Folgenden Rhythmus sind Sie vermutlich gewohnt:

• Kalender: Damit Sie keine Termine vergessen, schauen Sie in diesen mindestens täglich hinein. Termine sind Aufgaben, die ausschließlich zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Zeitfenster möglich sind oder durchzuführen sind. Alles andere hat im Terminkalender nichts zu suchen.
• Aufgabenlisten: Im Wesentlichen nutzen Sie Ihre Aufgabenlisten, sobald Sie einen Aufgabe erledigt haben und kein Termin ansteht. Entscheidend ist dabei natürlich, dass Sie genügend Energie verspüren, um eine neue Aufgabe zu erledigen. Beim Blick in die Aufgabenliste wählen Sie eine aus, die Sie als nächstes angehen wollen.

Soweit geht fast jedes Erinnerungs- und Planungssystem. Ziel beim Selbstmanagementsystem ist, dass Sie dem System voll vertrauen können – nichts mehr vergessen. Nur wenn das möglich ist, haben Sie einen wasserklaren Geist ohne mentale Unterbrechungen. Eine Eigenheit des GTD ist die zusätzliche Wochenrückschau, die Weekly Review. Diese dient der Pflege der systematischen Ordnung.

Die Wochenrückschau – warum?

Beim GTD soll alles erfasst werden, damit einem nichts mehr durch die Lappen geht. Die wöchentliche Kalibrierung des Systems fängt alles wieder ein, was durchgeschlüpft ist und nicht verloren gehen soll. Außerdem macht es Ihren Kopf frei, so dass Ihr Verstand nicht mit Merken/Erinnern und Arbeiten gleichzeitig überfordert wird. Folgende Gründe gibt es für die wöchentliche Rückschau:

• Selbst bei einer guten Bearbeitung der Eingangskörbe und Listen in der täglichen Anwendung vergessen wir, unsere Projektlisten zu überprüfen. Das bedeutet, dass möglicherweise Projekte mit Nebenaktionen untergehen oder vergessen werden. Außerdem werden andere Projekte und Aufgaben nicht hinzugefügt oder man vergisst diese abzuhaken. Manchmal muss auch der Motor für ein Projekt neu angeworfen werden, weil es völlig ins Stocken geriet.
• Ohne eine regelmäßige Überprüfung beginnt jedes System zunehmend chaotischer zu werden. Sichern Sie daher, dass das System komplett funktionstüchtig ist und der Stein immer schön im Rollen bleibt. Wenn Sie sich nicht voll auf die Ordnung in Ihrem System verlassen können, werden Sie es bald nicht mehr verwenden.
• Die wöchentliche Überprüfung macht den Kopf frei und macht Sie ruhig und zufrieden. Genießen Sie den wasserklaren Geist. Om!

Es geht also um drei Erfrischungen für Sie und Ihr System:

1. Klarheit: Sammeln Sie alle losen Enden aus der vorherigen Woche, dann können Sie auch einen Blick auf die Zukunft wagen.
2. Energie: Planen Sie die Schritte, die Sie benötigen, um in der nächsten Woche, an Ihren Projekten weiterzuarbeiten.
3. Schaffensfreude: Denken Sie darüber nach und planen Sie kreativ, was Sie tun können, um Ihr Leben in eine neue Richtung zu bewegen oder auf ein anderes Lebel zu gelangen.

Die Wochenrückschau – wie geht das?

Wählen Sie einen Zeitpunkt in der Woche, an dem Sie bis zu einer Stunde Zeit haben. Möglicherweise wählen Sie den Freitag, den Samstag oder den Sonntag, jeder andere Tag der Woche führt zum gleichen Ergebnis. Sie müssen einen regelmäßigen Termin anlegen, der Ihnen am besten passt und an dem Sie regelmäßig und konsequent die Wochenrückschau durchführen können.

Einmal pro Woche sollte man sich die Zeit nehmen, um:

• alle losen Enden zu sammeln und zu bearbeiten,
• das System durchzusehen,
• die Listen auf den neusten Stand bringen und
• alles sauber, klar, aktuell und komplett zu machen.

Auf diese Weise soll ein “dauerhaft entspannter und produktiver Lebens- und Arbeitsstil” (David Allen: So kriege ich alles in den Griff) implementiert werden. Auch bei der Wochenrückschau geht es also um das

1. Sammeln,
2. verarbeiten,
3. organisieren,
4. überblicken und
5. handeln.

10-Schritte-Schema für die Wochenrückschau

Folgende Vorgehensweise hat sich dabei für die Wochenrückschau bewährt:

1. Sammeln Sie alle losen Papiere und Dinge: Tragen Sie zunächst einmal alles in Ihrem Eingangskorb zusammen, was lose herumliegt: Zettel, Visitenkarte, Blätter, Belege, Post-its, Unterlagen etc.
2. Leeren Sie Ihren Eingangskorb: Meistens schafft man das nicht täglich, jetzt ist aber die Zeit, Ihren Eingangskorb komplett durchzuarbeiten und zu leeren. Sichten sie Ihre Notizen und alles, was Sie sich sonst noch aufgeschrieben haben oder in den Eingangskorb gesteckt haben. Entscheiden Sie, ob es sich um Handlungsschritte, Projekte etc. handelt. Vergessen Sie insbesondere Ihre E-Mail-Postfächer nicht!
3. Schaffen Sie sich einen freien Kopf: Schreiben Sie auf, was Ihnen an Ideen und Aufgaben durch den Kopf schwirrt. Tragen Sie noch nicht erfasste Projekte Aufgaben oder Delegiertes in die entsprechenden Listen ein.
4. Überprüfen Sie alle Aufgabenlisten: Sind diese noch aktuell? Haben Sie vergessen, etwas abzuhaken? Haben sich bestimmte Aufgaben „von selbst“ erledigt? Fehlen Aufgaben? Haken Sie ab und prüfen Sie, ob Erinnerungshilfen für weitere Handlungsschritte notwendig sind.
5. Überprüfen Sie die Projektlisten: Haben alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt? Sind sie aktuell? Bewerten Sie den Stand der Projekte, nach den Zielen und gewünschten Ergebnissen und stellen Sie sicher, dass mindestens ein nächster Handlungsschritt festgelegt ist.
6. Prüfen Sie die „Warten auf“-Liste: Müssen Sie bei jemandem nachhaken? Schreiben Sie sich als Aufgabe auf, wann Sie was tun müssen, um eine weitergereichte Aufgabe zu verfolgen.
7. Überprüfen Sie Ihren Kalender: Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche alles an? Ist der Kalender aktuell? Überprüfen Sie noch einmal die Einträge der vergangenen Woche. Ergeben sich aus den Terminen weitere Maßnahmen, muss Referenzmaterial bearbeitet oder durchgesehen werden. Übertragen Sie diese in die entsprechenden Listen und erstellen Sie gegebenenfalls neue Projekte beziehungsweise überprüfen Sie nach dem Termin das entsprechende Projekt.
8. Sehen Sie sich die kommenden Termine an: Überprüfen Sie die kurz- und langfristigen Termine in Ihrem Terminkalender. Welche Maßnahmen haben Sie zu diesen Terminen bereits angestoßen? Erfassen Sie diese und leiten Sie diese wenn nötig an Beteiligte weiter.
9. Schauen Sie auch mal auf die “Irgendwann/Vielleicht”-Liste: Es kann sein, dass eine Aufgabe oder ein Projekt nun doch verfolgen möchten. Ist ein Projekt aktuell geworden? Gibt es Punkte, die für Sie nicht mehr von Interesse sind und daher gestrichen werden können?
10. Seien Sie kreativ und verschieben Sie die Grenzen: Haben Sie neue Ideen, die Sie in Ihr System einfügen können? Lassen Sie Ihre Fantasie, Ihren Mut, Ihre Risikofreude neue Ideen bilden und bringen Sie diese in Ihr Selbstmanagementsystem ein.

Vielleicht gibt es noch andere Dinge, die bei der wöchentlichen Rückschau mit angegangen werden sollen: Vielleicht wollen Sie beispielsweise einen Blick auf Ihre persönliche Lebensvision oder Ihren Charakter werfen. Diätplanung? Gewohnheiten? Fokus auf Unterhaltung und Erholung? Lernen? Produktivität und Optimierung? Bauen Sie das in Ihren persönlichen Rückblick ein. Es geht nicht darum, sich steif an ein vorgefertigtes Schema zu halten oder hörig grauer Theorie zu folgen. Vergessen Sie nicht: Es geht um Sie, um Ihr Selbst, Ihr Leben. Das ist Ihr persönlicher Rückblick. Entsprechend sollte er an Ihre Lebensumstände angepasst sein, damit Sie den größten Gewinn aus dieser Systempflege ziehen können.

Vergessen Sie nicht! – Für alles, was Sie hierbei in die Finger oder zwischen die Ohren bekommen, gibt es drei Möglichkeiten:

• Wegwerfen
• Sofort bearbeiten oder für später ins Erinnerungssystem übertragen
• Archivieren

Die Wochenrückschau – Zeitfresser?

Eine wöchentliche Rückschau muss nicht lange dauern, wenn Sie sechs Dinge tun:

1. Verarbeiten Ihre Eingangskörbe auf täglichen Basis, so dass auf Sie am Wochenende nicht ein riesiger Haufen Zeugs auf Sie wartet.
2. Sorgen Sie dafür, dass Sie die wöchentliche Rückschau an einem aufgeräumten Schreibtisch durchführen können. Ein Arbeitsplatz der Klarheit ausstrahlt beschwört die Wichtigkeit und minimiert die Ablenkung.
3. Halten Sie die Checkliste für die wöchentliche Rückschau bereit. Nur so können Sie Schritt für Schritt schnell aber sicher vorwärts gelangen.
4. Widmen Sie sich wöchentlich etwas Zeit, um ihr System klar und unabhängig von Ablenkungen zu überprüfen.
5. Konzentrieren Sie sich darauf, die Überprüfung schnell und vollständig abzuschließen.
6. Belohnen Sie sich, wenn Sie fertig sind. Eine erledigte Rückschau löst Zufriedenheit aus. Nicht erledigte Aufgaben haben Sie ja meistens bewusst zu Gunsten anderer verschoben oder können diese in nächster Zeit bewusst angehen.

Hier mein bester Tipp für das Erledigen der Weekly Review: Vereinbaren Sie einen Termin mit sich selbst und ziehen Sie diesen durch. Bleiben Sie bei diesem Termin oder Ihr System beginnt zu zerfallen.

Die Wochenrückschau – woran muss ich alles denken?

Hier eine Checkliste, die besonders die ersten drei Schritte der Vorgehensweise aufgreift und abzudecken versucht:

Die Wochenrückschau – In Hochgeschwindigkeit?

Manch einer bevorzugt statt einer solchen Checkliste nur eine kurze Reihe einfacher Fragen. Mit folgenden Fragen können Sie eine wöchentliche Mini-Rückschau durchführen, falls Sie eine große Rückschau in längeren Zeitabschnitten bevorzugen:

Eine Mini-Rückschau besteht nur aus ein paar Fragen:

1. Was muss ich am nächsten Tag/ in den nächsten Tagen bearbeiten?
2. Welche Fristen muss ich einhalten?
3. Gibt es neue Projekte, an denen ich arbeite, wenn ich mir dafür Zeit nehme?

