Folgenden Rhythmus sind Sie vermutlich gewohnt:

• Kalender: Damit Sie keine Termine vergessen, schauen Sie in diesen mindestens täglich hinein. Termine sind Aufgaben, die ausschließlich zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Zeitfenster möglich sind oder durchzuführen sind. Alles andere hat im Terminkalender nichts zu suchen.
• Aufgabenlisten: Im Wesentlichen nutzen Sie Ihre Aufgabenlisten, sobald Sie einen Aufgabe erledigt haben und kein Termin ansteht. Entscheidend ist dabei natürlich, dass Sie genügend Energie verspüren, um eine neue Aufgabe zu erledigen. Beim Blick in die Aufgabenliste wählen Sie eine aus, die Sie als nächstes angehen wollen.

Soweit geht fast jedes Erinnerungs- und Planungssystem. Ziel beim Selbstmanagementsystem ist, dass Sie dem System voll vertrauen können – nichts mehr vergessen. Nur wenn das möglich ist, haben Sie einen wasserklaren Geist ohne mentale Unterbrechungen. Eine Eigenheit des GTD ist die zusätzliche Wochenrückschau, die Weekly Review. Diese dient der Pflege der systematischen Ordnung.

Die Wochenrückschau – warum?

Beim GTD soll alles erfasst werden, damit einem nichts mehr durch die Lappen geht. Die wöchentliche Kalibrierung des Systems fängt alles wieder ein, was durchgeschlüpft ist und nicht verloren gehen soll. Außerdem macht es Ihren Kopf frei, so dass Ihr Verstand nicht mit Merken/Erinnern und Arbeiten gleichzeitig überfordert wird. Folgende Gründe gibt es für die wöchentliche Rückschau:

• Selbst bei einer guten Bearbeitung der Eingangskörbe und Listen in der täglichen Anwendung vergessen wir, unsere Projektlisten zu überprüfen. Das bedeutet, dass möglicherweise Projekte mit Nebenaktionen untergehen oder vergessen werden. Außerdem werden andere Projekte und Aufgaben nicht hinzugefügt oder man vergisst diese abzuhaken. Manchmal muss auch der Motor für ein Projekt neu angeworfen werden, weil es völlig ins Stocken geriet.
• Ohne eine regelmäßige Überprüfung beginnt jedes System zunehmend chaotischer zu werden. Sichern Sie daher, dass das System komplett funktionstüchtig ist und der Stein immer schön im Rollen bleibt. Wenn Sie sich nicht voll auf die Ordnung in Ihrem System verlassen können, werden Sie es bald nicht mehr verwenden.
• Die wöchentliche Überprüfung macht den Kopf frei und macht Sie ruhig und zufrieden. Genießen Sie den wasserklaren Geist. Om!

Es geht also um drei Erfrischungen für Sie und Ihr System:

1. Klarheit: Sammeln Sie alle losen Enden aus der vorherigen Woche, dann können Sie auch einen Blick auf die Zukunft wagen.
2. Energie: Planen Sie die Schritte, die Sie benötigen, um in der nächsten Woche, an Ihren Projekten weiterzuarbeiten.
3. Schaffensfreude: Denken Sie darüber nach und planen Sie kreativ, was Sie tun können, um Ihr Leben in eine neue Richtung zu bewegen oder auf ein anderes Lebel zu gelangen.

Die Wochenrückschau – wie geht das?

Wählen Sie einen Zeitpunkt in der Woche, an dem Sie bis zu einer Stunde Zeit haben. Möglicherweise wählen Sie den Freitag, den Samstag oder den Sonntag, jeder andere Tag der Woche führt zum gleichen Ergebnis. Sie müssen einen regelmäßigen Termin anlegen, der Ihnen am besten passt und an dem Sie regelmäßig und konsequent die Wochenrückschau durchführen können.

Einmal pro Woche sollte man sich die Zeit nehmen, um:

• alle losen Enden zu sammeln und zu bearbeiten,
• das System durchzusehen,
• die Listen auf den neusten Stand bringen und
• alles sauber, klar, aktuell und komplett zu machen.

Auf diese Weise soll ein “dauerhaft entspannter und produktiver Lebens- und Arbeitsstil” (David Allen: So kriege ich alles in den Griff) implementiert werden. Auch bei der Wochenrückschau geht es also um das

1. Sammeln,
2. verarbeiten,
3. organisieren,
4. überblicken und
5. handeln.

10-Schritte-Schema für die Wochenrückschau

Folgende Vorgehensweise hat sich dabei für die Wochenrückschau bewährt:

1. Sammeln Sie alle losen Papiere und Dinge: Tragen Sie zunächst einmal alles in Ihrem Eingangskorb zusammen, was lose herumliegt: Zettel, Visitenkarte, Blätter, Belege, Post-its, Unterlagen etc.
2. Leeren Sie Ihren Eingangskorb: Meistens schafft man das nicht täglich, jetzt ist aber die Zeit, Ihren Eingangskorb komplett durchzuarbeiten und zu leeren. Sichten sie Ihre Notizen und alles, was Sie sich sonst noch aufgeschrieben haben oder in den Eingangskorb gesteckt haben. Entscheiden Sie, ob es sich um Handlungsschritte, Projekte etc. handelt. Vergessen Sie insbesondere Ihre E-Mail-Postfächer nicht!
3. Schaffen Sie sich einen freien Kopf: Schreiben Sie auf, was Ihnen an Ideen und Aufgaben durch den Kopf schwirrt. Tragen Sie noch nicht erfasste Projekte Aufgaben oder Delegiertes in die entsprechenden Listen ein.
4. Überprüfen Sie alle Aufgabenlisten: Sind diese noch aktuell? Haben Sie vergessen, etwas abzuhaken? Haben sich bestimmte Aufgaben „von selbst“ erledigt? Fehlen Aufgaben? Haken Sie ab und prüfen Sie, ob Erinnerungshilfen für weitere Handlungsschritte notwendig sind.
5. Überprüfen Sie die Projektlisten: Haben alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt? Sind sie aktuell? Bewerten Sie den Stand der Projekte, nach den Zielen und gewünschten Ergebnissen und stellen Sie sicher, dass mindestens ein nächster Handlungsschritt festgelegt ist.
6. Prüfen Sie die „Warten auf“-Liste: Müssen Sie bei jemandem nachhaken? Schreiben Sie sich als Aufgabe auf, wann Sie was tun müssen, um eine weitergereichte Aufgabe zu verfolgen.
7. Überprüfen Sie Ihren Kalender: Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche alles an? Ist der Kalender aktuell? Überprüfen Sie noch einmal die Einträge der vergangenen Woche. Ergeben sich aus den Terminen weitere Maßnahmen, muss Referenzmaterial bearbeitet oder durchgesehen werden. Übertragen Sie diese in die entsprechenden Listen und erstellen Sie gegebenenfalls neue Projekte beziehungsweise überprüfen Sie nach dem Termin das entsprechende Projekt.
8. Sehen Sie sich die kommenden Termine an: Überprüfen Sie die kurz- und langfristigen Termine in Ihrem Terminkalender. Welche Maßnahmen haben Sie zu diesen Terminen bereits angestoßen? Erfassen Sie diese und leiten Sie diese wenn nötig an Beteiligte weiter.
9. Schauen Sie auch mal auf die “Irgendwann/Vielleicht”-Liste: Es kann sein, dass eine Aufgabe oder ein Projekt nun doch verfolgen möchten. Ist ein Projekt aktuell geworden? Gibt es Punkte, die für Sie nicht mehr von Interesse sind und daher gestrichen werden können?
10. Seien Sie kreativ und verschieben Sie die Grenzen: Haben Sie neue Ideen, die Sie in Ihr System einfügen können? Lassen Sie Ihre Fantasie, Ihren Mut, Ihre Risikofreude neue Ideen bilden und bringen Sie diese in Ihr Selbstmanagementsystem ein.

