigkeit anpasst. Wer am Anfang eines Lauftrainings lossprintet, dem fehlt auf den letzten Metern die Energie. Genau das gleiche Prinzip gilt, wenn man seine Arbeit erledigt bekommen will. Eine effektive Möglichkeit um die Arbeitsgeschwindigkeit anzupassen ist es, seine Aufgabenlisten zu aktualisieren. Ich nutze für mein GTD-System die Software Things, mit der ich die Möglichkeit habe, allmorgendlich diejenigen Aufgaben festzulegen, die ich an dem Tag erledigen möchte. Dabei überschätze ich meine Kräfte nicht und lege nie mehr als sieben Aufgaben fest. Genauso kann ich die Aufgaben der einzelnen Projekte festlegen und habe dank der Synchronisierung mit meinem Kalender immer den Überblick, was an diesem Tag, in dieser Woche, in diesem Monat an Aufgaben ansteht.

Das Prinzip ist ganz einfach:

1. Am Ende der Woche aktualisieren Sie Ihre Liste mit allen Aufgaben. Es kommen Neue hinzu, andere sind verfallen. Sorgen Sie dafür, dass alle Dinge, die Sie erledigen wollen auch in Ihrem Notizsystem landen! Lenken Sie Ihren Blick auch auf Ihre großen Ziele und Projekte.
2. Täglich legen Sie aus dieser Sammlung der Aufgaben diejenigen fest, welche Sie erledigt bekommen wollen. Überschätzen Sie sich nicht. Ich kann nur 7 Aufgaben erledigen. Darin sind auch meine Uni-Kurse, Haushaltsaufgabe und Sport eingerechnet.

Wenn Sie Ihr Tagewerk getan haben, die ausgewählten Aufgaben erledigt haben, hören Sie auf. Stop! Arbeiten Sie nicht an anderen Projekten oder Aufgaben weiter. Den Rest des Tages brauchen Sie zur Entspannung.

Wenn Ihnen diese Technik einleuchtet (und sie ist einleuchtend), dann möchte ich Ihnen noch einige weitere Vorteile nennen, warum dieser Vorgang ein Renner ist!

4 große Vorteile dieser Vorgehensweise

1. Ihre Energie wird gemanagt. Das Problem beim erledigen von Aufgaben oder Essbergen ist nicht ein Zeitproblem, sondern ein Energieproblem. Sie haben 24 Stunden am Tag zur Verfügung, aber ein großer Teil wird durch essen, schlafen und entspannen in Beschlag genommen, wenn Sie ein paar Stunden engagiert gearbeitet haben. Jedes Produktivitätssystem, was dies nicht in Betracht zieht, ist hinfällig. Wenn ich Leuten dabei helfe, ihre Arbeitswelt in den Griff zu bekommen, weise ich sie als erstes auf das Zusammenspiel von Arbeitskraft und Energie hin.
   Gehen Sie allerdings wie oben beschrieben vor, werden Ihre großen Projekte in Häppchen von erledigbaren Aufgaben unterteilt. Statt jeden Tag alles erledigt bekommen zu wollen, bearbeiten Sie nur die Tagesaufgaben.
   So erledigen Sie ein Maximum an Arbeit, während Sie gleichzeitig Zeit zum relaxen haben und sich dabei in selbstgewählter Unproduktivität üben können.
2. Das Verzetteln wird verhindert. Am häufigsten verzettelt man sich dann, wenn man nur den Berg an Arbeit sieht und sich keinen einfachen Vorgang für die Zielerreichung vorstellen kann. Wenn Sie aber Ihre Arbeit in erledigbare Teilschritte zerlegen, dann werden Ihre elephantengroßen Aufgaben zu mausegroßen Häppchen.
3. Sie werden in eine Sphäre von Eigeninteresse und Aktivität versetzt. Die Gleichzeitigkeit aus kleinen Tagesaufgaben und den großen Projekten erlaubt es Ihnen, die Balance zu halten zwischen dem Hier und Jetzt und den großen Zielen der Zukunft. So bleiben auch die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben im Blick. Zu wissen, für welches Ziel man jetzt eine Teilaufgabe erledigt ist motivierend und bringt uns voran. Dies unterscheidet GTD von einer einfachen To-Do-Liste, bei der die Liste immer größer wird und kein Ende in Sicht ist.
4. Sie werden vor dem Gefühl beschützt, sich ausgebrannt zu fühlen. Erinnern Sie sich an meine Bekannte. Dieses Vorgehen verhindert, dass Sie nur den großen Berg sehen und nicht die nächste Bruchkante, an der Sie meißeln.