“Am liebsten erinnere ich mich an die Zukunft.“

Salvador Dali, spanischer Maler

„Erinnere dich an die Vergangenheit, träume von der Zukunft, aber lebe heute!
Sören Kierkegaard, dän. Philosoph, Theologe und Schriftsteller

Jeden Morgen gucke ich zuerst in meinen Kalender, anschließend entscheide ich, welche Aufgaben aus meinen Kontextlisten ich mache. Völlig im Einklang mit dem GTD-System halte ich auch einmal in der Woche eine Rückschau, in der ich neue Aufgaben in die Listen einarbeite, die Listen nach Irrläufern abarbeite und meine Eingangskörbe leere.

Allen sagt, dass es drei Stufen gibt, von denen Sie auf Ihre Arbeit gucken können, das Rollbahn (aktuelle Tätigkeiten), „10 000 Fuß“ (Langzeitprojekte), „50 000 Fuß“ (das ganze Leben). Dabei sollen Sie nicht – wie von anderen Systemen häufig propagiert, von oben nach unten schauen, sondern unten beginnen und wie ein Adler langsam nach oben aufsteigen. Denn nur wer seinen Geist von Ablenkung und Sorge befreit, der schafft Platz für das effektive setzen von höheren Zielen.

Das bedeutet, dass man sich zunächst einmal die Aufgaben in seinen Kalender und seine Listen einarbeitet, die noch unbearbeitet herumliegen. Mit einem aufgeräumten Schreibtisch und ohne Ablenkung können Sie dann die wöchentliche Rückschau starten. Soweit so gut. Wenn Sie ein funktionierendes System haben, dann haben Sie diese wöchentliche Rückschau im vergangenen Jahr 52 Mal gemacht. Aber was ist mit der Rückschau, die Sie nur einmal im Jahr machen? Die große Jahresrückschau?

Worum es geht, worum es nicht geht, und warum man sie machen sollte

Jedes Jahr nutze ich das zeitliche aufeinandertreffen von Neujahr und meinem Geburtstag, um eine Jahresrückschau zu machen, in der ich (Rückschau ist da ein paradoxer Begriff) das vor mir liegende Jahr plane. Wer sich zur gleichen Zeit auf mehrere Ziele zubewegen will, ohne auszulaugen oder den Faden zu verlieren, der trifft mit einer Jahresrückschau vielleicht die wichtigste Entscheidung. Bei mir war es jedenfalls so.

Es geht darum, einen Leitfaden oder einen Projektplan, eine road map, für das bevorstehende Jahr zu entwickeln. Dabei geht es nicht um ein eine strenge Verplanung aller Stunden und Minuten des kommenden Jahres, sondern vielmehr um einen gegliederten Überblick zu entwerfen, was einem wichtig ist und was man im Jahr 2011 erreichen will.

Worum es nicht geht:

• Neujahrsresolutionen, die nach wenigen Wochen schon wieder gebrochen sind. Das funktioniert ohnehin nicht, weil es keinen Zusammenhang zwischen Silvester und Ihrer Persönlichkeit gibt, Sie dementsprechend auch keine Motivation finden werden. Ich erstelle meinen Plan danach, was mir wichtig ist und mir persönlich etwas bedeutet.
• Vage Ziele, die sich weder messen noch überprüfen lassen. Ich wäre auch gerne glücklicher und hätte mehr Geld. Aber Ziele müssen SMART sein, damit wir mit ihnen etwas anfangen können. So werden wir es halten.
• Kopflose Pläne. Ich möchte nicht, dass Sie Ihr Leben nach einem festen Plan leben, den Sie hassen, weil er im Gegensatz zu dem steht, was Ihnen Ihr Verstand, Ihre Gefühle, Ihr Herz oder Ihre neue Sicht der Dinge sagt. Pläne sind nicht ein Korsett, in dass die Realität gequetscht werden soll. Es geht um Ihren persönlichen Plan! Sie können Ihn jederzeit abändern und Ihren Bedürfnissen anpassen. Und da Sie der Schöpfer Ihres Plans und Ihrer eigenen Art zu leben sind, sollten Sie Ihren Plan lieben und auf ihn abfahren, statt ihn zu hassen und ihr Leben zu verwünschen.

“Träume nicht dein Leben, lebe deine Träume!”
Verfasser Unbekannt

Genau das ist der Grund, warum ich auch erst heute mit diesem Artikel ankomme. Sie sollen nicht meinen, dass ich Ihre Hungeraktion, Ihre fixe Idee vom schnellen Geld oder Ihren Millionsten Baggerversuch unterstütze.

Sie müssen diese Planung nicht an einem Tag machen. Ich habe eine Freundin, die sich über eine Woche mehrere Stunden pro Tag dafür Zeit nimmt, und viele Leute die ich zum Thema Selbstmanagement berate, machen es nicht anders. Jeder muss sich die Zeit nehmen, die er für sich persönlich und die Planung seines eigenen Lebens im bevorstehenden Jahr benötigt. Ich selbst kann mich genügend darauf konzentrieren und mache es an einem Strang. Jedem, wie es beliebt.

Zeit für diese Planung aufzuwenden ist produktiv und macht Spaß. Wenn Sie gut gemacht werden, kümmert sich der Part der Rückschau darum, was gut läuft und wo konstruktive Kritik angebracht ist. Dies bringt dann auch den notwendigen Schub um sich mit der Zukunft zu befassen und löst Begeisterung für kommende Ziele und den Wettstreit mit persönlichen Herausforderungen aus.

Loslegen mit der Jahresplanung für 2011

Die Rückschau

Zunächst ist es wichtig, sich Zeit für den Rückblick auf das Jahr 2010 zu nehmen:

1. Lagebericht:

• Was lief letztes Jahr gut?
• Was lief letztes Jahr nicht so gut oder ging schief?

Normalerweise schreibe ich mir 10 Dinge zu jeder Sache auf. Dazu gehe ich auch meinen Kalender und meine Aufgabenhistory noch einmal durch, um alles revüpassieren zu lassen. Ich konzentriere mich vor allem auf Ereignisse, die ich beeinflussen konnte. Wenn ich keinen Einfluss habe, dann kann ich auch nichts an der Sache ändern. Dementsprechend hat sie auf der Liste dann auch nichts verloren.

2. Manöverkritik:

• Welche Ziele und Pläne gab es für das vergangene Jahr?
• Welche Pläne kamen zur Durchführung, welche Ziele wurden erreicht?
• Warum mussten welche Pläne fallengelassen werden? Welche Ziele wurden nicht erreicht?

Machen Sie sich keine Sorgen. Es gibt immer Ziele, die man nicht erreicht und meist mit gutem Grund: Die Umstände haben sich geändert und die Ziele konnten gar nicht erreicht werden oder sind nicht mehr wichtig. Manchmal ist man sogar wegen veränderter Lebensumstände zurückgefallen, so dass die Ziele viel zu hochgesteckt waren, aber man stattdessen letztlich ein den Lebensumständen entsprechendes Ersatzziel erreichen konnte. Wer bei jeder Jahresplanung feststellt, dass er all seine Ziele erreicht hat, sollte vielmehr darüber nachdenken, ob er seine Ziele nicht zu gering gesetzt hat. Wer 80% seiner Ziele erreicht hat, darf sich anerkennend auf die Schulter klopfen.

Die Vorausschau

Damit haben Sie den ersten Teil auch schon umgesetzt. Als nächstes wollen wir uns darum kümmern, was im Kommenden Jahr ansteht. Dazu lege ich in den Ziele für das nächste Jahr fest. Das mache ich aber nicht blauäugig (nicht böse sein, ich habe selbst blaue Augen) und desorientiert. Vielmehr werfe ich einen Blick auf die Basiskategorien des menschlichen Lebens in unserer Zivilisation und Kultur:

• Körper und Geist: Gesundheit, Ernährung, Mentale Kompetenz
• Beruf und Leistung: Erfüllte Arbeit, Anerkennung, Karriere, Finanzieller Erfolg (Einkommen, Ausgaben, Absicherung)
• Soziale Kontakte: Familie, Freunde, Gruppen, Soziale Kompetenzen
• Lebenssinn: Kultur, Spiritualität, Liebe, Soziales Engagement, Lernen und Demut

Zu jedem der Subbereiche schreibe ich mir smart 1-3 Ziele auf, die erreichbar und deren Erreichung messbar ist.

Ziele basieren vor allem auf dem, was Ihnen wichtig ist und werden beeinflusst von Ihrer Persönlichkeit, Ihren Lebensrollen und Ihren eigenen Wertvorstellungen. Im vergangen Jahr nutzte ich die Gelegenheit des Jahresanfanges, Sie mit diesem “Baugrund der Träume und Ziele” vertraut zu machen.

Aber damit ist noch nicht genug, zusätzlich fließt in die Planung mit ein: Was ist der nächste Schritt, den ich tun muss, um das Ziel zu erreichen?

Wenn Sie sich nicht klarmachen, wie der nächste Schritt zu Ihrem Ziel aussieht, dann haben Sie eine Vision, Sie wissen aber nicht, wie Sie Ihre Träume leben sollen und Ihre Ziele erreichen können. Nur wenn Sie wissen, wie man den nächsten Schritt geht, können Sie ihn auch machen.

Auch das allein ist noch nicht alles: Was hindert mich noch daran, mein Ziel zu erreichen? Was brauche ich, um den nächsten Schritt zu tun? Auch das sollten Sie sich zu Ihrem Ziel hinzusetzen.

Erinnerung

Lassen Sie Ihre Planung nicht verstauben. Ich nehme diese regelmäßig zur Hand, wenn

ich etwa einmal pro Quartal (im Frühling, Sommer und Herbst) in einer etwas ausgedehnten Wochenrückschau nachsehe, ob ich etwas aus den Augen verloren habe oder Ziele angepasst oder ergänzt werden müssen.

Das Thema des Jahres

Damit die Ziele für das bevorstehende Jahr auch im Gedächtnis bleiben, ist es eine gute Vorgehensweise, dem jeweiligen Jahr ein Thema zu geben:

• Jahr des Schreibens.
• Jahr der Uni.
• Jahr des Blogs.
• Jahr des Sozialen.
• Jahr des Abiturs.
• Jahr der Liebe.

Ich bin mir noch nicht ganz sicher, wie dieses Jahr heißen wird. Da es ein wenig mein Mantra sein wird, möchte ich mir Zeit lassen und es nicht über das Knie brechen.

Vielleicht wollen Sie das Thema des Jahres über Ihre Planung schreiben, damit der Fokus und die Konzentration auf das Wesentliche stimmt.

Das Endprodukt

Jetzt haben Sie einen Plan in der Hand, mit dem Sie sich in das bevorstehende Jahr stürzen können. Versuchen Sie, Ihre Ziele in den kommenden 365 Tagen zu erreichen. Ziel für Ziel. Wenn Sie das eine Ziel erreicht haben, kümmern Sie sich um das nächste.

Wenn Sie mit Ihrer Jahresrückschau fertig sind, können Sie beginnen, diese in Ihr GTD-System oder jedes beliebige andere System zum Selbstmanagement übernehmen. Es macht keinen Sinn, die falschen Dinge richtig zu machen. Erst die Ziele, dann das System. Zuweilen muss man von der Rollbahn aufsteigen und zum Adler werden, um zu Hause erzählen zu können, welche erstrebenswerten Ziele es sonst noch in der Welt gibt.