Vielleicht gibt es noch andere Dinge, die bei der wöchentlichen Rückschau mit angegangen werden sollen: Vielleicht wollen Sie beispielsweise einen Blick auf Ihre persönliche Lebensvision oder Ihren Charakter werfen. Diätplanung? Gewohnheiten? Fokus auf Unterhaltung und Erholung? Lernen? Produktivität und Optimierung? Bauen Sie das in Ihren persönlichen Rückblick ein. Es geht nicht darum, sich steif an ein vorgefertigtes Schema zu halten oder hörig grauer Theorie zu folgen. Vergessen Sie nicht: Es geht um Sie, um Ihr Selbst, Ihr Leben. Das ist Ihr persönlicher Rückblick. Entsprechend sollte er an Ihre Lebensumstände angepasst sein, damit Sie den größten Gewinn aus dieser Systempflege ziehen können.

Vergessen Sie nicht! – Für alles, was Sie hierbei in die Finger oder zwischen die Ohren bekommen, gibt es drei Möglichkeiten:

• Wegwerfen
• Sofort bearbeiten oder für später ins Erinnerungssystem übertragen
• Archivieren

Die Wochenrückschau – Zeitfresser?

Eine wöchentliche Rückschau muss nicht lange dauern, wenn Sie sechs Dinge tun:

1. Verarbeiten Ihre Eingangskörbe auf täglichen Basis, so dass auf Sie am Wochenende nicht ein riesiger Haufen Zeugs auf Sie wartet.
2. Sorgen Sie dafür, dass Sie die wöchentliche Rückschau an einem aufgeräumten Schreibtisch durchführen können. Ein Arbeitsplatz der Klarheit ausstrahlt beschwört die Wichtigkeit und minimiert die Ablenkung.
3. Halten Sie die Checkliste für die wöchentliche Rückschau bereit. Nur so können Sie Schritt für Schritt schnell aber sicher vorwärts gelangen.
4. Widmen Sie sich wöchentlich etwas Zeit, um ihr System klar und unabhängig von Ablenkungen zu überprüfen.
5. Konzentrieren Sie sich darauf, die Überprüfung schnell und vollständig abzuschließen.
6. Belohnen Sie sich, wenn Sie fertig sind. Eine erledigte Rückschau löst Zufriedenheit aus. Nicht erledigte Aufgaben haben Sie ja meistens bewusst zu Gunsten anderer verschoben oder können diese in nächster Zeit bewusst angehen.

Hier mein bester Tipp für das Erledigen der Weekly Review: Vereinbaren Sie einen Termin mit sich selbst und ziehen Sie diesen durch. Bleiben Sie bei diesem Termin oder Ihr System beginnt zu zerfallen.

Die Wochenrückschau – woran muss ich alles denken?

Hier eine Checkliste, die besonders die ersten drei Schritte der Vorgehensweise aufgreift und abzudecken versucht:

Die Wochenrückschau – In Hochgeschwindigkeit?

Manch einer bevorzugt statt einer solchen Checkliste nur eine kurze Reihe einfacher Fragen. Mit folgenden Fragen können Sie eine wöchentliche Mini-Rückschau durchführen, falls Sie eine große Rückschau in längeren Zeitabschnitten bevorzugen:

Eine Mini-Rückschau besteht nur aus ein paar Fragen:

1. Was muss ich am nächsten Tag/ in den nächsten Tagen bearbeiten?
2. Welche Fristen muss ich einhalten?
3. Gibt es neue Projekte, an denen ich arbeite, wenn ich mir dafür Zeit nehme?

“Am liebsten erinnere ich mich an die Zukunft.“

Salvador Dali, spanischer Maler

Der menschliche Verstand und der Computer

Der frühere amerikanische Präsident John F. Kennedy sagte einmal: „Der Mensch ist immer noch der beste Computer.“ Ohne in diesen Vergleich – der zweifelsohne auch heute noch zu Gunsten des Menschen ausgehen muss – vertiefen zu wollen, bietet er doch eine interessante Grundlage. In den 1950er- und 1960er-Jahren entstand eine neue Perspektive auf den menschlichen Verstand, die ähnlich dem Computer – die Informationsverarbeitung in den  Vordergrund stellt. Eingabegeräte entsprechen unserer Wahrnehmung. Mit Hilfe von Operationen wird dann das Eingegebene verarbeitet und in Form von Arbeitsspeichern zwischengespeichert und verbleibt auf der Festplatte oder wird – ähnlich den menschlichen Schrifterzeugnissen – auf einer CD-ROM festgehalten oder ausgedruckt. Auf der Festplatte gespeicherte Dateien können schließlich aufgerufen werden, so wie menschliche Erinnerungen ins Bewusstsein rücken. Dazu bedient sich der Computer unterschiedlichen Programmen, ebenso wie der Mensch Denkmuster und Heuristiken benutzt.

Kognitionspsychologie

Diese Anschauung hat letztlich die Kognitionspsychologie (auch: Kognitive Psychologie)  als „Schule der Informationsverarbeitung“ hervorgerufen, welche sich vor allem mit sieben Aspekten beschäftigt (Mehr dazu: Faszination Gehirn): Intelligenz, Sprache, Denken und Problemlösen, Aufmerksamkeit, Wahrnehmung, Gedächtnis.

• Intelligenz: Kognitive Leistungsfähigkeit des Menschen in Form von Erkenntnisvermögen, Urteilsfähigkeit, Erfassen von Möglichkeiten, Begreifen von Zusammenhängen, haben von Einsichten, geistige Auffassungskraft (Westhoff 1985).
• Sprache: Zum Ausdruck bringende, etwas mitteilende Handlungen und damit im Zusammenhang stehende Zeichensysteme.
• Denken und Problemlösen: Mit Hilfe von Denkprozessen die Diskrepanz von Zielvorstellung und Ausgangszustand überbrücken. Diese Denkprozesse bestehen vor allem in einer Symbolverarbeitung mit Hilfe von Gedächtnisinhalten.
• Aufmerksamkeit: Zuweisung von Bewusstseinsressourcen auf Bewusstseinshalte, beispielsweise auf Wahrnehmung des eigenen Verhaltens und Handelns, oder von Gedanken und Gefühlen.
• Wahrnehmung: Subjektives Erfahren von Reizen.
• Gedächtnis: Fähigkeit, aufgenommene Informationen zu behalten, zu ordnen und wieder abzurufen.