Was Sie sonst noch beachten sollten:

• Konzentrieren Sie sich auf die Liste mit Ihren Tagesaufgaben. Gehen Sie mit den Aufgaben auf Ihrer Sammelliste so um, als würden Sie nicht existieren. Wenn Sie die Aufgaben für den heutigen Tag festgelegt haben, konzentrieren Sie sich nur auf das, was heute ansteht. Alles hat seine Zeit. Morgen kommen die Aufgaben für morgen dran. Handeln Sie im Hier und Jetzt und Denken Sie in der Zukunft, wenn Sie Ihre wöchentliche Rückschau halten.
  Dieser Vorgang verhindert eine ganze Menge stress. Es ist einfach, sich darüber Sorgen zu machen, wie man das alles geschafft kriegen soll. Aber wenn „alles“ nur noch sieben Aufgaben morgen sind, dann kriegen Sie die Dinge geregelt!
• Weiten Sie die Liste nicht aus. Noch einmal: Wenn Sie mit Ihrer Liste schneller fertig werden, als Sie dachten, sollten Sie keine zusätzlichen Aufgaben hinzufügen. Damit verlieren Sie aber die Konzentration auf Ihre Tagesaufgaben. So bald Sie die Möglichkeit für eine Ausweitung der Tagesaufgaben in Betracht ziehen, überschattet das schwer zu erreichende große Ganze Ihre Konzentration, Ihren wasserklaren Geist.
  Vermeiden Sie solche Ausweitungen. Klar, es gibt immer etwas, dass dazwischen kommt, aber dann sollten Sie vielleicht andere Aufgaben im Gegenzug streichen. Keine Ausweitungen. Es geht um Ihre Freizeit. Um Ihr Wohlbefinden!
• Machen Sie eine monatliche Rückschau. Immer wieder höre ich von Leuten, die mir berichten dass sie mit der wöchentlichen Rückschau nicht klarkommen. Mir geht es  selbst auch oft so. Es ändert sich so wenig an dem, was wöchentlich überdacht werden muss, dass ich es einfach vernachlässige oder stark verkürze. Seit ich zusätzlich eine monatliche Rückschau eingeführt habe, ist das anders geworden. Es gibt Projekte und Aktivitäten, die zu groß oder zu unwichtig sind, um sie ständig in der wöchentlichen Rückschau zu überdenken. Natürlich werden die Projekte weiter aufgeschrieben und erfasst, üblicherweise in der wöchentlichen Rückschau. In der monatlichen Rückschau überdenke ich meinen „großen Plan“ und wähle einige Projekte aus, auf die ich mich besonders konzentrieren möchte. So entsteht ein kleiner Merkzettel, der mir als roter Faden bei der wöchentlichen Rückschau dient und mit dem ich mir die Auswahl der Tagesaufgaben vereinfachen kann.

All das ist ganz unkompliziert. Das Leben in den Griff zu bekommen, muss nicht kompliziert sein. Probieren Sie es aus.

Getting Things Done

Die Dinge geregelt kriegen

Getting Things Done (häufig abgekürzt als GTD) ist ein Selbstmanagement-Konzept von David Allen, das er in seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag“ (amazon.de) beschreibt.