Ich habe in den vergangenen zwei Jahren viel über Ziele und Zielerreichung geschrieben. Vielleicht helfen Ihnen auch diese Artikel weiter:

• Motivation – Die Gründe für zukünftiges Handeln überprüfen
• Das Pareto-Prinzip
• 5 Stufen zum Meistern aller Arbeitsabläufe
• Das Leben genießen und sich gut dabei fühlen
• Die Dinge geregelt kriegen
• 10 entscheidende Erkundungen für Ihre persönliche Lebensvision
• Neue Gewohnheiten – der Autopilot für den Alltag
• Die Tagesaufgabe
• Wie Sie Ihre Arbeit erledigt bekommen, Häppchen für Häppchen
• Sieben Prüfungen sollst du leisten
• Zielsetzung und Zielerreichung
• Belohnung – Wie mache ich das beim Lernen und Arbeiten richtig?
• Klären Sie die Ziele Ihrer Uni-Karriere
• Die 3 Prinzipien des Entscheidens

Nun bleibt mir nichts weiter, als Ihnen ein gutes und erfolgreiches Jahr 2011 zu wünschen, das ganz nach Plan verläuft.

“Um etwas Neues zu tun, müssen wir natürlich unsere Vergangenheit kennen, und das ist recht so. Aber wir sollten nicht an irgendetwas, das wir getan haben, festhalten: wir sollten nur darüber nachdenken. Und wir sollten auch eine gewisse Vorstellung davon haben, was wir in Zukunft zu tun haben. Doch Zukunft ist Zukunft, und Vergangenheit ist Vergangenheit; jetzt sollten wir an etwas Neuem arbeiten. Das ist unsere Haltung, und so sollten wir in dieser Welt leben”
Shunryu Suzuki

Was mir an Getting Things Done (GTD) am meisten gefallen hat ist die Idee vom wasserklaren Geist.  Ich muss zugeben, dass ich diesen Zustand noch nicht vollständig erreicht habe, aber ich komme diesem näher.  Befreien Sie Ihren Geist, lassen Sie sich mental nicht länger einschränken und vereinnahmen. Lösen Sie die festgefahrenen mentalen Konturen, und umfließen Sie die Anforderungen Ihrer Umwelt– wie Wasser.

Genießen Sie es, wenn der ganze Geist eins ist mit dem was Sie tun. Alles fließt. Flow.

Ich denke, dass entscheidende ist die Ruhe und der Frieden, den man zu erreichen versucht. Wenn alles am rechten Platz ist und der Geist von Aufgaben, Informationen und Überfrachtung befreit ist, dann ist man für all das gewappnet, was neu  auf einen zukommt. Wer einen wasserklaren Geist hat, der lässt sich nicht mehr einfach von den Dingen hinreißen.

Wenn Sie einen Stein in einen klaren Bergsee werfen, dann wird sich das Wasser der Kraft und Masse des Steins zunächst anpassen und anschließend wieder in seinen Ausgangszustand zurückkehren. Es reagiert nicht übertrieben und nicht untertrieben, sondern extrem fokussiert und – für unsere menschlichen Dimensionen ziemlich cool. Wenn wir jemanden Lässigkeit und Souveränität zusprechen, dann meinen wir damit, dass jemand einen Geist besitzt, der so reagiert wie Wasser.

Man ist konzentriert, lenkt seinen Fokus auf das, was einem in  diesem Moment wichtig ist., was erledigt werden soll, was man machen will, was man erlebt, worin man Begeisterung erfahren möchte. Man geht den Weg, mit dem man an den schweren Steinen des Flussbettes vorbeikommt.

Ja, ich glaube, Begeisterung ist nur möglich, wenn der Kopf eins ist mit dem, was der Körper tut. Überhaupt ist das Problem unserer westlichen Welt,  das die Menschen Körper und Geist als getrennte Teile  sehen. Für das  erleben von Begeisterung benötige ich einen fitten  Körper, der von einem befreiten und geklärten Geist gesteuert wird. Das Gehirn muss das wahrnehmen, erleben  und steuern, was der Körper gerade tut. Dann kann dieses Glücksgefühl entstehen, die Begeisterung, das Einswerden mit unserem Tun, das man als Flow bezeichnet.

Ich bin auf dem Weg zum wasserklaren Geist, zu Begeisterung. Manchmal geht auch bei mir alles drunter und drüber, aber dann beobachte ich die Leute um mich herum und bemerkte, welch weiten Weg ich schon zu diesem wasserklaren Geist gegangen bin. Ich gehe weiter. Wünscht mir Glück!

Dabei ist jede E-Mail im Postfach eine von außen kommende, nicht bearbeitete Anforderung oder Aufgabe. Mein Postfach ist immer bis auf den Grund geleert. Stellen Sie sich einen überlaufenen Briefkasten vor – und überlegen Sie sich dann, was sie mit Ihrem Postfach anstellen. Jedes Mal wenn wir den Briefkasten vorbeigingen, würden Sie sich denken: “Ach, sie muss sicher auch noch leeren. Lesen. Beantworten.” Bei Ihren E-Mails ist das genauso!

Drei Schritte, um alle E-Mails erledigt zu bekommen

Hier ein paar einfache Schritte, mit denen auch wieder versorgen können ein ständig gelehrte E-Mail Postfach zu haben und damit Ihren wasserklaren Geist einen Schritt näher kommen.

1. Gucken Sie nicht als erstes nachdem Sie morgens aufgestanden sind Ihr E-Mail Postfach und haben Sie es auch nicht den ganzen Tag über geöffnet. Der so genannte, wenn die vielen Blockflöten können und ist nichts Neues. Zuerst seine E-Mails zu checken bedeutet, dass wir eine ganze Weile mit dem beantworten von E-Mails festlegen. Stattdessen sollten Sie die wichtigsten Dinge  für diesen Tag erledigen. Genauso verhält er sich, wenn Sie den ganzen Tag über konstant wie E-Mail Postfach überprüfen. Sie sind ständig abgelenkt und können sich nicht auf die Aufgabe konzentrieren, die vor ihm liegt. Vielleicht sind Ihre Anforderungen anders, aber unten finden Sie ein Beispiel für ein Autoreply, der automatisch auf eingehende E-Mails antwortet.
2. Wenn Sie Ihre E-Mail checken, bearbeiten Sie eine nach der anderen. Sofort. Entscheiden Sie, was getan werden muss.
   • Müll? Dann sofort löschen!
   • Eine lange Informationsmail? Drucken Sie diese E-Mail, oder speichern Sie in einem Lese-Ordner, oder markieren Sie sie mit “lesen” oder ähnlichem.
   • Eine E-Mail, auf der sich eine Aufgabe oder ein Projekt ergibt? Machen Sie sich einen Vermerk in Ihrem GTD-System.
   • Eine E-Mail, die Sie in einer oder 2 min antworten können? Verschieben Sie es nicht! Wenn sich alle Antwort-E-Mails aufsparen, da entsteht eine lange Schlange in Ihrem Postfach diese möglicherweise nie bearbeiten werden. Antworten Sie direkt, mit einem kurzen Hinweis, und schicken Sie die E-Mail sofort ab. So nimmt man Sie auch als antwortbereit und aktuell wahr.
   • Wenn Sie gezwungen sind, eine E-Mail erst später zu beantworten, oder zunächst etwas anderes abwarten müssen, machen Sie sich einen Vermerk in die Warten auf-Liste Ihres GTD-Systems.
3. Ich habe nur einen E-Mail-Ortmann: Archiv! Alle E-Mails, bearbeitet oder nicht landen in einem Archivordner, indem ich Sie dank der Suchfunktion schnell wieder finden kann. Ein großes sortieren ist nicht notwendig und würde zu soviel Verwaltung und Bürokratie in unserer eigenen kleinen Welt führen.

Sie sehen, es ist ganz einfach ein leeres Postfach zu bekommen: überprüfen Sie Ihre E-Mails regelmäßig, bearbeiten Sie diese, und archivieren. Schon haben Sie ein leeres Postfach. Das ist das ganze Geheimnis von E-Mail-Zen.

Liebe Freunde, liebe Kollegen,

wegen hoher Arbeitsbelastung beantworte ich meine E-Mails zurzeit nur noch einmal am Tag, nämlich um 16.00 Uhr. In Notfällen erreichen Sie mich telefonisch.

Ich bitte um Verständnis für diese Maßnahme. Die gewährleistet mir ein effizienteres und effektives Arbeiten. Meine dadurch erhöhte Produktivität und auch ihnen zugute.

Ganz still sitze ich da. Irgendwo, zwischen all den anderen Studenten. Ich werde beobachtet. Nein, es ist mir längst nicht mehr unheimlich. Es ist immer so. Sobald ich anfange zu arbeiten, werde ich beobachtet. Es wird getuschelt. Bald weiß es die ganze Reihe. Dann reden sie weiter darüber. Einige informieren sich. Bald weiß es die Mehrheit derer, mit denen ich zu tun habe. Und irgendwann traut sich einer, und spricht mich an: “Sag mal, dieses Mind Mapping…”

Eigentlich ist das Mind Mapping nur eines von vielen Bestandteilen meiner Arbeits- und Studientechniken, meines Lernkonzepts. Man sollte lernen, den anstehenden Anforderungen ebenso gerecht zu werden, wie den eigenen Interessen und Neigungen. Das bedeutet, seine eigene Herangehensweise von Mal zu Mal neu zu erfinden. Insbesondere gilt dies für die Universität, wo man zu hohem Maße auf sich selbst gestellt ist. Lehrveranstaltungen wählen, Lernstoff festlegen, das Lernen organisieren.

Die Bedingungen der Massenuniversitäten und des wichtigen und richtigen, aber in der Ausführung mangelhaften Bologna-Reform tragen im erheblichen Maße dazu bei, uns Studenten das Leben schwer zu machen. Es war einmal das “typische Studentenleben”, heute bedeutet Studium für so manchen eine 40-Stundenwoche mit Arbeiten von 8 bis 17 Uhr. Überfüllte Hörsäle, von einem Studenten ewig weit entfernte Dozenten, wenig persönliche Anleitung und besonders wenig Feedback und wenig Austausch innerhalb der Studentenschaft erledigen das Übrige.

Zwei Empfehlungen: Die Dinge geregelt kriegen und den Hauhalt geregelt kriegen

1. Zunächst einmal ist es wichtig, sich den Rücken freizuhalten. Sie mögen Zeitmanagement nicht? Ich auch nicht. Herzlich Willkommen beim Getting Things Done, einer Selbstmanagementkonzept von David Allen. Hier lernen Sie nicht, Ihre Zeit einzuteilen, sondern Ihre Aufgaben aus Ihrem Kopf zu bringen, zu strukturieren und sich mit einem wasserklaren Geist an das zu machen, was grade anliegt. Ich empfehle GTD; ich weiß, dass es komplex ist und Disziplin erfordert, aber letztgenannte habe ich auch nicht mehr als Sie – trotzdem benutze ich GTD jeden Tag. In meinen Artikeln “Die Dinge geregelt kriegen” und “5 Stufen zum Meistern aller Arbeitsabläufe” habe ich das Konzept ausführlich erläutert und Schritt für Schritt erklärt. Eine weitere Hilfe sind hier die deutschsprachigen Taschenbücher von David Allen “Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag” und “So kriege ich alles in den Griff: Selbstmanagement im Alltag” sein. Zum Thema Motivation und Zeit sei aber zusätzlich noch das Zeitprotokoll erwähnt: Schreiben Sie sich auf wievielt Zeit Sie für die Uni aufgebracht haben. Setzen Sie ein Kontingent fest, dass Sie pro Woche erreichen müssen: (Beispielsweise 40 Stunden wie der Vater …).
2. Als ich wusste, dass es bald zur Uni gehen würde, hatte ich Angst. Nicht vor der Uni. In Zeiten des Qualitätsmanagements und der Hochschulrankings geben sich Unis große Mühe, ihren Studierenden den Einstieg zu vereinfachen. Ich machte mir eher Sorgen darum, die Dinge nicht mehr geregelt zu bekommen. Weil eine Sache dazu kam, die für mich nie sonderlich Strukturiert war. Für mich bedeutete der Umzug in eine Unistadt vor allem, einen eigenen Haushalt führen zu müssen. Und das vom ersten Tag an möglichst effektiv.