Diese drei Definitionsmerkmale des Begriffes „Gedächtnis“ – auch als die drei Rs bezeichnet (registration, retention, retrieval) – kann man als Brücke zwischen der Umwelt und dem eigenen Verstand aufgreifen. Vielleicht ist es mit Hilfe eines Bildes einfacher zu erkennen, was da in ganz unterschiedlichen Regionen unseres Gehirns geschieht, wenn wir von „Gedächtnis“ sprechen:

Wissensnetz und Gedächtnis

Ich stelle mir vor, dass wir spätestens mit unserer Geburt in eine reißende Flut der Informationen geworfen wurden. Dabei müssen wir ein Sieb entwickeln, um die relevanten von den unrelevanten Informationen zu trennen. Dies ist das Sieb des Wissens. Ein Filter. Unsere Sinnesorgane übernehmen gemeinsam mit unserer Aufmerksamkeit und unserem Bewusstsein diese Aufgabe. Der nächste Schritt besteht dann darin, die hereingelassenen Informationen in ein Netz des Wissens einzuflechten. Die Besonderheit ist, dass dieses Netz nicht gleichmäßig geknüpft ist, sondern an einigen Stellen sehr weitmaschig, an anderen sehr eng. Neue Informationen müssen also manchmal ganz viele Verknüpfungsfäden bekommen, um Halt zu finden und unserem Netz nicht wieder zu entwischen (Mehr dazu: Prüfungsvorbereitung). Wer intelligent sein will, eine hohe kognitive Leistungsfähigkeit besitzen möchte, der braucht nicht viele Informationen in seinem Netz, sondern eine besonders dichte Knüpfstruktur. (Mir ist bewusst, dass das eine das andere zum Teil bedingt.)

Die meisten gehen davon aus, dass ein gutes Gedächtnis eine besondere Begabung oder ein Talent ist (Mehr dazu: 11 Gründe für ein gutes Gedächtnis) . Tatsächlich legen Untersuchungen nahe, dass man sowohl eine Veranlagung für ein gutes Gedächtnis hat, aber auch, dass man durch Anwendung entsprechender Technik weit bessere Resultate beim Lernen erzielen kann. Lernen beziehungsweise einprägen bedeutet den Vorgang, viele Verknüpfungsfäden auszubilden.

„Lernen im weitesten Sinne ist Aufnehmen, subjektives Einordnen und Bereithalten von Erfahrungen, von Wissens- und Erlebnisinhalten. Dies ist eine besondere Fähigkeit des Menschen, durch die er auf die Ansprüche der Umwelt effizient reagieren kann.“

(Zöpfl/Bittner/Mühlbauer/Tschamler 1975)

Lerntechniken

Lernen erfordert bestimmte Lerntechniken. Lerntechnik beschreibt die Anwendung von besonderen Methoden und Prinzipien um bestimmte Fähigkeiten, Kompetenzen oder Gedächtnisinhalte zu erwerben. Diese können einzeln oder in Kombination angewandt werden. Ich habe eine Lerntechnik beschrieben, die eine Reihe erfolgreicher Methoden und Prinzipien verwendet und sich in vier grobe Schritte gliedern lässt: 1. Die Informationsaufnahme (vor allem in Form von Lesen und Hören), 2. die Verarbeitung der Informationen durch ordnen und verknüpfen, 3. das Einprägen der Informationen und 4. das Abrufen der Informationen (Mehr dazu: Die 8 Dimensionen des ganzheitlichen Lernkonzepts). Dies entspricht den drei Merkmalen, mit denen wir den Begriff „Gedächtnis“ definiert haben, erweitert um das „Einprägen der Informationen“. Eingeprägte Informationen sind eigentlich das Ergebnis der beiden ersten Teilprozesse. Lerntechniken finden aber nur dann ihre Anwendung, wenn das Einprägen der Information nicht das Produkt unbewussten Lernens ist, sondern bewusst gepaukt, gebüffelt und gedrillt werden muss. (Ich lehne stures Auswendiglernen allerdings entschieden ab!). Folgende Methoden (Verfahren) finden dabei in meine Lerntechnik Eingang:

Informationsaufnahme:

• SQ3R (in ihrer Erweiterung als organische Studienmethode B.O.S.T nach Tony Buzan): Lesemethode, die besonders effektiv im Bezug auf den Lerneffekt ist. Die fünf Buchstaben stehen für die fünf englischen Begriffe Survey, Question, Read, Recite und Review.
• Speed Reading: Ziel ist ein gleichmäßiger und durchgängiger Lesestil. Dadurch lassen sich mit wenigen Blickstopps mehrere Wörter gleichzeitig aufnehmen und durch das Befolgen weiterer Prinzipien und Tipps lässt sich der Leseaufwand deutlich reduzieren. (Mehr dazu: 20% lesen, alles verstehen; Wie man mehr als 70 Bücher in einem Jahr liest)
• TQ3L: Methode zur aktiven Teilnahme des Lerners im Lehr-Lern-Prozess. Die englischen Begriffe stehen für Tune In, Question, Look at the Speaker, Listen, Look over.

Informationsverarbeitung:

• Flow-Based Note-Taking: Das Ziel ist es, dass die Aufzeichnungen eine Oberfläche an Verbindungen und assoziierten Ideen darstellt – möglichst so, wie diese einen erreichen. Das lineare Notizsystem ist starr, fluide Formate haben höhere Lerneffekte, dafür sind sie auch etwas unordentlicher (Dementsprechend verurteile ich lineare Notizen nicht, alles hat seine Zeit.)
• Mind Mapping: Ein weiteres Notizsystem, dass schon deutlich ordentlicher ist und radiales Denken fördert. (Mehr dazu: Mind Maps)
• Metaphorisierung: Wer in Metaphern denkt, macht sich das in Bild und Realität wirkende Hintergrundprinzip bewusst.
• Mnemonik: Einsatz von komplexen Methoden der Mnemotechnik (Gedächtniskunst, Erinnerungskunst) und einfachen Merkhilfen.

Informationseinprägung:

• Lernkartei (nach S. Leitner): Hierzu wird auf die Vorderseite einer Karte ein Stichwort geschrieben und auf die Rückseite die Lösung. Mit Hilfe mehrerer Fächer ist ein Wiederholungssystem möglich, mit dem genau die Fakten rekapituliert werden, die noch nicht verinnerlicht sind.
• Frage-Antwort-Spiel: Noch besser ist es, statt eines Stichwortes eine Frage zu notieren. Unser Gehirn liebt es Fragen zu beantworten und es simuliert eher die Situation in einer Prüfung.
• Vortragssimulation: Wenn Sie die Fragen der Lernkartei beantworten, sollten Sie nicht nur stur die Antwort auf der Karte geben. Simulieren Sie vielmehr einen Vortrag, während dem Ihnen Vertiefungsfragen aus dem Auditorium gestellt werden.

Informationsabruf:

• Testen: Testen Sie Ihr erworbenes Können, in dem Sie Fragen aus früheren Tests beantworten oder passende Aufgaben lösen.
• Crawling: Durchsuchen Sie wie die Crawler der Suchmaschinen im Internet Ihr Netz des Wissens, in dem Sie noch einmal Ihre Unterlagen durchgehen und Lücken ausfindig machen und diese ggf. auffüllen.

Um Informationen möglichst gut in das eigene Wissensnetz einzubinden, muss eine Lerntechnik mindestens eine geeignete Methode zur Informationsverarbeitung enthalten. Wer jedoch mehrere Methoden zur Verfügung hat, kann ausweichen, wenn eine Methode einmal nicht funktionieren sollte. Eine Methoden im Bereich Informationsverarbeitung funktioniert dann nicht, wenn mit Hilfe der Methode keine Verknüpfung zwischen der einen Information und den anderen zu einem Modell erfolgen kann. Dies bedeutet allerdings nicht, dass die Methode gänzlich ungeeignet ist. Sie funktioniert nur bei diesem Lerngegenstand nicht.

Modelle müssen Sie sich als Informationsansammlungen vorstellen, wobei die eine Information der anderen Sinn gibt. Ein Messer hat im Kontext Flughafensicherung eine abweichende Bedeutung zum Kontext Frühstückstisch. Das Messer kann allerdings in beiden Kontexten auftauchen. Dementsprechend darf man sich ein Modell auch nicht als undurchlässig vorstellen. Vielmehr stehen die Modelle und die in den Modellen befindlichen Informationen auch mit anderen Modellen in Verbindung.