Seit einem Produktivitätsseminar in Lockheed 1983 hat David Allen sein Konzept mit all seinen Techniken und Prinzipien immer wieder ausgetestet und verfeinert – ein kraftvolles Konzept um seine Verpflichtungen, Informationen und Kommunikation zu managen. Es ist das bahnbrechende Ergebnis aus Allens über zwanzig Jahre langem Wirken als Berater, Coach und Seminarleiter mit über einer halben Millionen Leuten weltweit. GTD hat sich einen hohen Status innerhalb der Sphären von Selbstmanagement und Produktivität bei vielen Personen und Unternehmen in der Welt errungen.

Dabei liegt die raffinierte Effektivität von GTD in seiner Auffassung, dass man die Aufgaben aus seinem Kopf bekommen muss und außerhalb festhalten muss. Auf diese Weise wird der Geist vom Job, sich alles zu merken was erledigt werden muss, befreit und kann sich darauf konzentrieren, die aktuell anstehenden Aufgaben zu erledigen – das Konzept des wasserklaren Geistes.

Im GTD wird persönliche Überforderung in ein integrierendes System stressfreier Produktivität übertragen. Allens Konzept verkörpert eine einfache, hocheffizientes step-by-step-System um in diesen relaxten und produktiven Status zu gelangen. Es beinhaltet:

• Alles erfassen, was der eigenen Aufmerksamkeit bedarf,
• Umformen von Projekten in Ergebnisse und konkrete Nächste Schritte
• Erinnerungen und Informationen in einer möglichst optimalen Art organisieren und parat haben, mit passenden Kategorien, die darauf basieren was wann wie wo von einem getan werden soll,
• Up-to-date und am Ball bleiben, mit angemessenen regelmäßigen Überblicken in den 6 Sphären der eigenen Verbindlichkeiten (Aufgaben, Vision, Ziele, Schwerpunktgebiete, Projekte und Tätigkeiten)

Wer GTD umsetzt, befreit sich von dem Gefühl der Überforderung, institutionalisiert Vertrauen und setzt eine gigantische Flut kreativer Energie frei. Es ermöglicht Struktur ohne Starrheit, Detailmanagement bei größtmöglicher Flexibilität.

Das GTD-System folgt fest den Kernelementen der Produktivität, während es gleichzeitig eine unglaublich große Freiheit im Wie erlaubt. Denn die einzige Art, wie man die Dinge geregelt kriegt liegt darin, die wichtigsten Dinge mit dem geringsten Aufwand an investierter Aufmerksamkeit und Energie über die Bühne zu bringen. GTD besticht durch Einfachheit, Flexibilität, Direktheit und Anziehungskraft. Seine Fähigkeit zu ermuntern, erleuchten und ermächtigen ist magisch. GTD ist mehr, als das Auge sieht…

Im traditionellen Zeitmanagement spielen Prioritäten eine Schlüsselrolle. Im Gegensatz dazu stehen bei Allen zwei Schlüsselelemente: Kontrolle und Perspektive. Um Kontrolle und Perspektive zu erlangen, bedient sich das GTD drei Säulen:

1. Einem Arbeitsflussprozess (Workflow),
2. 6 Höhenlagen,
   
3. Der natürlichen Planungsmethode.

Die erste Säule ist der Arbeitsflussprozess, mit dem man die Kontrolle über alle Aufgaben und Verbindlichkeiten erlangt, die man erledigen will oder muss. Der Arbeitsflussprozess beinhaltet fünf Phasen:

1. Sammeln,
2. verarbeiten,
3. organisieren,
4. überblicken,
5. handeln.

Allen verwendet eine Entsprechung der Höhenlagen, wenn er die zweite Säule seines Konzepts vorstellt, die 6 verschiedenen Perspektiven, welche unseren Fokus auf Aufgaben und Verbindlichkeiten beeinflussen. Von unten nach oben sind diese 6 Perspektiven:

1. aktuelle Aktionen,
2. aktuelle Projekte,
3. Schwerpunkte und Verantwortlichkeiten,
4. Ziele und Vorhaben,
5. 5-Jahres-Vision,
6. Lebenszielsetzung und Werte

Genauso wie man bei den Höhenlagen aufsteigt, ist es einem auch möglich das „große Ganze“ zu sehen. Wer Projekte, Aufgaben und unerledigte Arbeiten und Verbindlichkeiten und anderen Input von einer anderen „Höhe“ aus betrachtet, ermöglicht sich selbst die Chance einen anderen Standpunkt zu beziehen.

David Allen befürwortet eine wöchentliche Rückschau basierend auf den unterschiedlichen Höhenlagen. Der Standpunkt, der sich daraus ergibt sollte die eigenen Prioritäten formen und diese wiederum legen die Priorität der einzelnen Aufgaben und Verbindlichkeiten fest, die während des Arbeitsflussprozesses erfasst wurden. Während einer wöchentliche Rückschau legt man den Aufgabenkontext fest und hält die Aufgabe in einer passenden Liste fest. Beispielsweise lassen sich Telefonanrufe oder Einkäufe zusammen gruppieren. Kontextlisten können anhand von benötigten Hilfsmitteln, Personen oder Gruppen, mit denen diskutiert oder präsentiert werden muss, festgelegt werden.

Die ersten beiden Säulen sind meistens erfolgreich und ermöglichen Kontrolle und Perspektive bei der Mehrheit der Aufgaben und Projekte. Dennoch gibt es manchmal Fälle, in denen Planen und Denken notwendig sind. Dies führt zur dritten Säule, der Natürlichen Planungsmethode. Der Arbeisflussprozess umfasst einen horizontalen Fokus beim erledigen der Aufgaben, wohin die Natürliche Planungsmethode einen vertikalen Fokus beim Planen und Bedenken der Themen beinhaltet. Die Planungsmethode besteht aus 5 Stufen. Man geht beim Planen vor, in dem man

1. Zweck und Prinzipien definiert,
2. sich den Ausgang vorstellt,
3. Brainstorming in Form einer Mind Map betreibt,
4. organisiert,
5. und den Nächsten Schritt identifiziert.

GTD basiert auf der Idee alle Informationen einfach zu speichern, nachzuverfolgen und zu empfangen, die nötig sind um die Dinge geregelt zu kriegen. Allen sagt, dass viele unserer mentalen Blockaden durch eine unzureichende Vorausplanung (beispielsweise muss bei jedem Projekt festgelegt werden, was erreicht werden soll und welche spezifischen Nächste Schritte dazu notwendig sind, dies zu erreichen). Es ist sehr praktisch, laut Allen, während man darüber nachdenkt eine Serie an Nächsten Schritten festzulegen, welche wir später ohne weiter nachzudenken abarbeiten können.

Leider funktioniert unser mentales Erinnerungssystem wenig erfolgreiche und sagt uns selten, wann was wo wie getan werden muss. Die Nächsten Schritte müssen einem Kontext zugeordnet in einem System abgespeichert werden, dem man vertrauen kann und welches ermöglicht, dass wir rechtzeitig die richtigen Erinnerungen erhalten. Da GTD auf externalisiertem Erinnern aufbaut, kann es als eine Anwendung der wissenschaftlichen Theorien vom Verteilten Wissen und dem Erweiterten Geist angesehen werden.

Die Grundprinzipien des GTD:

Sammeln

Stressfreie Produktivität startet damit, dass man all den Ballast ablädt, der im Kopf herumschwirrt, und all das aufnimmt, was Nachverfolgung, Erinnerung oder Aktion benötigt. Wohin? Allen nennt dies einen Eingangskorb: Eine physikalische Box, einen E-Mail-Eingangskorb, ein Diktiergerät, ein Notizbuch, ein PDA, ein Schreibtisch, ein i-pod, und so weiter.