Da es hier wie beim Getting Things Done eher um die Organisation des Drumherum geht, möchte ich auch hierzu nur eine Empfehlung abgeben, das Konzept von Flylady, was ich in einem anderen Post noch weiter erläutern werde.

Aber was sind nun die entscheidenden Bestandteile meines Lernkonzepts?

Grundsätzlich lassen sich 3 Schritte bezüglich der Informationsverarbeitung des Menschen benennen:

1. Informationsaufnahme (Enkodierung): registration
2. Informationsspeicherung: retention
3. Informationsabruf: retrieval.

Wie sich in der Durchführung zeigt – und es ist das, was alle beobachten – erledige ich das Erfassen von Informationen mit Mind Maps. Die Gründe dafür liegen auf der Hand:

Mind Maps bringender Flexibilität und machen uns produktiver. Weil ich mich als Ideengeber verstehe, ist es außerdem sehr relevant, dass Mind Maps mich zu einem kreativen Problemlöser gemacht haben. Man kann bessere Entscheidungen treffen, denn man sieht sowohl den Wald, wie auch die Bäume. Darüber hinaus kommt man schneller zu Ergebnissen bei Schlüsselfragen, man spart Zeit. Wichtig ist, das Mind Maps helfen, Prioritäten zu setzen, da man Schlüsselaufgaben in Projekten (natürlich auch im Projekt “Leben” oder “Studium”) identifizieren kann. Mind Maps fördern die Konzentration auf das Wesentliche und machen es unserem Gehirn so einfach wie möglich. Sie bringen uns an die Schwelle von neuen Erkenntnissen und Entdeckungen und fördern das unendliche Flow unserer Gedanken.

Der Vorteil im Studentenalltag und gegenüber von Mitbewerbern liegt also eindeutig in mehr Kreativität und Wissensreichtum, besseren Lösungen, dem Herr sein über der Informationsflut und der Fähigkeit, das Wichtige von Unwichtigen zu trennen.

Diese außergewöhnliche Art sich besondere Aufzeichnungen zu machen hat eine lange Ahnenreihe, unter anderem machten “Große Gehirne” wie Albert Einstein, Charles Darwin, Christopher Columbus, James Jocye, John F. Kennedy, Leonardo da Vinci, Ludwig van Beethoven, Michelangelo, Pablo Picasso, Sir Isaac Newton, Thomas Edison, Vincent van Gogh, Walter H. Brattain und William Blake ihre Aufzeichnungen auf den ersten Blick wenig Strukturiert aber überwältigend Einprägsam.

Mind Mapping lässt sich in 7 Schritten erledigen, die ich in meinem Artikel “Mind Maps” erläutert habe. Der Einsatzbereich für Mind Maps ist riesig. Ständig verwende ich sie für Bücher, für Mitschriften und für Referate. Aber es gibt noch weitere Möglichkeiten in denen Mind Maps Verwendung finden können.

Die genaue Vorgehensweise habe ich in meinem Artikel “B(o)ost your fun in learning!” beschrieben, der die Organische Studientechnik des Mind Map-Erfinders Tony Buzans postuliert.

Buzan hat dabei möglicherweise auf die 5-Schritte-Methode zurückgegriffen die besonders unter dem Namen PQRST-Methode verkehrt: Preview (Überblick gewinnen), Question (Fragen formulieren), Read (Lesen), Self Recitation (Rekapitulieren und Fragen beantworten) und Test (Wissenstest).

In Deutschland kennt man auch die PQ4R-Methode (Questions, Read, Reflect, Recite und Review).

Starke Parallelen finden Sie auch zur SQ3R-Technik (Survey, Question, Read, Recite, Review) von F.P.Robinson, die ganz allgemein zu einem tieferen Textverständnis führen soll.

Das Lesen ist Hauptbestandteil des Informationserfassens, deshalb möchte ich Sie einladen an dieser Stelle mit mir etwas tiefer in die

Vorgehensweise bei der Lektüre für das Studium

einzusteigen:

Vorbereitung

1. Überfliegen Sie den Text. Bekommen Sie ein Gefühl für Ihr Lesematerial. Wie ist es aufgebaut, wie setzt es sich zusammen?
2. Zeit und Aufwand: Grenzen Sie die Zeit ein und legen Sie den Aufwand fest. Für die meisten Theorie-Text-Leser sind 90 Minuten Lesen eine Zeitspanne, die machbar ist. Man kann sich also 30-Minuten-Abschnitte einteilen. Nach 90 Minuten Lesen und Bearbeiten sollte man einen Tag warten oder zumindest eine größere Pause machen. Tun Sie etwas anderes!
3. Mind Map des vorhandenen Wissens: Tragen Sie alle Informationen zum Autor und Text zusammen, die Sie kennen, Notieren Sie diese in Form einer kurzen Mindmap. Selbst Vorahnungen gehören dazu. Es geht darum, nur eine 5-Minuten-Mind-Map zu erstellen. Diese aktiviert Ihr semantisches Netzwerk, Ihr Vorwissen, und hilft Ihnen beim Einstieg in die Materie. Ordnen Sie den Text ein. Zu welcher Fachdisziplin, zu welcher akademischen Richtung gehört er? Wie muss er historisch eingeordnet werden? Daraus lässt sich ableiten, mit welchem Fachvokabular man rechnen muss, ob der Text bestimmte Ereignisse anspielt oder aus bestimmten Lebensbereichen Beispiele gibt und inwiefern diese heute hilfreich sein können. Sie nutzen mit diesem Schritt den Primacy-Effekt aus und “heizen” Ihr Gehirn somit vor.
4. Hilfsmittel: Ein nächster Schritt muss es also gegebenenfalls sein, sich ein entsprechendes Fachwörterbuch bzw. Nachschlagewerk zu besorgen. Wenn man schonmal dabei ist, kann man auch gleich in einem Lexikon den Autor bzw. das Thema nachschlagen. Wer “Telefonjoker” zum Autor oder Thema kennt, sollte auch die im Kopf haben. Für meine Freunde bin ich schon oft der “Telefonjoker” in Sachen Mind Mapping gewesen.
5. Fragen stellen und Ziele definieren: Notieren Sie am besten Fragen zu dem, was der Text an Ergebnis liefern soll: Was soll mit Hilfe des Textes geklärt werden? Was möchten Sie mit dem Text machen? Welche Fragen soll der Text beantworten?

Anwendung

1. Überblick: Verschaffen Sie sich einen Überblick über den zu lesenden Abschnitt. Dieser Punkt unterscheidet sich vom Überfliegen vor allem darin, dass Sie sich nicht das ganze Buch durchsehen um ein Gefühl dafür zu bekommen, sondern hier das Kapitel bzw. den Abschnitt betrachten und überlegen, was Sie davon wie benutzen können.
2. Vorschau: Lesen Sie ggf. die Zusammenfassung oder Einleitung, verschaffen Sie sich einen Überblick über die Abfolge von Schlüsselwörtern oder Hervorhebungen. Lesen Sie dann den Teilabschnitt mit Hilfe der Speed Reading-Technik ganz durch, möglichst ohne längere Unterbrechungen. Lassen Sie die Dunklen Punkte im Text dunkle Punkte bleiben und versuchen Sie heraus ruhig einzelne Punkte im Dunkeln und versuchen Sie bloß, herauszubekommen, worum es grob geht.
3. Einblick: Heben Sie dabei wichtig Erscheinendes durch Unterstreichungen hervor. Benutzen Sie für verschiedene Gesichtspunkte verschiedene Farben, aber nicht mehr als drei. Unterstreiche Sie dabei nur Schlüsselwörter!Sehen Sie den Text nach Definitionen durch, die die Bedeutung eines Ausdrucks zu erläutern versuchen (Eine Hilfe kann hier der Sachregister des Textes/Buches sein bzw. Ihr Fachwörterbuch etc.). Versuchen Sie den Text in kleinere, überschaubare Einheiten aufzugliedern. Beachten Sie dabei folgende Fragestellung: Wann fängt ein neuer Gedanke an? Wann wird ein neuer Aspekt des Themas behandelt? Hilfreich ist hier die formale Gliederung des Textes in Absätze, sowie formale Gegenüberstellungen und nummerierte Aufzählungen). Kann man für diese kürzeren Einheiten Überschriften festlegen?Übernehme die so ermittelte Gliederung in die 5-Minuten-Mind Map oder erstelle daraus eine neue Mind Map.Die Mind Maps sollte um die Schlüsselbegriffe sowie die sich darum gruppierenden Thesen, Argumente, Begründungen, Fakten, Erläuterungen sowie Beschreibungen von Gegenpositionen erweitert werden.Wenn Sie sich den Text auf diese Weise zugänglich gemacht haben, ist häufig eine zweite Lektüre notwendig. du dir den Text auf diese Weise zugänglich gemacht hast, ist – nach einer Pause – oft eine zweite Lektüre erforderlich, die es ermöglicht, das Aufgenommene zu verarbeiten und kritische Distanz zu gewinnen. Ziel dieser Phase ist die kritische Prüfung des Textes auf in ihm formulierte (oder implizit vorausgesetzte) Antworten zu der eigenen Problemfrage.
4. Rückschau: Aus der ersten Lektüre besitzen Sie nun eine ausführliche Mind Map mit Hauptabschnitten und Schlüsselbegriffen. Das Erarbeitete sollten Sie mit Hilfe dieser Gliederung wiederholen (Rekapitulation). Nutzen Sie Farben, Symbole und vor allem Pfeile und Verbindungen um Zusammenhänge zu verdeutlichen (Beseitigung von Redundanz). Kontrollieren Sie die zusammenhängenden Äste und Zweige bezüglich der Über- und Unterordnung (Strukturierung und Hierarchisierung, Schema und System). Gegebenenfalls wollen Sie die Mind Map neu zeichnen oder die Strukturierung durch Symbole, Zahlen, Dreidimensionalität oder Konturen verdeutlichen. Machen Sie Widersprüche deutlich (Konsistenzprüfung). Füllen Sie noch übrig gebliebene Lücken auf.Nehmen Sie die zu Beginn formulierten Fragen an den Text hinzu. Wurden alle Fragen beantwortet? Andernfalls heißt es Literaturrecherche und Weiterlesen. Auch im Text erwähnte Verweise und Literatur können lohnenswerte Empfehlungen sein. Erstellen Sie gegebenenfalls einen Lektüreplan.

An dieser Stelle möchte ich noch einmal herausheben, wie wichtig Farbcodes (diese füge ich erst bei der ersten Wiederholung einer Mind Map hinzu) und Verknüpfungen sind. Denken Sie daran, ein leuchtendes Spinnennetz aus unseren grauen Zellen zu machen.

Nachfolgend eine Liste mit möglichen Markierungen, die Sie sich während des Lesens am Text aber dann auch in der Mind Map zum schnellen Wiederfinden machen sollten:

Markierungen beim Lesen und in Mind Maps

• ! wichtig/erstaunlich
• ? fragwürdig
• + gut
• - schlecht
• einkreisen
• einkasteln
• unterstreichen
• Wellenlinien
• farbige Markierungen mit Buntstift, Leuchtmarker
• Th (These)
• Arg (Argument)
• Def (Definition)
• Log? (Logik) Widersprüche in der Argumentation
• Bsp (Beispiel)
• vgl. S.
• vs. (Widerspruch; Gegensatz)

Im Laufe eines Studiums besuchen Sie Unmengen an Vorlesungen und Lesen noch mehr an Text. Zusätzlich eröffnet uns das Internet eine ganze Parallelwelt an Wissen. Um bei so viel Information den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich Master-Mind-Maps zum Thema zu machen. Einführungswerke können hierzu oft die passende Gliederung abliefern, ebenso wie die Vorlesungsstruktur.