Mnemonik

Mnemonik verwende ich, wenn nichts anderes funktioniert. Manchmal muss man Inhalte lernen, zu denen man kaum Anknüpfungspunkte in seinem Wissensnetz besitzt. Wenn die anderen Methoden keine Anknüpfungspunkte finden, gebe ich jedoch nicht nach dem Motto „ich kann das einfach nicht lernen“ auf, sondern nutze Methoden, die man als Mnemonik verstehen kann.

Mnemonik:

• Farbenpracht: Fantasie, alle Sinne einsetzen (Synästhesie/Sensualität), Reihenfolgen, Ordnung und Systeme, Bewegungen, Erotik/Sexualität, Nummern und Zahlen, Positive Vorstellungen, Reichtum an Farben, Assoziation, Codes, Humor, Tiefe Eindrücke (Übertreibung). (Mehr dazu: Ihr Weg zum Power-Gedächtnis)
• PEG-System: Eine Technik, um sich eine Reihe von Zahlen einfach zu merken.
• Major/Master-Methode: Die Hauptidee des Major Systems besteht darin die Zahlen von 0 bis 9 mit Buchstaben oder Konsonanten zu ersetzen und danach mit diesen Buchstaben kürze Wörter – Auslöser zu bilden.
• SEM³: Erweiterung der Master-Methode um eine Selbsterweiterndes Auslösersystem
• Routen/Loci-System (auch: Römischer Raum): Die Grundidee des Loci-Systems besteht darin, Lerninhalte auf einem bekannten (oder auch konstruierten) Weg zu deponieren, der sich dann mental abgehen lässt.

Mnemonik wird gleichbedeutend mit Mnemotechnik (gr. mnéme „Gedächtnis/Erinnerung“ und téchne „Kunst“). Der Begriff entstand im 19. Jahrhundert als Kunstwort für die ars memoria (auch: ars reminiscentiae), die Gedächtniskunst. Die Methoden der Mnemonik sind eher komplex. Mnemonik wird vor allem eingesetzt, um Anknüpfungspunkte zu konstruieren, damit man neue Informationen ins eigene Wissensnetz einweben kann.

Interne Merkhilfen

Demgegenüber stehen einfache Merkhilfen, die oft bei Alltagsproblemen eingesetzt werden. Wenn Sie für eine Prüfung lernen müssen und eine einfache Merkhilfe verwenden, werden Sie den Inhalt auch relativ schnell vergessen haben. Es handelt sich bei der Prüfung also um ein Alltagsproblem, das überwunden werden soll. Die Informationen müssen nur kurzfristig bereitgehalten werden. Langfristiges Lernen funktioniert so allerdings nicht. Deshalb unterscheidet sich das Lernen für Prüfungen auch fundamental vom Lernen „fürs Leben“, also dem Erwerb von Expertentum beziehungsweise Professionalität. Dieser Unterschied soll allerdings nur angedeutet bleiben, wir uns weiter mit dem „echten“, langfristigen Wissenserwerb beschäftigen.

Wissenserwerb bedeutet immer, das Informationen in unser Wissensnetz eingewebt werden. Beim langfristigen Wissenserwerb sind die Informationen gut im Netz vertäut, andernfalls hängen die Informationen nur am Bindfaden.

Gedächtnispalast – Die Landkarte ist nicht das Gebiet

Gerne stelle ich mir aber auch mein Gedächtnis in Form eines großen Palastes vor, die Konstrukte, miteinander in direkter Verbindung stehende Informationseinheiten, sind die Räume des Palastes. Jeder Raum ist mit unzähligen anderen Zimmern über Gänge, Flure und Treppen verbunden (Vielleicht ein bisschen wie die Flure von Hogwarts aus Harry Potter). Dieses Bild von der Anordnung der Gedächtnisinhalte verwende ich auch als Visualisierungsmethode für neue Informationen, wenn ich diese mit verschiedenen Merkmethoden einüben will. Man kann also sagen, meine Merktechnik ist ein „Gedächtnispalast“.

Die Idee vom Gedächtnispalast ist für mich auch eine Repräsentation für universales Wissen (Mehr dazu: Gedächtnispalast). Lernende erschaffen im Lernprozess ein mentales Modell von der Welt in der wir leben (Wissenschaftliche Theorie: Konstruktivismus). Jeder Mensch hat ein eigenes Modell der Welt, da er ein einzigartiges Wesen mit einer ganz eigenen Wahrnehmungsweise ist. Entsprechend orientiert sich das Handeln eines Menschen nicht nach der Realität, sondern nach seinem mentalen Modell der Welt. Dieses mentale Modell kann man sich wie eine Landkarte vorstellen. Die Landkarte ist aber eben nicht das Gebiet.

Meine Überzeugung ist es, dass diese inneren Landkarten anerkannt werden müssen, man muss sie würdigen und kann sie – wie ein Kundschafter – den jeweiligen Zielen und Wünschen entsprechend erweitern. Ein guter Kundschafter versucht die Grenzen des bekannten Landes immer weiter hinauszuverschieben. Dabei zieht er nicht nur in eine Himmelsrichtung, sein Ziel ist es vielmehr, alles kennenzulernen (Mehr dazu: 22 Weisheiten – der harte Weg zum Leben). Ein Mensch, der die Grenzen seiner inneren Landkarte immer weiter verschieben wollte war  das Universalgenie Leonardo da Vinci. Er erprobte sich in vielen Künsten: Malerei, Bildhauerei, Architektur, Anatomie, Mechanik, Ingenieurswesen und Naturphilosophie.

Externe Merkhilfen

Um es noch einmal herauszustellen: Merken ist der Prozess, den wir unserem Gedächtnis zuschreiben. Ich habe seine Komponenten bereits erläutert: Informationen aufnehmen, behalten und ordnen und wieder abrufen. Dies geschieht oft unbewusst, wenn es bewusst geschieht, können wir es mit unserem alltäglichen Begriff „Lernen“ bezeichnen. Dazu verwendet man beim langfristigen Lernen unterschiedliche Methoden einer Lerntechnik, zu der auch – quasi als Subtechnik – merktechnische Methoden gehören. Kurzfristig lassen sich Informationen aber auch durch interne Merkhilfen wie Eselsbrücken merken, oder auch durch externe Merkhilfen.

Externe Merkhilfen sind Technologien, die uns beim Erinnern helfen. Sie dienen oft dem Erinnern von Informationen, welche mit relativ eintönigen Aufgaben zusammenhängen. Im Bereich des Selbstmanagment beispielsweise das rechtzeitige Erinnern von Art und Umfang einer Aufgabe oder eines Termins. Oder im Bereich der Dokumentverwaltung das Ordner- und Dateisystem im Computer oder in Form von Aktenordnern, Heftern und Mappen zu Hause beziehungsweise im Büro. Für solche Erinnerungen verwende ich Hilfsmittel, wie den Finder in meinem Macbook, den Kalender zur Terminverwaltung und das Programm Things zur Aufgabenverwaltung. Letztere sind kompatibel mit meinem iPod. Und mindestens den habe ich bei mir. (Mehr dazu: Wie Sie Ihre Arbeit erledigt bekommen, Häppchen für Häppchen; Sieben Prüfungen sollst du leisten.)