Die Idee ist es, alles aus dem eigenen Kopf rauszubekommen und in einem Hilfsmittel zu sammeln, so dass es direkt bearbeitet werden kann. All diese Eingangskörbe sollten mindestens einmal pro Woche geleert (bearbeitet) werden.

Allen nennt keine bestimmte Sammelmethode, er überlässt diese Wahl uns selbst. Er unterstreicht nur die Wichtigkeit, diese Eingangskörbe regelmäßig zu leeren. Jeder Lagerplatz, der regelmäßig bearbeitet wird ist akzeptabel.

Bearbeiten

Wenn man einen Eingangskorb bearbeitet, soll ein strikter Arbeitsflussprozess befolgt werden:

1. Oben anfangen.
2. Eine Sache zu einer Zeit bearbeiten. Kein Multitasking.
3. Nichts darf zurück in den Eingangskorb gelegt werden.
4. Wenn ein Ding Handlung erfordert: Mach es, wenn es weniger als 2 Minuten dauert, ODER delegier es, ODER vertag es.
5. Wenn ein Ding keine Handlung erfordert: Archivier es als Referenz, ODER wirf es weg, ODER inkubier es für eine mögliche spätere Nächste Aktion.

Wenn etwas weniger als 2 Minuten braucht um erledigt zu werden, sollte es sofort erledigt werden. Die 2-Minuten-Regel ist eine Richtschnur, die im Verhältnis dazu steht, wie lang es dauern würde diese Sache formal zu vertagen.

Organisieren

David Allen beschreibt eine Reihe von Listen, die wir nutzen sollen um die Dinge nachzuverfolgen, die Aufmerksamkeit erfordern:

• Nächste Schritte – für jede Sache die Aufmerksamkeit benötigt, muss entschieden werden, welcher Nächste Schritt physisch an dieser Sache durchgeführt werden kann. Wenn zum Beispiel die Sache „Schreib einen Projektbericht“ heißt, dann ist der nächste Schritt möglicherweise „Fred eien E-Mail für Treffen schicken“. Auch wenn es viele Schritte und Handlungen gibt, die notwendig sind um eine Sache zu erledigen, gibt es immer etwas, das zuerst getan werden muss dieser Schritt sollte in der Nächste Schritte-Liste festgehalten werden. Vorzugsweise werden diese Nächsten Schritte so organisiert, dass sie dem Kontext entsprechen in dem sie erledigt werden können: Am Telefon, im Büro, in der Stadt.
• Projekte – Jeder offene Schleife im Leben oder der Arbeit die mehr als eine physische Handlung benötigt ist ein Projet. Diese Projekte werden regelmäßig nachverfolgt und überschaut um sicherzustellen, dass jedes Projekt einen Nächsten Schritt hat, der damit verknüpft ist und erledigt werden kann.
• Warten auf – Wenn eine Handlung an jemand anderen delegiert wurde, oder ein Termin abgewartet werden muss, wird dies im System festgehalten und periodisch überprüft, um Fälligkeiten im Blick zu haben und Erinnerungen zu verteilen.
• Irgendwann/ Vielleicht – Sachen, die irgendwann erledigt werden sollen, aber nicht jetzt. Beispielsweise: Spanisch lernen oder Tauchkurs machen.

Ein Kalender ist wichtig um Termine und Vereinbarungen im Blick zu haben. Allen empfiehlt den Kalender der festen Landschaft vorzubehalten: Dingen, die eine bestimmte Deadline haben, Treffen und Terminen mit festgelegter Zeit und festgelegtem Ort. Für To-Do-Sachen ist die Nächste Schritte-Liste reserviert.