Beim Mitschreiben gilt: Mitschreiben bedeutet vor allem zuhören! Es geht um ein echtes Hinhören, die Gedanken des anderen vor dem geistigen Auge mitverfolgen. Mitschreiben heißt aber auch, Wichtiges von weniger Wichtigem trennscharf zu unterscheiden. Denn gut Zuhören und gut Aufschreiben zugleich ist nicht möglich. Man muss Auswählen und dann nacheinander zuhören und aufschreiben. Mitschreiben bedeutet den Überblick zu bewahren und das gesagte Schriftlich fixieren: Ein schriftliches Gedächtnis erschaffen.

Tricksen Sie Ebbinghaus aus

Ebbinghaus war ein deutscher Psychologe, welcher die Erforschung des Gedächtnisses begründet hat. Er hat unter anderem die Vergessenskurve entdeckt. Seine Ergebnisse besagen grob, dass wir bereits 20 Minuten nach dem Lernen nur noch 60% des Gelernten abrufen können. Nach einer Woche steht uns nur noch weniger als 20% des Gelernten zur Verfügung; dauerhaft werden nur 15% des Erlernten gespeichert. Heinz von Foerster, ein österreichischer Biophysiker, konnte jedoch nachweisen, dass jede Überprüfung von Lernstoff für den behaltenen Lernstoff eine neue Lernsituation darstellt. Dies eröffnet die Chance, die Ebbinghaussche Vergessenskurve auszutricksen, indem man ein regelmäßiges Wiederholungssystem nutzt:

Sie haben die Möglichkeit, die Erinnerung weiter auf dem Höchststand zu halten. Benutzen Sie folgende Zeitfenster für das Wiederholen:

1. Wiederholung nach 10 Minuten
2. Wiederholung nach 24 Stunden
3. Wiederholung nach 1 Woche
4. Wiederholung nach 1 Monat
5. Wiederholung nach 6 Monaten

Die erste Wiederholung ist eine Revision. Wenn Sie in der Lernphase eine Mind Map gemacht haben, sollten Sie die Wiederholung nutzen, um die Mind Map neu zu ordnen, zu verfeinern, Verbindungen und Farben einzusetzen, hinzuzufügen und zu überarbeiten. Alle weiteren Wiederholungen sollten anders ablaufen: Schreiben Sie (in einer Mind Map) alles auf, an das Sie sich erinnern können (So nutzen Sie den „Vorheizeffekt“ [primacy effect]). Dann können Sie an Hand dieser Notizen Ihre originalen Aufzeichnungen durchgehen und überprüfen, wo Lücken sind, bzw. Korrekturen und Ergänzungen notwendig sind. Grundsätzlich gilt: Umso mehr wir lernen, desto mehr können wir erinnern. Umso mehr wir erinnern, desto mehr können wir lernen. Wer die Wiederholungseinheiten nicht nutzt, muss die Informationen nochmal lernen! Das bedeutet, dass Sie durch Wiederholung sehr viel Arbeitszeit sparen: Der akkumulative Effekt.

Leider zielen viele Klausuren auf eine reine Wissensreproduktion ab. Hier sollte man vor allem kurzfristig vor der Klausur nocheinmal wiederholen. Geeignet dafür ist das Karteikartensystem. Formulieren Sie selbst mögliche Prüfungsfragen und erlernen Sie die Antworten zu diesen Fragen.

Eine weitere Möglichkeit der Einprägung ist der Gedächtnispalast, auf den ich an dieser Stelle nicht eingehen möchte. Dies habe ich schon in einem anderen Artikel getan, zu dem Sie hier gelangen können. Erwähnt sei aber noch, dass Sie sich die Antworten immer durch Hilfe der FARBENPRACHT merken sollten, die ich in meinem Artikel “Ihr Weg zum Power-Gedächtnis” beschrieben habe.

Getting Things Done

Die Dinge geregelt kriegen

Getting Things Done (häufig abgekürzt als GTD) ist ein Selbstmanagement-Konzept von David Allen, das er in seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag“ (amazon.de) beschreibt.

Seit einem Produktivitätsseminar in Lockheed 1983 hat David Allen sein Konzept mit all seinen Techniken und Prinzipien immer wieder ausgetestet und verfeinert – ein kraftvolles Konzept um seine Verpflichtungen, Informationen und Kommunikation zu managen. Es ist das bahnbrechende Ergebnis aus Allens über zwanzig Jahre langem Wirken als Berater, Coach und Seminarleiter mit über einer halben Millionen Leuten weltweit. GTD hat sich einen hohen Status innerhalb der Sphären von Selbstmanagement und Produktivität bei vielen Personen und Unternehmen in der Welt errungen.

Dabei liegt die raffinierte Effektivität von GTD in seiner Auffassung, dass man die Aufgaben aus seinem Kopf bekommen muss und außerhalb festhalten muss. Auf diese Weise wird der Geist vom Job, sich alles zu merken was erledigt werden muss, befreit und kann sich darauf konzentrieren, die aktuell anstehenden Aufgaben zu erledigen – das Konzept des wasserklaren Geistes.

Im GTD wird persönliche Überforderung in ein integrierendes System stressfreier Produktivität übertragen. Allens Konzept verkörpert eine einfache, hocheffizientes step-by-step-System um in diesen relaxten und produktiven Status zu gelangen. Es beinhaltet:

• Alles erfassen, was der eigenen Aufmerksamkeit bedarf,
• Umformen von Projekten in Ergebnisse und konkrete Nächste Schritte
• Erinnerungen und Informationen in einer möglichst optimalen Art organisieren und parat haben, mit passenden Kategorien, die darauf basieren was wann wie wo von einem getan werden soll,
• Up-to-date und am Ball bleiben, mit angemessenen regelmäßigen Überblicken in den 6 Sphären der eigenen Verbindlichkeiten (Aufgaben, Vision, Ziele, Schwerpunktgebiete, Projekte und Tätigkeiten)

Wer GTD umsetzt, befreit sich von dem Gefühl der Überforderung, institutionalisiert Vertrauen und setzt eine gigantische Flut kreativer Energie frei. Es ermöglicht Struktur ohne Starrheit, Detailmanagement bei größtmöglicher Flexibilität.

Das GTD-System folgt fest den Kernelementen der Produktivität, während es gleichzeitig eine unglaublich große Freiheit im Wie erlaubt. Denn die einzige Art, wie man die Dinge geregelt kriegt liegt darin, die wichtigsten Dinge mit dem geringsten Aufwand an investierter Aufmerksamkeit und Energie über die Bühne zu bringen. GTD besticht durch Einfachheit, Flexibilität, Direktheit und Anziehungskraft. Seine Fähigkeit zu ermuntern, erleuchten und ermächtigen ist magisch. GTD ist mehr, als das Auge sieht…

Im traditionellen Zeitmanagement spielen Prioritäten eine Schlüsselrolle. Im Gegensatz dazu stehen bei Allen zwei Schlüsselelemente: Kontrolle und Perspektive. Um Kontrolle und Perspektive zu erlangen, bedient sich das GTD drei Säulen:

1. Einem Arbeitsflussprozess (Workflow),
2. 6 Höhenlagen,
   
3. Der natürlichen Planungsmethode.

Die erste Säule ist der Arbeitsflussprozess, mit dem man die Kontrolle über alle Aufgaben und Verbindlichkeiten erlangt, die man erledigen will oder muss. Der Arbeitsflussprozess beinhaltet fünf Phasen:

1. Sammeln,
2. verarbeiten,
3. organisieren,
4. überblicken,
5. handeln.

Allen verwendet eine Entsprechung der Höhenlagen, wenn er die zweite Säule seines Konzepts vorstellt, die 6 verschiedenen Perspektiven, welche unseren Fokus auf Aufgaben und Verbindlichkeiten beeinflussen. Von unten nach oben sind diese 6 Perspektiven:

1. aktuelle Aktionen,
2. aktuelle Projekte,
3. Schwerpunkte und Verantwortlichkeiten,
4. Ziele und Vorhaben,
5. 5-Jahres-Vision,
6. Lebenszielsetzung und Werte

Genauso wie man bei den Höhenlagen aufsteigt, ist es einem auch möglich das „große Ganze“ zu sehen. Wer Projekte, Aufgaben und unerledigte Arbeiten und Verbindlichkeiten und anderen Input von einer anderen „Höhe“ aus betrachtet, ermöglicht sich selbst die Chance einen anderen Standpunkt zu beziehen.

David Allen befürwortet eine wöchentliche Rückschau basierend auf den unterschiedlichen Höhenlagen. Der Standpunkt, der sich daraus ergibt sollte die eigenen Prioritäten formen und diese wiederum legen die Priorität der einzelnen Aufgaben und Verbindlichkeiten fest, die während des Arbeitsflussprozesses erfasst wurden. Während einer wöchentliche Rückschau legt man den Aufgabenkontext fest und hält die Aufgabe in einer passenden Liste fest. Beispielsweise lassen sich Telefonanrufe oder Einkäufe zusammen gruppieren. Kontextlisten können anhand von benötigten Hilfsmitteln, Personen oder Gruppen, mit denen diskutiert oder präsentiert werden muss, festgelegt werden.

Die ersten beiden Säulen sind meistens erfolgreich und ermöglichen Kontrolle und Perspektive bei der Mehrheit der Aufgaben und Projekte. Dennoch gibt es manchmal Fälle, in denen Planen und Denken notwendig sind. Dies führt zur dritten Säule, der Natürlichen Planungsmethode. Der Arbeisflussprozess umfasst einen horizontalen Fokus beim erledigen der Aufgaben, wohin die Natürliche Planungsmethode einen vertikalen Fokus beim Planen und Bedenken der Themen beinhaltet. Die Planungsmethode besteht aus 5 Stufen. Man geht beim Planen vor, in dem man

1. Zweck und Prinzipien definiert,
2. sich den Ausgang vorstellt,
3. Brainstorming in Form einer Mind Map betreibt,
4. organisiert,
5. und den Nächsten Schritt identifiziert.

GTD basiert auf der Idee alle Informationen einfach zu speichern, nachzuverfolgen und zu empfangen, die nötig sind um die Dinge geregelt zu kriegen. Allen sagt, dass viele unserer mentalen Blockaden durch eine unzureichende Vorausplanung (beispielsweise muss bei jedem Projekt festgelegt werden, was erreicht werden soll und welche spezifischen Nächste Schritte dazu notwendig sind, dies zu erreichen). Es ist sehr praktisch, laut Allen, während man darüber nachdenkt eine Serie an Nächsten Schritten festzulegen, welche wir später ohne weiter nachzudenken abarbeiten können.

Leider funktioniert unser mentales Erinnerungssystem wenig erfolgreiche und sagt uns selten, wann was wo wie getan werden muss. Die Nächsten Schritte müssen einem Kontext zugeordnet in einem System abgespeichert werden, dem man vertrauen kann und welches ermöglicht, dass wir rechtzeitig die richtigen Erinnerungen erhalten. Da GTD auf externalisiertem Erinnern aufbaut, kann es als eine Anwendung der wissenschaftlichen Theorien vom Verteilten Wissen und dem Erweiterten Geist angesehen werden.