Wenn Sie sich an den eingangs formulierten Vergleich von Computer und Gehirn erinnern, dann ist es jetzt sehr einfach nachvollziehbar für Sie, wenn ich Ihnen sage, dass Sie mit diesen eintönigen Aufgaben Ihren Arbeitsspeicher überlasten. Ihr Verstand ist mit diesen eintönigen Arbeiten unheimlich belastet, denn er muss dafür sorgen, dass die Erinnerungen zwar im Hintergrund bleiben, aber rechtzeitig in den Vordergrund rücken und nicht völlig ausgeblendet werden. Wie die im Hintergrund verlaufenden Prozesse des Betriebssystems, die den Arbeitsspeicher belasten. Wenn Sie allerdings gut sind, lagern Sie diese Aufgaben aus Ihrem Gehirn aus und nutzen externe Merktechnologien. Wenn Sie diese Merktechnologien in ein System wie beispielsweise das Getting Things Done von David Allen einbinden, dann wird nicht nur die Information festgehalten, sondern ist auch rechtzeitig wieder parat. Sie können die Kapazität Ihres Verstandes jetzt für Wesentlicheres verwenden und gelangen so zu einem wasserklaren Geist. (Mehr dazu: Die Dinge geregelt kriegen.)

Dieser wasserklare Geist ermöglicht Ihrem Verstand eine hohe kognitive Leistungsfähigkeit zu bringen. Dies bedeutet es, seine Landkarte zu erweitern, die Welt kennenzulernen, zu Lernen, Erfahrungen zu sammeln. Allerdings ist dies nicht alles. Nur Erfahrungen zu sammeln macht nicht glücklich. Begeisterung kann man nur durch eine Kombination aus Lernen und Dienen erlangen. Setzen Sie Ihren Verstand ein, um nicht nur ihre eigene innere Landkarte zu verändern, sondern auch die äußere Welt, die Realität (Mehr dazu: Wasserklarer Geist; Das Leben genießen und sich gut dabei fühlen).

Die Grenzen sind noch nicht ausgereizt

Zum Ende möchte ich Sie noch darauf aufmerksam machen, dass mein kleiner Vortrag längst nicht die Grenzen des Gedächtnis-Landes ausgereizt hat. Viele Fragen zum Gedächtnis bleiben offen, die Wissenschaft wird – vermutlich besonders vorangetrieben durch die Neurowissenschaft und die Forschung an Menschen mit Savant-Syndrom (Inselbegabung) – in Zukunft weitere Erkenntnisse liefern, die das Netz dichter werden lassen. Ebenso war es mir – und ich denke Sie sind ganz froh darüber – nicht möglich, den aktuellen Kenntnisstand über die Mechanismen unseres Verstandes vollständig wiederzugeben. Jedoch wird es genügen, um Erfahrungen zu sammeln und die Welt ein Stückchen besser zu machen.

Getting Things Done

Die Dinge geregelt kriegen

Getting Things Done (häufig abgekürzt als GTD) ist ein Selbstmanagement-Konzept von David Allen, das er in seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag“ (amazon.de) beschreibt.

Seit einem Produktivitätsseminar in Lockheed 1983 hat David Allen sein Konzept mit all seinen Techniken und Prinzipien immer wieder ausgetestet und verfeinert – ein kraftvolles Konzept um seine Verpflichtungen, Informationen und Kommunikation zu managen. Es ist das bahnbrechende Ergebnis aus Allens über zwanzig Jahre langem Wirken als Berater, Coach und Seminarleiter mit über einer halben Millionen Leuten weltweit. GTD hat sich einen hohen Status innerhalb der Sphären von Selbstmanagement und Produktivität bei vielen Personen und Unternehmen in der Welt errungen.

Dabei liegt die raffinierte Effektivität von GTD in seiner Auffassung, dass man die Aufgaben aus seinem Kopf bekommen muss und außerhalb festhalten muss. Auf diese Weise wird der Geist vom Job, sich alles zu merken was erledigt werden muss, befreit und kann sich darauf konzentrieren, die aktuell anstehenden Aufgaben zu erledigen – das Konzept des wasserklaren Geistes.

Im GTD wird persönliche Überforderung in ein integrierendes System stressfreier Produktivität übertragen. Allens Konzept verkörpert eine einfache, hocheffizientes step-by-step-System um in diesen relaxten und produktiven Status zu gelangen. Es beinhaltet:

• Alles erfassen, was der eigenen Aufmerksamkeit bedarf,
• Umformen von Projekten in Ergebnisse und konkrete Nächste Schritte
• Erinnerungen und Informationen in einer möglichst optimalen Art organisieren und parat haben, mit passenden Kategorien, die darauf basieren was wann wie wo von einem getan werden soll,
• Up-to-date und am Ball bleiben, mit angemessenen regelmäßigen Überblicken in den 6 Sphären der eigenen Verbindlichkeiten (Aufgaben, Vision, Ziele, Schwerpunktgebiete, Projekte und Tätigkeiten)

Wer GTD umsetzt, befreit sich von dem Gefühl der Überforderung, institutionalisiert Vertrauen und setzt eine gigantische Flut kreativer Energie frei. Es ermöglicht Struktur ohne Starrheit, Detailmanagement bei größtmöglicher Flexibilität.

Das GTD-System folgt fest den Kernelementen der Produktivität, während es gleichzeitig eine unglaublich große Freiheit im Wie erlaubt. Denn die einzige Art, wie man die Dinge geregelt kriegt liegt darin, die wichtigsten Dinge mit dem geringsten Aufwand an investierter Aufmerksamkeit und Energie über die Bühne zu bringen. GTD besticht durch Einfachheit, Flexibilität, Direktheit und Anziehungskraft. Seine Fähigkeit zu ermuntern, erleuchten und ermächtigen ist magisch. GTD ist mehr, als das Auge sieht…

Im traditionellen Zeitmanagement spielen Prioritäten eine Schlüsselrolle. Im Gegensatz dazu stehen bei Allen zwei Schlüsselelemente: Kontrolle und Perspektive. Um Kontrolle und Perspektive zu erlangen, bedient sich das GTD drei Säulen:

1. Einem Arbeitsflussprozess (Workflow),
2. 6 Höhenlagen,
   
3. Der natürlichen Planungsmethode.

Die erste Säule ist der Arbeitsflussprozess, mit dem man die Kontrolle über alle Aufgaben und Verbindlichkeiten erlangt, die man erledigen will oder muss. Der Arbeitsflussprozess beinhaltet fünf Phasen:

1. Sammeln,
2. verarbeiten,
3. organisieren,
4. überblicken,
5. handeln.

Allen verwendet eine Entsprechung der Höhenlagen, wenn er die zweite Säule seines Konzepts vorstellt, die 6 verschiedenen Perspektiven, welche unseren Fokus auf Aufgaben und Verbindlichkeiten beeinflussen. Von unten nach oben sind diese 6 Perspektiven:

1. aktuelle Aktionen,
2. aktuelle Projekte,
3. Schwerpunkte und Verantwortlichkeiten,
4. Ziele und Vorhaben,
5. 5-Jahres-Vision,
6. Lebenszielsetzung und Werte

Genauso wie man bei den Höhenlagen aufsteigt, ist es einem auch möglich das „große Ganze“ zu sehen. Wer Projekte, Aufgaben und unerledigte Arbeiten und Verbindlichkeiten und anderen Input von einer anderen „Höhe“ aus betrachtet, ermöglicht sich selbst die Chance einen anderen Standpunkt zu beziehen.