Eine letzte Schlüsselkomponente des GTD ist ein Ablagesystem. Ein Ablagesystem muss einfach sein und Spaß machen. Selbst ein einzelnes Blatt Papier, wenn es als Referenz benötigt wird, sollte seinen einzelnen Ordner erhalten, wenn es nicht zu einem bereits existierenden Ordner gehört. Allen schlägt einen einfache, alphabetische Ordnung für das Ablagesystem vor, um einen Zugriff schnell und einfach zu machen wenn Informationen benötigt oder gespeichert werden sollen.

Rückschau

Diese Listen und Erinnerungen sind wenig wirkungsvoll, wenn sie nicht regelmäßig durchgesehen werden (normalerweise einmal pro Woche). Bei gegebener Zeit, Energie und vorhanden Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt muss entscheidbar sein, was die wichtigste Aufgabe ist und diese muss kann dann getan werden. Wenn jemand an Aufschieberitis leidet oder sich verzettelt, passiert es schnell, dass man stets nur die einfachen Aufgaben erledigt und die schwierigen vermeidet. Um dieses Problem zu lösen, kann man sich entscheiden, die Aufgaben eine nach der anderen von der Liste abzuarbeiten, genauso wie man einen Eingangskorb bearbeitet.

Die GTD-Disziplin verlangt, dass alle offenen Aktionen, Projekte und warten auf-Sachen mindestens einmal in der Woche durchgesehen werden, um sicherzustellen, dass neue Aufgaben und bevorstehende Ereignisse ins System einfließen und alles up-to-date ist.

Erledigen

Jedes Organisationssystem führt zu nichts, wenn ein Großteil der Zeit auf das Organisieren der Aufgaben verwendet wird statt auf das Erledigen dieser Aufgaben. Wenn man es aber jemandem einfach und spaßbringend macht, die Dinge geregelt zu kriegen und die Nächsten Schritte anzugehen, dann wird man sich weniger verzetteln oder überfordert sein mit zuvielen offenen Enden.

Techniken und Werkzeuge

Grundsätzlich kann das GTD-Konzept auch ohne einen Computer umgesetzt werden. Besonders beliebte Materialien sind ein Moleskine-Notizbuch (molescine.com), der Hipster-PDA (douglasjohnston.net)  und der Karteikasten 43folders (43folders.com) . Jedoch kann die Unterstützung durch einen Computer erleichternd wirken. David Allen selbst schlug den Computer als wichtiges Hilfsmittel zur Umsetzung von GTD vor, indem man digitale Planung durchführt. Später monierte Allen allerdings einen Mangel an guter Projektmanagementsoftware, welche weniger fest und mehr funktional ist und auf unserer natürlichen Art zu planen und zu denken basiert.

Daraufhin wurde eine bemerkenswerte Zahl an Software zur Unterstützung der GTD-Umsetzung herausgegeben, über 100 Anwendungen [Interactive GTD Software Comparison Table] entstanden, die vor allem das GTD-Konzept umsetzen sollen. Diese Werkzeuge reichen von einfachen Listenmanagern zu interaktiven Webservices, kostenlos oder gewerblich, für alle bekannten Plattformen und Geräte.

Links

• David Allen & Co. (extern)

Getting Things Done book

• Kaufen Sie “Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag” bei Amazon.de
  • Amazon Germany
• Von David Allen
• Taschenbuch: 315 Seiten
• Verlag: Piper; Auflage: 10 (November 2007)
• Sprache: Deutsch
• ISBN-10: 3492240607
• ISBN-13: 978-3937051451
• Originaltitel: Getting things done – The Art of Stress-Free Productivity

Auszüge aus Getting Things Done

• Business Week | from Chapter 1: “The Art of Getting Things Done”
• Business Week | from Chapter 6: “Processing: Getting ”In“ to Empty”

David Allens Seiten

• David Allens Website
• David Allens Nachrichtenbrett
• David Allens Weblog (angehalten)

Getting Things Done und GTD sind registrierte Handelsmarken der David Allen Company (U.S.).

Foto: albertopveiga (flickr.com)