Die Grundprinzipien des GTD:

Sammeln

Stressfreie Produktivität startet damit, dass man all den Ballast ablädt, der im Kopf herumschwirrt, und all das aufnimmt, was Nachverfolgung, Erinnerung oder Aktion benötigt. Wohin? Allen nennt dies einen Eingangskorb: Eine physikalische Box, einen E-Mail-Eingangskorb, ein Diktiergerät, ein Notizbuch, ein PDA, ein Schreibtisch, ein i-pod, und so weiter.

Die Idee ist es, alles aus dem eigenen Kopf rauszubekommen und in einem Hilfsmittel zu sammeln, so dass es direkt bearbeitet werden kann. All diese Eingangskörbe sollten mindestens einmal pro Woche geleert (bearbeitet) werden.

Allen nennt keine bestimmte Sammelmethode, er überlässt diese Wahl uns selbst. Er unterstreicht nur die Wichtigkeit, diese Eingangskörbe regelmäßig zu leeren. Jeder Lagerplatz, der regelmäßig bearbeitet wird ist akzeptabel.

Bearbeiten

Wenn man einen Eingangskorb bearbeitet, soll ein strikter Arbeitsflussprozess befolgt werden:

1. Oben anfangen.
2. Eine Sache zu einer Zeit bearbeiten. Kein Multitasking.
3. Nichts darf zurück in den Eingangskorb gelegt werden.
4. Wenn ein Ding Handlung erfordert: Mach es, wenn es weniger als 2 Minuten dauert, ODER delegier es, ODER vertag es.
5. Wenn ein Ding keine Handlung erfordert: Archivier es als Referenz, ODER wirf es weg, ODER inkubier es für eine mögliche spätere Nächste Aktion.

Wenn etwas weniger als 2 Minuten braucht um erledigt zu werden, sollte es sofort erledigt werden. Die 2-Minuten-Regel ist eine Richtschnur, die im Verhältnis dazu steht, wie lang es dauern würde diese Sache formal zu vertagen.

Organisieren

David Allen beschreibt eine Reihe von Listen, die wir nutzen sollen um die Dinge nachzuverfolgen, die Aufmerksamkeit erfordern:

• Nächste Schritte – für jede Sache die Aufmerksamkeit benötigt, muss entschieden werden, welcher Nächste Schritt physisch an dieser Sache durchgeführt werden kann. Wenn zum Beispiel die Sache „Schreib einen Projektbericht“ heißt, dann ist der nächste Schritt möglicherweise „Fred eien E-Mail für Treffen schicken“. Auch wenn es viele Schritte und Handlungen gibt, die notwendig sind um eine Sache zu erledigen, gibt es immer etwas, das zuerst getan werden muss dieser Schritt sollte in der Nächste Schritte-Liste festgehalten werden. Vorzugsweise werden diese Nächsten Schritte so organisiert, dass sie dem Kontext entsprechen in dem sie erledigt werden können: Am Telefon, im Büro, in der Stadt.
• Projekte – Jeder offene Schleife im Leben oder der Arbeit die mehr als eine physische Handlung benötigt ist ein Projet. Diese Projekte werden regelmäßig nachverfolgt und überschaut um sicherzustellen, dass jedes Projekt einen Nächsten Schritt hat, der damit verknüpft ist und erledigt werden kann.
• Warten auf – Wenn eine Handlung an jemand anderen delegiert wurde, oder ein Termin abgewartet werden muss, wird dies im System festgehalten und periodisch überprüft, um Fälligkeiten im Blick zu haben und Erinnerungen zu verteilen.
• Irgendwann/ Vielleicht – Sachen, die irgendwann erledigt werden sollen, aber nicht jetzt. Beispielsweise: Spanisch lernen oder Tauchkurs machen.

Ein Kalender ist wichtig um Termine und Vereinbarungen im Blick zu haben. Allen empfiehlt den Kalender der festen Landschaft vorzubehalten: Dingen, die eine bestimmte Deadline haben, Treffen und Terminen mit festgelegter Zeit und festgelegtem Ort. Für To-Do-Sachen ist die Nächste Schritte-Liste reserviert.

Eine letzte Schlüsselkomponente des GTD ist ein Ablagesystem. Ein Ablagesystem muss einfach sein und Spaß machen. Selbst ein einzelnes Blatt Papier, wenn es als Referenz benötigt wird, sollte seinen einzelnen Ordner erhalten, wenn es nicht zu einem bereits existierenden Ordner gehört. Allen schlägt einen einfache, alphabetische Ordnung für das Ablagesystem vor, um einen Zugriff schnell und einfach zu machen wenn Informationen benötigt oder gespeichert werden sollen.

Rückschau

Diese Listen und Erinnerungen sind wenig wirkungsvoll, wenn sie nicht regelmäßig durchgesehen werden (normalerweise einmal pro Woche). Bei gegebener Zeit, Energie und vorhanden Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt muss entscheidbar sein, was die wichtigste Aufgabe ist und diese muss kann dann getan werden. Wenn jemand an Aufschieberitis leidet oder sich verzettelt, passiert es schnell, dass man stets nur die einfachen Aufgaben erledigt und die schwierigen vermeidet. Um dieses Problem zu lösen, kann man sich entscheiden, die Aufgaben eine nach der anderen von der Liste abzuarbeiten, genauso wie man einen Eingangskorb bearbeitet.

Die GTD-Disziplin verlangt, dass alle offenen Aktionen, Projekte und warten auf-Sachen mindestens einmal in der Woche durchgesehen werden, um sicherzustellen, dass neue Aufgaben und bevorstehende Ereignisse ins System einfließen und alles up-to-date ist.

Erledigen

Jedes Organisationssystem führt zu nichts, wenn ein Großteil der Zeit auf das Organisieren der Aufgaben verwendet wird statt auf das Erledigen dieser Aufgaben. Wenn man es aber jemandem einfach und spaßbringend macht, die Dinge geregelt zu kriegen und die Nächsten Schritte anzugehen, dann wird man sich weniger verzetteln oder überfordert sein mit zuvielen offenen Enden.

Techniken und Werkzeuge

Grundsätzlich kann das GTD-Konzept auch ohne einen Computer umgesetzt werden. Besonders beliebte Materialien sind ein Moleskine-Notizbuch (molescine.com), der Hipster-PDA (douglasjohnston.net)  und der Karteikasten 43folders (43folders.com) . Jedoch kann die Unterstützung durch einen Computer erleichternd wirken. David Allen selbst schlug den Computer als wichtiges Hilfsmittel zur Umsetzung von GTD vor, indem man digitale Planung durchführt. Später monierte Allen allerdings einen Mangel an guter Projektmanagementsoftware, welche weniger fest und mehr funktional ist und auf unserer natürlichen Art zu planen und zu denken basiert.

Daraufhin wurde eine bemerkenswerte Zahl an Software zur Unterstützung der GTD-Umsetzung herausgegeben, über 100 Anwendungen [Interactive GTD Software Comparison Table] entstanden, die vor allem das GTD-Konzept umsetzen sollen. Diese Werkzeuge reichen von einfachen Listenmanagern zu interaktiven Webservices, kostenlos oder gewerblich, für alle bekannten Plattformen und Geräte.

Links

• David Allen & Co. (extern)

Getting Things Done book

• Kaufen Sie “Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag” bei Amazon.de
  • Amazon Germany
• Von David Allen
• Taschenbuch: 315 Seiten
• Verlag: Piper; Auflage: 10 (November 2007)
• Sprache: Deutsch
• ISBN-10: 3492240607
• ISBN-13: 978-3937051451
• Originaltitel: Getting things done – The Art of Stress-Free Productivity

Auszüge aus Getting Things Done

• Business Week | from Chapter 1: “The Art of Getting Things Done”
• Business Week | from Chapter 6: “Processing: Getting ”In“ to Empty”

David Allens Seiten

• David Allens Website
• David Allens Nachrichtenbrett
• David Allens Weblog (angehalten)

Getting Things Done und GTD sind registrierte Handelsmarken der David Allen Company (U.S.).

Foto: albertopveiga (flickr.com)

• GTD bricht Ihre Ziele auf die Ebene der Nächsten Schritte hinunter.
• GTD hilf Ihnen, Ihre Ziele effektiv im Auge zu behalten.
• GTD hilft Ihnen, Ihre Nächsten Ziele in den Zusammenhang zu bringen.
• GTD ermöglicht Ihnen, Zeit für Ihre Zielschritte zu verwenden.
• GTD lässt Sie sich auf Ihre Ziele konzentrieren.

Das Selbstmanagementsystem Getting Things Done von David Allen (Berater und Autor, „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ [I], „So kriege ich alles in den Griff“ [II]) basiert auf einem genialen Konzept, das Karate und Zen-Elemente enthält. Im Wesentlichen geht es darum, bei all den von außen auf uns eindringenden Dingen souverän und vor allem angemessen reagieren zu können; es geht darum, einen wasserklaren Geist zu haben, so wie ein See durch einen Stein ins wackeln gerät, aber dann wieder seine Ruhe findet.

In seinem Bestseller „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ stellt er dieses System zusammenfassend dar, aber seine Fans sind so zahlreich dass man seine Methode auch mit ein wenig surfen durch Blogs zusammensetzen kann.

Die Werkzeuge und Techniken können Sie fast alle selbst auswählen. Notizzettel, ein Handy, oder Textdateien oder echte Software  – Allen sagt das alles funktioniert, so lange Sie es auf die Art benutzen, die in seinem Buch vorgestellt ist.

Was Sie brauchen:

• Stellen Sie sich vor, dass eine ganze Menge Menschen für Seminare und Treffen zu solchen einige Hunderter ausgeben – für die Ersteinrichtung habe ich grade mal 25 Euro gebraucht.
• Sie müssen sich Zeitnehmen, am Anfang brauchen sie Zwei Tage, später sollten Sie wie ich mit 20 Minuten pro Woche auskommen.
• Büromaterial: Aktensammelmappen, einen Stift, einen Kalender, ein bisschen Papier und einen Ablage – das ist alles was Sie brauchen, um loslegen zu können
• Allens Buch: Sie müssen es natürlich nicht kaufen, aber „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ hat eine viele hilfreiche Details zum Einrichten und ist außerdem eine wunderbare Motivation – auch wenn es viele Blogs zum Thema gibt, die Philosophie oder den „theoretischen Unterbau“ dieses Systems habe ich noch nirgends so gut erklärt gefunden wie bei David Allen selbst.
• Wenn Sie wollen: GTD-Software.  Denken Sie aber daran, wer die Systempflege klein halten will, sollte die Arbeitsmittel so simpel wie möglich halten.

1. Den Schreibtisch leer machen

ZIEL: Erfassen Sie alles, was Ihnen unterkommt und befreien Sie so Ihre mentale Energie und starten Sie, die Dinge geregelt zu kriegen.

GTD ist ein allumfassendes System, also machen Sie es sich nicht bequem. Der Schlüssel zum Erfolg ist der erste große Abwasch. Und für den brauchen Sie einen großen zwei Tage dauernden Erfassungsvorgang, während dem Sie alle losen Enden zusammenziehen, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen: ungeöffnete Briefe, E-Mails, Schreibtischberge, Lesematerial, Kram  und alle Schränke, die Sie sich nicht mehr trauen aufzumachen. Für größere Sachen, die nicht in Ihre Schreibtischablage passen, sollten Sie sich auf einem kleinen Zettelchen einen kurzen Vermerk machen – vom kaputten Kühlschrank bis hin zur Autowaschanlage. David Allen schlägt vor, dass für jedes Projekt ein Extrablatt nehmen. Projekte, dass sind Ihre großen Ideen, die viele kleine Einzelschritte und Aufgaben erfordern bis Sie endlich da sind, wo sie hinwollen.