David Allen befürwortet eine wöchentliche Rückschau basierend auf den unterschiedlichen Höhenlagen. Der Standpunkt, der sich daraus ergibt sollte die eigenen Prioritäten formen und diese wiederum legen die Priorität der einzelnen Aufgaben und Verbindlichkeiten fest, die während des Arbeitsflussprozesses erfasst wurden. Während einer wöchentliche Rückschau legt man den Aufgabenkontext fest und hält die Aufgabe in einer passenden Liste fest. Beispielsweise lassen sich Telefonanrufe oder Einkäufe zusammen gruppieren. Kontextlisten können anhand von benötigten Hilfsmitteln, Personen oder Gruppen, mit denen diskutiert oder präsentiert werden muss, festgelegt werden.

Die ersten beiden Säulen sind meistens erfolgreich und ermöglichen Kontrolle und Perspektive bei der Mehrheit der Aufgaben und Projekte. Dennoch gibt es manchmal Fälle, in denen Planen und Denken notwendig sind. Dies führt zur dritten Säule, der Natürlichen Planungsmethode. Der Arbeisflussprozess umfasst einen horizontalen Fokus beim erledigen der Aufgaben, wohin die Natürliche Planungsmethode einen vertikalen Fokus beim Planen und Bedenken der Themen beinhaltet. Die Planungsmethode besteht aus 5 Stufen. Man geht beim Planen vor, in dem man

1. Zweck und Prinzipien definiert,
2. sich den Ausgang vorstellt,
3. Brainstorming in Form einer Mind Map betreibt,
4. organisiert,
5. und den Nächsten Schritt identifiziert.

GTD basiert auf der Idee alle Informationen einfach zu speichern, nachzuverfolgen und zu empfangen, die nötig sind um die Dinge geregelt zu kriegen. Allen sagt, dass viele unserer mentalen Blockaden durch eine unzureichende Vorausplanung (beispielsweise muss bei jedem Projekt festgelegt werden, was erreicht werden soll und welche spezifischen Nächste Schritte dazu notwendig sind, dies zu erreichen). Es ist sehr praktisch, laut Allen, während man darüber nachdenkt eine Serie an Nächsten Schritten festzulegen, welche wir später ohne weiter nachzudenken abarbeiten können.

Leider funktioniert unser mentales Erinnerungssystem wenig erfolgreiche und sagt uns selten, wann was wo wie getan werden muss. Die Nächsten Schritte müssen einem Kontext zugeordnet in einem System abgespeichert werden, dem man vertrauen kann und welches ermöglicht, dass wir rechtzeitig die richtigen Erinnerungen erhalten. Da GTD auf externalisiertem Erinnern aufbaut, kann es als eine Anwendung der wissenschaftlichen Theorien vom Verteilten Wissen und dem Erweiterten Geist angesehen werden.

Die Grundprinzipien des GTD:

Sammeln

Stressfreie Produktivität startet damit, dass man all den Ballast ablädt, der im Kopf herumschwirrt, und all das aufnimmt, was Nachverfolgung, Erinnerung oder Aktion benötigt. Wohin? Allen nennt dies einen Eingangskorb: Eine physikalische Box, einen E-Mail-Eingangskorb, ein Diktiergerät, ein Notizbuch, ein PDA, ein Schreibtisch, ein i-pod, und so weiter.

Die Idee ist es, alles aus dem eigenen Kopf rauszubekommen und in einem Hilfsmittel zu sammeln, so dass es direkt bearbeitet werden kann. All diese Eingangskörbe sollten mindestens einmal pro Woche geleert (bearbeitet) werden.

Allen nennt keine bestimmte Sammelmethode, er überlässt diese Wahl uns selbst. Er unterstreicht nur die Wichtigkeit, diese Eingangskörbe regelmäßig zu leeren. Jeder Lagerplatz, der regelmäßig bearbeitet wird ist akzeptabel.

Bearbeiten

Wenn man einen Eingangskorb bearbeitet, soll ein strikter Arbeitsflussprozess befolgt werden:

1. Oben anfangen.
2. Eine Sache zu einer Zeit bearbeiten. Kein Multitasking.
3. Nichts darf zurück in den Eingangskorb gelegt werden.
4. Wenn ein Ding Handlung erfordert: Mach es, wenn es weniger als 2 Minuten dauert, ODER delegier es, ODER vertag es.
5. Wenn ein Ding keine Handlung erfordert: Archivier es als Referenz, ODER wirf es weg, ODER inkubier es für eine mögliche spätere Nächste Aktion.

Wenn etwas weniger als 2 Minuten braucht um erledigt zu werden, sollte es sofort erledigt werden. Die 2-Minuten-Regel ist eine Richtschnur, die im Verhältnis dazu steht, wie lang es dauern würde diese Sache formal zu vertagen.

Organisieren

David Allen beschreibt eine Reihe von Listen, die wir nutzen sollen um die Dinge nachzuverfolgen, die Aufmerksamkeit erfordern:

• Nächste Schritte – für jede Sache die Aufmerksamkeit benötigt, muss entschieden werden, welcher Nächste Schritt physisch an dieser Sache durchgeführt werden kann. Wenn zum Beispiel die Sache „Schreib einen Projektbericht“ heißt, dann ist der nächste Schritt möglicherweise „Fred eien E-Mail für Treffen schicken“. Auch wenn es viele Schritte und Handlungen gibt, die notwendig sind um eine Sache zu erledigen, gibt es immer etwas, das zuerst getan werden muss dieser Schritt sollte in der Nächste Schritte-Liste festgehalten werden. Vorzugsweise werden diese Nächsten Schritte so organisiert, dass sie dem Kontext entsprechen in dem sie erledigt werden können: Am Telefon, im Büro, in der Stadt.
• Projekte – Jeder offene Schleife im Leben oder der Arbeit die mehr als eine physische Handlung benötigt ist ein Projet. Diese Projekte werden regelmäßig nachverfolgt und überschaut um sicherzustellen, dass jedes Projekt einen Nächsten Schritt hat, der damit verknüpft ist und erledigt werden kann.
• Warten auf – Wenn eine Handlung an jemand anderen delegiert wurde, oder ein Termin abgewartet werden muss, wird dies im System festgehalten und periodisch überprüft, um Fälligkeiten im Blick zu haben und Erinnerungen zu verteilen.
• Irgendwann/ Vielleicht – Sachen, die irgendwann erledigt werden sollen, aber nicht jetzt. Beispielsweise: Spanisch lernen oder Tauchkurs machen.

Ein Kalender ist wichtig um Termine und Vereinbarungen im Blick zu haben. Allen empfiehlt den Kalender der festen Landschaft vorzubehalten: Dingen, die eine bestimmte Deadline haben, Treffen und Terminen mit festgelegter Zeit und festgelegtem Ort. Für To-Do-Sachen ist die Nächste Schritte-Liste reserviert.

Eine letzte Schlüsselkomponente des GTD ist ein Ablagesystem. Ein Ablagesystem muss einfach sein und Spaß machen. Selbst ein einzelnes Blatt Papier, wenn es als Referenz benötigt wird, sollte seinen einzelnen Ordner erhalten, wenn es nicht zu einem bereits existierenden Ordner gehört. Allen schlägt einen einfache, alphabetische Ordnung für das Ablagesystem vor, um einen Zugriff schnell und einfach zu machen wenn Informationen benötigt oder gespeichert werden sollen.

Rückschau

Diese Listen und Erinnerungen sind wenig wirkungsvoll, wenn sie nicht regelmäßig durchgesehen werden (normalerweise einmal pro Woche). Bei gegebener Zeit, Energie und vorhanden Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt muss entscheidbar sein, was die wichtigste Aufgabe ist und diese muss kann dann getan werden. Wenn jemand an Aufschieberitis leidet oder sich verzettelt, passiert es schnell, dass man stets nur die einfachen Aufgaben erledigt und die schwierigen vermeidet. Um dieses Problem zu lösen, kann man sich entscheiden, die Aufgaben eine nach der anderen von der Liste abzuarbeiten, genauso wie man einen Eingangskorb bearbeitet.