Wenn Sie all Ihren Kram zusammenhaben, ist es Zeit für eine „Gehirnwäsche“: Schreiben Sie alle Aufgaben und Projekte auf, die in Ihrem Bewusstsein aufblitzen, auch die Aspekte Ihres Lebens, die Sie gestalten und geregelt kriegen wollen, bevor Sie sterben.

2. Das Wesentliche

Haben Sie beim Auflisten daran gedacht?

Beruf:

• Versicherungen
• Versprechen und Verabredungen mit anderen
• Einkäufe
• Seminare und Trainings

Privat:

• Urlaubspläne
• Bücher, DVDs, CDs
• Fahrzeug
• Gesellschaftliche Angelegenheiten

3. Leeren Sie Ihre Eingangsbox

ZIEL: Machen Sie aus den Aufgaben durchführbare Schritte.

Wenn Sie Ihre unerledigten Angelegenheiten zusammenhaben, ist es an der Zeit diese Sachen durchzuarbeiten. Machen Sie sich keine Sorgen, dass bedeutet nicht, dass Sie jede einzelne Sache erledigen müssen. Mit Durcharbeiten meint David Allen, dass Sie einfach einen nächsten Schritten festlegen müssen: Das allernächste, was es zu tun gilt, egal ob es die Aufgabe löst oder nur dem Ziel näher bringt. Viele Sachen die Sie gesammelt haben, können Sie auch einfach wegwerfen.

Wie sieht es mit den nächsten Schritten aus? Angenommen, Sie wollen Ihre Garage auf Vordermann bringen und können das nicht, weil dort der kaputte Kühlschrank steht. Ihr  nächster Schritt wäre also „Peter anrufen, damit er ihn zur Reparatur abholt.“

Allen fügt noch einige Regeln hinzu:

Nur eine Sache zu einem Zeitpunkt: Im Eingangskorb oben anfangen, dann abarbeiten. Nicht mit der nächsten Sache weitermachen, bevor der nächste Schritt für die erste festgelegt ist. Manchmal muss man genau nachdenken, aber es einfach liegen zu lassen erledigt es ganz bestimmt nicht.

Zwei Minuten: Wenn Ihr nächster Schritt nur zwei Minuten dauert, erledigen Sie ihn sofort.

Delegieren oder eintragen: Alles was länger als zwei Minuten dauert kann entweder delegiert werden (machen Sie das auch sofort!) oder in ein sicheres System eingetragen werden (Termine und befristete Aufgaben in den Kalender, Nächste Schritte auf eine Liste, Archivmaterial in die Aktensammelmappen).

Achtung, achtung!

Verlieren Sie sich nicht im Aufräumen der Chaos-Schublade.

Es gibt Stellen im Haus, für deren Bearbeitung man zu lange bräuchte. Verlieren Sie sich nicht darin, sondern machen Sie einen Zettel mit „Schublade aufräumen“.

4. Füttern Sie Ihr sicheres System

ZIEL: Ordnen Sie Ihre Nächsten Schritte wiederauffindbaren Listen mit überprüfbaren Kategorien zu:

Ärmel hochkrempen, meine Damen und Herren, den jetzt kommen wir zum Eingemachten: Es ist Zeit fürs Organisieren.

Erfinden Sie Ihr eigenes System. Entwickeln Sie eine Kombination aus Kalender und Listen, die für Sie funktioniert – ich benutze beispielsweise dafür zwei Moleskine Notizbücher. Eine andere Möglichkeit ist die Benutzung von Software oder von Online Tools.

Ordnen Sie Ihre Nächsten Schritte nach Handlungskategorien:

• Kontextlisten für Projekte: Alles was aus mehreren Aufgaben besteht hierhin! (Nächste Schritt –> Aufgaben –> Projekte.)
• Terminkalender: Schritte, die an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Zeit durchgeführt werden müssen.
• Nächste Schritte: Alles, was so bald wie möglich getan werden sollte
• Warten Auf: Projekte und Schritte, die Ihnen wichtig sind und die Sie delegiert haben.
• Machen Sie auch Listen für Ziele, die Sie langfristig erreichen wollen (Vielleicht/Irgendwann), und Checklisten, zum Beispiel mit Werten, die Ihre Arbeit beeinflussen.

5. Wöchentliche Durchsicht

ZIEL: Nehmen Sie sich wöchentlich Zeit, um Ihre Listen durchzusehen und zu überarbeiten, so dass Sie nichts übersehen oder unberücksichtigt lassen.

Das Leben ist ein ständiger Wandel. Neue Daten, neue Anforderungen und neue Möglichkeiten tauchen auf. Eben erst haben Sie alles organisiert, aber dann sind schon wieder neue Sachen da. Jetzt sind wir an dem Punkt, wo die meisten Leute nachlässig werden und sich damit viel kaputt machen.

Die wöchentliche Durchsicht ist essenziell. Es geht um eine verkürzte Version der vorherigen Schritte. Sie sammeln alle Ihre Dokumente, Notizen, Schreibtischberge und den Kram einer Woche und verteilen alles an Ihre Nächste Schritte und Organisiationsmittel.

Wer das getan hat, sollte Allens Checkliste für die wöchentliche Durchsicht von oben nach unten abarbeiten:

1. Vergangene Woche im Kalender nach Vergessnem absuchen.
2. Kommende Woche im Kalender ansehen und überarbeiten, damit Sie in Ihrem Kopf einen Überblick haben.
3. Eine „Gehirnwäsche“ durchführen, also alles aufschreiben was Ihnen an Ideen in den Sinn kommt, egal ob es um die  nächste Woche geht oder nicht
4. Die Projektlisten durchsehen und die Nächsten Schritte dafür festlegen
5. Die Kontextlisten durchsehen und erledigte Schritte streichen
6. Die „Warten auf“-Liste durchsehen und überfälliges anmahnen
7. Die „Vielleicht/Irgendwann“ Liste angucken – gibt es Träume, die Sie jetzt verwirklichen können? Ist irgendetwas mittlerweile dringend geworden?
8. Kreativ und Mutig sein – denken Sie über neue Möglichkeiten nach.

Die Dinge geregelt kriegen

ZIEL: Während kleine Schritte Ihre Liste verlassen, sollten Sie über die größeren Projekte und Ziele in Ihrem Leben nachdenken.

Wer die kleinen Schritte in Angriff nimmt, muss auf ein Streben nach höherem Vertrauen – egal ob es Ihnen von Ihren Eltern, Ihrem Gewissen, einem Gott, der Natur, Ihrer Intuition oder wem auch immer eingegeben wurde. Dabei gibt es eine Reihe von Ebenen, die Allen vorstellt:

In diesem Moment: Überlegen Sie, in welchem Kontext Sie sich befinden, wie viel Zeit haben Sie, wie viel Energie haben Sie, was sind Ihre Prioritäten. So finden Sie sicher einen Nächsten Schritt, den Sie erledigen können.

Alltag: Wir beschäftigen uns jeden Tag mit drei Arten von Tätigkeiten – den vordefinierten Aufgaben (Kalender, Listen), den plötzlich anfallenden Aufgaben (was Sie in höchstens 2 Minuten sofort erledigen) und der Aufgabenplanung. Der Schlüssel zum Erfolg ist es, dass die eine Tätigkeit nicht überhand gegenüber den anderen beiden gewinnt.

Durchsehen: Allen sagt, dass es drei Stufen gibt, von denen Sie auf Ihre Arbeit gucken können, das Rollbahn (aktuelle Tätigkeiten), „10 000 Fuß“ (Langzeitprojekte), „50 000 Fuß“ (das ganze Leben). Dabei sollen Sie nicht – wie von anderen Systemen häufig propagiert, von oben nach unten schauen, sondern unten beginnen und wie ein Adler langsam nach oben aufsteigen. Denn nur wer seinen Geist von Ablenkung und Sorge befreit, der schafft Platz für das effektive setzen von höheren Zielen.

Die große Idee

GTD zum Laufen bringen

Es ist wichtig, dass Sie ALLE Ihre Aufgaben, ob persönlich oder privat, erfassen, damit GTD funktionieren kann. Ein kleiner Fehler im System kann große Probleme schaffen. Wenn ihre Nächste Schritte Liste nicht aktuell ist, verlieren Sie Ihr Vertrauen zur Liste und werden Die Dinge darauf nicht mehr erledigen.

Notenschnitt: 4,0. Tendenz: sinkend. Noch ein wenig schlechter und ich konnte einpacken. Nicht, dass mir der Wille gefehlt hätte – ich sah mich einem ganz anderen Dilemma gegenüber: Wenn ich weniger lernte, würde es weiter abwärts gehen, wenn ich mehr lernte:  das Gleiche.

Doch im Leben gibt es keine Zufälle: Zwei Monate vorher hatte ich einen Gutschein bekommen. Ein Ausweis für die Krefelder Mediothek.  Ich überlegte mir: Wo es Bücher über Indianer, Detektive und Schatzinseln gibt, da muss es doch auch Bücher über eine durchgreifende Nutzung des Gehirns geben. Im Gegensatz zu Tony Buzan wurde ich fündig – er wurde in seinem zweiten Studienjahr von der Bibliothekarin an die medizinische Abteilung verwiesen:

Es war das Jahr 1998 und ich zog Bücher aus den vergangenen drei Jahrzehnten aus dem Regal. Sie stanken, waren alt, staubig und sahen nicht wie Schatztruhen aus, in denen die Geheimnisse unseres Gehirns verschlossen waren. Eines der Bücher versuchte ich aufzuschlagen, aber die Seite war verklebt.

Ich wollte mich schon wieder umdrehen, da viel mein Blick auf ein Buch, welches deutlich herausstach: Das Mind-Map Buch. Es versprach nicht mehr als „die beste Methode zur Steigerung Ihres geistigen Potenzials“, „Das Schweizer Taschenmesser des Denkens“ zu sein. Ich wurde Mitglied der Mediothek und lieh mein erstes Buch aus.

Das Ergebnis war eine Mind-Map über mein Lernverhalten und wie ich es beeinflussen wollte. Ich nahm mir fest vor, es in den verbleibenden drei Monaten meines Schuljahres auszuprobieren. Am Ende hatte sich nicht nur mein Notendurchschnitt deutlich verbessert, sondern auch meine Konzentration, meine Allgemeinbildung und meine Fähigkeit, mit anderen Menschen zu kommunizieren.

Ein Jahr später gab ich Nachhilfeunterricht. Schülern, die ebenso „abrutschten“ wie es mir passiert war, Schüler, die noch nie etwas „auf die Beine“ bekommen hatten. Der Erfolg war riesig.

Das Mind-Map Buch hatte nicht nur mein geistiges, sondern mein universales Potenzial gesteigert. Ich versank in einer neuen Welt:

• Wie funktioniert das Gehirn?
• Wie lernt man das Lernen?
• Wie lernt man das Erinnern?
• Wie wird man kreativ?
• Wie liest man am besten?
• Gibt es eine allumfassende Technik, oder neue Entwicklungen?

Was auch immer ich dazu  zwischen die Finger bekam, ich verschlang es.  Ich war wie fasziniert von unserem Gehirn, den geistigen Fähigkeiten die in allen Lebensbereichen zum Erfolg verhelfen, einer Kreativität im Höchstformat und unserem außerordentlichen Gedächtnis.