Die GTD-Disziplin verlangt, dass alle offenen Aktionen, Projekte und warten auf-Sachen mindestens einmal in der Woche durchgesehen werden, um sicherzustellen, dass neue Aufgaben und bevorstehende Ereignisse ins System einfließen und alles up-to-date ist.

Erledigen

Jedes Organisationssystem führt zu nichts, wenn ein Großteil der Zeit auf das Organisieren der Aufgaben verwendet wird statt auf das Erledigen dieser Aufgaben. Wenn man es aber jemandem einfach und spaßbringend macht, die Dinge geregelt zu kriegen und die Nächsten Schritte anzugehen, dann wird man sich weniger verzetteln oder überfordert sein mit zuvielen offenen Enden.

Techniken und Werkzeuge

Grundsätzlich kann das GTD-Konzept auch ohne einen Computer umgesetzt werden. Besonders beliebte Materialien sind ein Moleskine-Notizbuch (molescine.com), der Hipster-PDA (douglasjohnston.net)  und der Karteikasten 43folders (43folders.com) . Jedoch kann die Unterstützung durch einen Computer erleichternd wirken. David Allen selbst schlug den Computer als wichtiges Hilfsmittel zur Umsetzung von GTD vor, indem man digitale Planung durchführt. Später monierte Allen allerdings einen Mangel an guter Projektmanagementsoftware, welche weniger fest und mehr funktional ist und auf unserer natürlichen Art zu planen und zu denken basiert.

Daraufhin wurde eine bemerkenswerte Zahl an Software zur Unterstützung der GTD-Umsetzung herausgegeben, über 100 Anwendungen [Interactive GTD Software Comparison Table] entstanden, die vor allem das GTD-Konzept umsetzen sollen. Diese Werkzeuge reichen von einfachen Listenmanagern zu interaktiven Webservices, kostenlos oder gewerblich, für alle bekannten Plattformen und Geräte.

Links

• David Allen & Co. (extern)

Getting Things Done book

• Kaufen Sie “Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag” bei Amazon.de
  • Amazon Germany
• Von David Allen
• Taschenbuch: 315 Seiten
• Verlag: Piper; Auflage: 10 (November 2007)
• Sprache: Deutsch
• ISBN-10: 3492240607
• ISBN-13: 978-3937051451
• Originaltitel: Getting things done – The Art of Stress-Free Productivity

Auszüge aus Getting Things Done

• Business Week | from Chapter 1: “The Art of Getting Things Done”
• Business Week | from Chapter 6: “Processing: Getting ”In“ to Empty”

David Allens Seiten

• David Allens Website
• David Allens Nachrichtenbrett
• David Allens Weblog (angehalten)

Getting Things Done und GTD sind registrierte Handelsmarken der David Allen Company (U.S.).

Foto: albertopveiga (flickr.com)

• GTD bricht Ihre Ziele auf die Ebene der Nächsten Schritte hinunter.
• GTD hilf Ihnen, Ihre Ziele effektiv im Auge zu behalten.
• GTD hilft Ihnen, Ihre Nächsten Ziele in den Zusammenhang zu bringen.
• GTD ermöglicht Ihnen, Zeit für Ihre Zielschritte zu verwenden.
• GTD lässt Sie sich auf Ihre Ziele konzentrieren.

Das Selbstmanagementsystem Getting Things Done von David Allen (Berater und Autor, „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ [I], „So kriege ich alles in den Griff“ [II]) basiert auf einem genialen Konzept, das Karate und Zen-Elemente enthält. Im Wesentlichen geht es darum, bei all den von außen auf uns eindringenden Dingen souverän und vor allem angemessen reagieren zu können; es geht darum, einen wasserklaren Geist zu haben, so wie ein See durch einen Stein ins wackeln gerät, aber dann wieder seine Ruhe findet.

In seinem Bestseller „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ stellt er dieses System zusammenfassend dar, aber seine Fans sind so zahlreich dass man seine Methode auch mit ein wenig surfen durch Blogs zusammensetzen kann.

Die Werkzeuge und Techniken können Sie fast alle selbst auswählen. Notizzettel, ein Handy, oder Textdateien oder echte Software  – Allen sagt das alles funktioniert, so lange Sie es auf die Art benutzen, die in seinem Buch vorgestellt ist.

Was Sie brauchen:

• Stellen Sie sich vor, dass eine ganze Menge Menschen für Seminare und Treffen zu solchen einige Hunderter ausgeben – für die Ersteinrichtung habe ich grade mal 25 Euro gebraucht.
• Sie müssen sich Zeitnehmen, am Anfang brauchen sie Zwei Tage, später sollten Sie wie ich mit 20 Minuten pro Woche auskommen.
• Büromaterial: Aktensammelmappen, einen Stift, einen Kalender, ein bisschen Papier und einen Ablage – das ist alles was Sie brauchen, um loslegen zu können
• Allens Buch: Sie müssen es natürlich nicht kaufen, aber „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ hat eine viele hilfreiche Details zum Einrichten und ist außerdem eine wunderbare Motivation – auch wenn es viele Blogs zum Thema gibt, die Philosophie oder den „theoretischen Unterbau“ dieses Systems habe ich noch nirgends so gut erklärt gefunden wie bei David Allen selbst.
• Wenn Sie wollen: GTD-Software.  Denken Sie aber daran, wer die Systempflege klein halten will, sollte die Arbeitsmittel so simpel wie möglich halten.

1. Den Schreibtisch leer machen

ZIEL: Erfassen Sie alles, was Ihnen unterkommt und befreien Sie so Ihre mentale Energie und starten Sie, die Dinge geregelt zu kriegen.

GTD ist ein allumfassendes System, also machen Sie es sich nicht bequem. Der Schlüssel zum Erfolg ist der erste große Abwasch. Und für den brauchen Sie einen großen zwei Tage dauernden Erfassungsvorgang, während dem Sie alle losen Enden zusammenziehen, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen: ungeöffnete Briefe, E-Mails, Schreibtischberge, Lesematerial, Kram  und alle Schränke, die Sie sich nicht mehr trauen aufzumachen. Für größere Sachen, die nicht in Ihre Schreibtischablage passen, sollten Sie sich auf einem kleinen Zettelchen einen kurzen Vermerk machen – vom kaputten Kühlschrank bis hin zur Autowaschanlage. David Allen schlägt vor, dass für jedes Projekt ein Extrablatt nehmen. Projekte, dass sind Ihre großen Ideen, die viele kleine Einzelschritte und Aufgaben erfordern bis Sie endlich da sind, wo sie hinwollen.

Wenn Sie all Ihren Kram zusammenhaben, ist es Zeit für eine „Gehirnwäsche“: Schreiben Sie alle Aufgaben und Projekte auf, die in Ihrem Bewusstsein aufblitzen, auch die Aspekte Ihres Lebens, die Sie gestalten und geregelt kriegen wollen, bevor Sie sterben.

2. Das Wesentliche

Haben Sie beim Auflisten daran gedacht?

Beruf:

• Versicherungen
• Versprechen und Verabredungen mit anderen
• Einkäufe
• Seminare und Trainings

Privat:

• Urlaubspläne
• Bücher, DVDs, CDs
• Fahrzeug
• Gesellschaftliche Angelegenheiten

3. Leeren Sie Ihre Eingangsbox

ZIEL: Machen Sie aus den Aufgaben durchführbare Schritte.

Wenn Sie Ihre unerledigten Angelegenheiten zusammenhaben, ist es an der Zeit diese Sachen durchzuarbeiten. Machen Sie sich keine Sorgen, dass bedeutet nicht, dass Sie jede einzelne Sache erledigen müssen. Mit Durcharbeiten meint David Allen, dass Sie einfach einen nächsten Schritten festlegen müssen: Das allernächste, was es zu tun gilt, egal ob es die Aufgabe löst oder nur dem Ziel näher bringt. Viele Sachen die Sie gesammelt haben, können Sie auch einfach wegwerfen.

Wie sieht es mit den nächsten Schritten aus? Angenommen, Sie wollen Ihre Garage auf Vordermann bringen und können das nicht, weil dort der kaputte Kühlschrank steht. Ihr  nächster Schritt wäre also „Peter anrufen, damit er ihn zur Reparatur abholt.“

Allen fügt noch einige Regeln hinzu:

Nur eine Sache zu einem Zeitpunkt: Im Eingangskorb oben anfangen, dann abarbeiten. Nicht mit der nächsten Sache weitermachen, bevor der nächste Schritt für die erste festgelegt ist. Manchmal muss man genau nachdenken, aber es einfach liegen zu lassen erledigt es ganz bestimmt nicht.

Zwei Minuten: Wenn Ihr nächster Schritt nur zwei Minuten dauert, erledigen Sie ihn sofort.

Delegieren oder eintragen: Alles was länger als zwei Minuten dauert kann entweder delegiert werden (machen Sie das auch sofort!) oder in ein sicheres System eingetragen werden (Termine und befristete Aufgaben in den Kalender, Nächste Schritte auf eine Liste, Archivmaterial in die Aktensammelmappen).

Achtung, achtung!

Verlieren Sie sich nicht im Aufräumen der Chaos-Schublade.

Es gibt Stellen im Haus, für deren Bearbeitung man zu lange bräuchte. Verlieren Sie sich nicht darin, sondern machen Sie einen Zettel mit „Schublade aufräumen“.

4. Füttern Sie Ihr sicheres System

ZIEL: Ordnen Sie Ihre Nächsten Schritte wiederauffindbaren Listen mit überprüfbaren Kategorien zu:

Ärmel hochkrempen, meine Damen und Herren, den jetzt kommen wir zum Eingemachten: Es ist Zeit fürs Organisieren.

Erfinden Sie Ihr eigenes System. Entwickeln Sie eine Kombination aus Kalender und Listen, die für Sie funktioniert – ich benutze beispielsweise dafür zwei Moleskine Notizbücher. Eine andere Möglichkeit ist die Benutzung von Software oder von Online Tools.

Ordnen Sie Ihre Nächsten Schritte nach Handlungskategorien:

• Kontextlisten für Projekte: Alles was aus mehreren Aufgaben besteht hierhin! (Nächste Schritt –> Aufgaben –> Projekte.)
• Terminkalender: Schritte, die an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Zeit durchgeführt werden müssen.
• Nächste Schritte: Alles, was so bald wie möglich getan werden sollte
• Warten Auf: Projekte und Schritte, die Ihnen wichtig sind und die Sie delegiert haben.
• Machen Sie auch Listen für Ziele, die Sie langfristig erreichen wollen (Vielleicht/Irgendwann), und Checklisten, zum Beispiel mit Werten, die Ihre Arbeit beeinflussen.

5. Wöchentliche Durchsicht

ZIEL: Nehmen Sie sich wöchentlich Zeit, um Ihre Listen durchzusehen und zu überarbeiten, so dass Sie nichts übersehen oder unberücksichtigt lassen.

Das Leben ist ein ständiger Wandel. Neue Daten, neue Anforderungen und neue Möglichkeiten tauchen auf. Eben erst haben Sie alles organisiert, aber dann sind schon wieder neue Sachen da. Jetzt sind wir an dem Punkt, wo die meisten Leute nachlässig werden und sich damit viel kaputt machen.

Die wöchentliche Durchsicht ist essenziell. Es geht um eine verkürzte Version der vorherigen Schritte. Sie sammeln alle Ihre Dokumente, Notizen, Schreibtischberge und den Kram einer Woche und verteilen alles an Ihre Nächste Schritte und Organisiationsmittel.

Wer das getan hat, sollte Allens Checkliste für die wöchentliche Durchsicht von oben nach unten abarbeiten:

1. Vergangene Woche im Kalender nach Vergessnem absuchen.
2. Kommende Woche im Kalender ansehen und überarbeiten, damit Sie in Ihrem Kopf einen Überblick haben.
3. Eine „Gehirnwäsche“ durchführen, also alles aufschreiben was Ihnen an Ideen in den Sinn kommt, egal ob es um die  nächste Woche geht oder nicht
4. Die Projektlisten durchsehen und die Nächsten Schritte dafür festlegen
5. Die Kontextlisten durchsehen und erledigte Schritte streichen
6. Die „Warten auf“-Liste durchsehen und überfälliges anmahnen
7. Die „Vielleicht/Irgendwann“ Liste angucken – gibt es Träume, die Sie jetzt verwirklichen können? Ist irgendetwas mittlerweile dringend geworden?
8. Kreativ und Mutig sein – denken Sie über neue Möglichkeiten nach.

Die Dinge geregelt kriegen

ZIEL: Während kleine Schritte Ihre Liste verlassen, sollten Sie über die größeren Projekte und Ziele in Ihrem Leben nachdenken.

Wer die kleinen Schritte in Angriff nimmt, muss auf ein Streben nach höherem Vertrauen – egal ob es Ihnen von Ihren Eltern, Ihrem Gewissen, einem Gott, der Natur, Ihrer Intuition oder wem auch immer eingegeben wurde. Dabei gibt es eine Reihe von Ebenen, die Allen vorstellt:

In diesem Moment: Überlegen Sie, in welchem Kontext Sie sich befinden, wie viel Zeit haben Sie, wie viel Energie haben Sie, was sind Ihre Prioritäten. So finden Sie sicher einen Nächsten Schritt, den Sie erledigen können.

Alltag: Wir beschäftigen uns jeden Tag mit drei Arten von Tätigkeiten – den vordefinierten Aufgaben (Kalender, Listen), den plötzlich anfallenden Aufgaben (was Sie in höchstens 2 Minuten sofort erledigen) und der Aufgabenplanung. Der Schlüssel zum Erfolg ist es, dass die eine Tätigkeit nicht überhand gegenüber den anderen beiden gewinnt.

Durchsehen: Allen sagt, dass es drei Stufen gibt, von denen Sie auf Ihre Arbeit gucken können, das Rollbahn (aktuelle Tätigkeiten), „10 000 Fuß“ (Langzeitprojekte), „50 000 Fuß“ (das ganze Leben). Dabei sollen Sie nicht – wie von anderen Systemen häufig propagiert, von oben nach unten schauen, sondern unten beginnen und wie ein Adler langsam nach oben aufsteigen. Denn nur wer seinen Geist von Ablenkung und Sorge befreit, der schafft Platz für das effektive setzen von höheren Zielen.

Die große Idee

GTD zum Laufen bringen

Es ist wichtig, dass Sie ALLE Ihre Aufgaben, ob persönlich oder privat, erfassen, damit GTD funktionieren kann. Ein kleiner Fehler im System kann große Probleme schaffen. Wenn ihre Nächste Schritte Liste nicht aktuell ist, verlieren Sie Ihr Vertrauen zur Liste und werden Die Dinge darauf nicht mehr erledigen.