14 Gründe fürs Mind Mapping

Heute sind Mind Maps eine Selbstverständlichkeit – glauben viele. Zugegeben, Menschen wie Tony Buzan, oder Maria Beyer für Deutschland oder ich und Sie tun viel dafür, Mind Maps bekannt zu machen und mit dem Wort weiß inzwischen jeder etwas zu verbinden. Die Menschen, die sich für das Mind Mapping entscheiden, stehen in eine Reihe „Großer Gehirne“, die auf besondere Art ihre Aufzeichnungen zu machen pflegten:

• Albert Einstein,
• Charles Darwin,
• Christopher Columbus,
• James Jocye,
• John F. Kennedy,
• Leonardo da Vinci,
• Ludwig van Beethoven,
• Michelangelo,
• Pablo Picasso,
• Sir Isaac Newton,
• Thomas Edison,
• Vincent van Gogh,
• Walter H. Brattain und
• William Blake.

Aber diese 14 Großen Gehirne sind nicht die 14 Gründe fürs Mind Mapping. Gucken Sie sich das mal an:

1. Mind Maps machen Sie unglaublich flexibel. Immer wieder lassen sich an den unterschiedlichsten Stellen neue Zweige anfügen, ohne das Sie alles noch einmal abschreiben müssen. Außerdem können Sie Querverbindungen visualisieren, Zeichnungen und Bilder anbringen, Farb- und Symbolcodes einbinden und Mind Maps zusammenlegen. Dies Gründet Ihre Datenbank des Wissens und lässt Sie schnell und flexibel Neues aufnehmen und mitgestalten.
2. Mind Maps machen Sie wesentlich produktiver.Durch eine deutliche Zeitersparnis und bessere Organisation können Sie Ihre Konzentration auf das Finden neuer Ideen lenken. Die Mind Map-Form unterstützt Sie dabei durch einen auf Assoziation – dem kreativen Finden von Ideen – gestützten Aufbau.
3. Mind Maps verbessern Sie zum kreativen Problemlöser. Durch das zeitliche und räumliche Zusammenlegen von Schlüsselwörtern wird Ihre Kreativität erhöht. Das ganze Mind Map-Konzept setzt auf ein Zusammenspiel zwischen den Fähigkeiten der rechten und linken Gehirnhälften. Rechts lässt Sie kreativ sein, Links analytisch. Wenn beides gleichzeitig abläuft, kommen Sie zu den besten Ergebnissen.
4. Mind Maps lassen Sie Informationslücken aufdecken.Das Gehirn strebt nach Vollständigkeit und Ganzheit. Mind Maps unterstützen das. Jederzeit können Sie an einen Zweig mit einem Schlüsselwort einen neuen Zweig anfügen. Ein Fragezeichen taucht auf? Hier fehlen Ihnen offenbar noch Informationen
5. Mind Maps geben Ihnen die Möglichkeit, über die Art und Weise wie Sie denken, nachzudenken. Die multidimensionale Struktur der Mind Map macht es möglich, Themen von allen Seiten her zu betrachten. Die Gedankenlandkarte, Ihrer eigenen Konstruktion der Wirklichkeit im Bewusstsein, wird durch die Mind Map zu Papier gebracht und aufgedeckt.
6. Mind Maps lassen Sie schneller zu Ergebnissen bei Schlüsselfragen kommen. Durch ein optimales Zusammenspiel der rechten und linken Gehirnhemisphären wird eine ganzheitliche Sichtweise gefördert, die das Lösen von Problemen wesentlich vereinfachen.
7. Mind Maps helfen Ihnen, bessere Entscheidungen zu treffen. Und zu einer schnellen Problemlösung bekommen Sie noch eine gute Problemlösung oben drauf. Mind Maps lassen Sie Informationslücken auffüllen, kreativ sein und decken Ihre Denkfehler und Vorurteile auf. Dadurch können Sie Pro- und Contra-Argumente finden, bewerten und so zu einer sicheren Entscheidung gelangen.
8. Mind Maps helfen Ihnen, besser organisiert zu sein. Im Getting Things Done ist (GTD) ist das Mind Mapping ein wesentliches Bestandteil zum Erreichen Ihrer Zielbilder bei Projekten. Viele Setzen sogar bei ihren Listen aufs Mind Mapping. Auf jeden Fall ermöglichen Ihnen Mind Maps Klarheit und Durchsicht im Zeitalter der Informationsflut. Und das wiederrum lässt sie zu einer klaren und einfachen Organisation Ihres Wissens kommen, mit dem Sie täglichen Anforderungen, Problemen und Aufgaben gegenübertreten.
9. Mind Maps lassen Sie die Bäume sehen. Und den Wald. Von den Hauptzweigen, den Oberthemen, geht es immer weiter bis ins kleine Detail. Dies ermöglicht Ihnen Oberflächlichkeit, wenn sie angebracht ist (z.B. wenn es um Schnelligkeit oder Leichtverständlichkeit geht), und Detailliertheit zugleich.
10. Mind Maps helfen Ihnen, Schlüsselaufgaben in Projekten zu identifizieren und Ihre Prioritäten darauf anzuwenden. Mind Maps ermöglichen Ihnen trotz – oder gerade wegen – ihrer runden Denkweise Hierarchie und (numerische) Ordnung. Das hilft Ihnen – zum Beispiel bei der natürlichen Projektplanung im GTD – zu Handlungsorientierung und Umsetzung zu gelangen – mit Ihren eigenen Prioritäten und Ideen.
11. Mind Maps lassen Sie Zeit sparen. Sie notieren nur die relevanten Wörter: Sie sparen Zeit. Sie lesen nur die relevanten Wörter: Sie sparen Zeit. Sie suchen nur im Kontext relevanter Wörter nach einem bestimmten Schlüsselwort (Kein Textchaos!): Sie sparen Zeit.
12. Mind Maps fördern Ihre Konzentration auf das Wesentliche.Wenn Sie all Ihre geistigen Fähigkeiten immer wieder aufs Neue nutzen, wird Ihr Gehirn zunehmend aufgeweckter und aufnahmebereiter. Schlüsselwörter lassen sich zudem leicht erkennen und es herrschen klare und treffende Assoziationen zwischen den Schlüsselwörtern. Dies verhindert Ablenkungen und ermöglicht eine Konzentration auf die entscheidenden Themen.
13. Mind Maps machen es Ihrem Gehirn so einfach wie möglich. Leichte, gut visualisierte, bunte und mehrdimensionale Notizen  (sogenannte Mind Maps) machen es Ihrem Gehirn sehr leicht, neuen Inhalt zu akzeptieren und sich daran später wieder zu erinnern. Lineare Aufzeichnungen schaffen das nicht.
14. Mind Maps bringen Sie an die Schwelle von neuen Erkenntnissen und Entdeckungen. Sie fördern den unendlichen Flow Ihrer Gedanken.Dies ist das Geheimnis unheimlichen Wissens, genialer Fähigkeiten und einer unglaublichen Weltoffenheit.

7 Schritte zur eigenen Mind Map

1. Starten Sie in der MITTE eines quergelegten Blatt Papier. Warum? Der Start aus der Mitte heraus gibt Ihrem Gehirn die Freiheit sich in alle Richtungen auszubreiten und sich freier und natürlicher ausdrücken zu können.
2. Nutzen Sie eine DARSTELLUNG oder ein Bildnis von Ihrem Hauptgedanken. Warum? Weil ein Bild mehr als tausend Worte sagt und Ihnen hilft, Ihre Vorstellungskraft einzusetzen. Ein Zentralbild ist interessanter, hält Sie fokussiert, hilft Ihnen bei der Konzentration und gibt Ihrem Gehirn einen neuen Impuls.
3. Verwenden Sie FARBEN. Warum? Farben sind ebenso aufregend für Ihr Gehirn wie Bilder. Farbe flößt Ihren Mind Maps leben ein, führt Ihrem Kreativen Denken enorme Energie zu und es macht Spaß!
4. VERBINDEN Sie Ihre HAUPTÄSTE mit den Zentralbild und verbinden Sie Level B- und Level C-Zweige zur den Hauptästen und Hauptzweigen hinzu, und so weiter. Warum? Weil das Gehirn mit Assoziationen arbeitet. Es verbindet zwei (oder drei, oder vier) Sachen miteinander. Wenn Sie die Zweige verbinden, werden Sie es beim Verstehen und Erinnern viel einfacher haben.
5. Machen Sie Ihre ZWEIGE KURVIG statt gradlinig. Warum? Nichts ist langweiliger für Ihr Gehirn als grade Linien.
6. Verwenden Sie EIN SCHLÜSSELWORT PRO LINIE. Warum? Weil einzelne Schlüsselwörter Ihrer Mind Map mehr Kraft und Flexibilität geben.
7. Nutzen Sie auch zwischendurch BILDER [und Zeichnungen/Skizzen]. Warum? Weil jedes Bild – genau wie das Zentralbild – mehr sagt als tausend Worte. 10 Bilder in Ihrer Mind Map sind also das gleiche wie 10000 Worte in Ihren Aufzeichnungen.

Ich habe hier die Originalanleitung von Buzanworld.com übersetzt und das hat seinen Grund: Niemand kann das Konzept hinter den Mind Maps so schön erklären wie Tony und fast jeder der es versucht und vorher nicht darin ausgebildet wurde, scheitert. In meiner Schulzeit durfte ich noch 4mal an sogenannten Mind Map Schulungen teilnehmen. Es war immer sehr peinlich, den dann sagen zu müssen, dass sie so ziemlich alles falsch gemacht haben, was es falsch zu machen gab… Deshalb möchte ich Ihnen zwei Empfehlungen mitgeben. Lassen Sie sich von einem zertifizierten Mind Map Trainer im Anfertigen von Mind Maps unterrichten. Kaufen Sie sich Tony’s „Das Mind-Map-Buch“.

Eigentlich wollte ich Ihnen noch meine besten Tipps und Tricks bezüglich Mind Mapping verraten. Aber Tony hat es in seinen 7 Punkten geschafft, all das zu verbraten. Mit einer Ausnahme: Verwenden Sie Pfeile, wenn Sie Verbindungen innerhalb und zwischen den Verästelungen herstellen wollen!

“Das ist ja alles schön und gut, aber…”

Machen Sie eine Mind Map zum Thema „Sonne“, „Liebe“ oder „Lernen“. Das waren meine ersten 3 Mind Maps. Eigentlich wollte ich Ihnen eine Liste mit Anwendungsbereichen wie“Selbstanalyse, Problemlösung, Unterricht, Redemanuskript, Verwaltung“ etc. vorlegen. Aber dann kam mir wieder die Universalität von Mind Maps in den Sinn. Mind Maps gehen immer, egal ob im privaten Bereich oder in Ausbildung und Beruf. Sogar im GTD finden sie als Natürliche Planung  ihre Verwendung.

Wer sich das erste Mal mit Mind Maps beschäftigt hat einige Bedenken und Befürchtungen. Vermutlich denken Sie auch jetzt, dass Mind Mapping ein wenig seltsam ist.

Probieren Sie doch einfach mal ein oder zwei Wochen das Mind Mapping aus. Legen Sie Ihre vorgefassten Meinungen bei Seite und folgen Sie genau der Anleitung von Tony Buzan.

Erstellen Sie 100 Mind Maps. Das klingt viel, ist aber angesichts dessen, das eine Mind Map auch auf dem kleinen Schreibtischnotizblock entstehen kann, sehr wenig. Meine Inhaltskürzeste Mind Map enthielt nur meinen Namen, meine Inhaltsreichste Mind Map alles zum Thema Psychologie das ich weiß. Und meine größte Mind Map – ich habe nachgemessen, misst 3,5 m². Just try it!