1. Die Pfiffigen verwechseln berufliches Eingespanntsein mit produktivem Handeln.

Es ist vielleicht einer der am häufigsten bemühten Hinweise: Es geht nicht darum noch schneller noch mehr zu leisten. Sie müssen Ihr Handeln effektiver gestalten. Aber wie bei den meisten Gemeinplätzen des Selbstmanagements halten sich die wenigsten daran.

Die Geschäftigen übertreffen die Produktiven bei weiten. Die Geschäftigen huschen überall hin und her, sind immer knapp dran, haben unheimlich viel zu tun, rotieren. Sie eilen zur Arbeit, in Konferenzen, Besprechungen. Sie sind jedoch nicht nur in Beruf und Karriere so eingespannt, sondern nehmen auch noch gesellschaftliche Aufgaben wahr. Leider bleibt ihnen dabei kaum mehr genug Zeit für Freunde und Familie, auch Schlaf und körperliches Wohlbefinden bleiben auf der Strecke. Selbst in der Freizeit bleibt man von E-Mails und Anrufen auf das Smartphone nicht verschont. Freizeit? Was für Freizeit? Üblicherweise sind die Kalender von oben bis unten zugeklatscht.

Bis vor einigen Wochen hatte ich mir das gleiche Problem aufgebaut. Man läuft davon wie der berüchtigte Hamster im Rade: Auf den ersten Blick kommt man voran, auf den zweiten Blick ist alles nur Illusion. Man saugt aus seinem übereifrigen Tun scheinbar Anerkennung und Bedeutung für sich selbst heraus. Scheinbar, weil man allen um sich darum auf die Nerven geht und die eignen Nerven kaputt macht. Solch eine Dummheit kann niemand, der mit logischem Sachverstand ist, anerkennen oder für bedeutungsvoll halten.

Die Lösung: Anhalten. Durchatmen. Gucken, was wichtig ist. Das Wichtigste muss ganz oben stehen. Immer schön eines nach dem anderen. Arbeiten, regelmäßig Pause und Erholung suchen, später weiterarbeiten.

2. Die Pfiffigen verbringen Zeit damit, erfundene Heldentaten zu vollbringen.

Vorankommen ist gut. Vorankommen ist bedeutsam, wenn man die Leistung des Weges . Vorankommen ist wichtig, so lange es real ist. Der Druck durchzustarten bringt es mit sich, dass man die Meilensteine immer kleiner macht. Wer nur Millimetersteine am Wegesrand hat, hat es scheinbar einfacher, obwohl er nach wie vor die gesamte Strecke gehen muss.

Wenn ich an meinem Blog arbeite, sind meine Milimetersteine die Besucherzahlen. Es gab keinen Tag, an dem ich nicht in die Statistik guckte und überprüfte, ob ich vorwärts oder rückwärts laufe oder noch besser, ob die Besucherzahlen wachsen und ich “dem Durchbruch” – was auch immer das auf einer solch unbestimmten Reise sein mag – näher komme. Sie kennen das genauso: Sammeln Sie Freunde bei Facebook und Xing oder Follower bei Twitter oder Visitenkarten oder Kontakte? Jeder einzelne von diesen Milimetersteine bringt sie an das Ziel der coolste Typ in Sachen berufliche und private Vernetzung zu sein.

Damit will ich nicht sagen, dass die vielen Milimetersteine nicht am Ende die ganze Kette vom Ausgangspunkt bis zum Ziel ausmachen. Der Satz “Jeder Schritt führt näher ans Ziel” ist für jeden auf der Strecke vom Sofa zum Kühlschrank einfach zu überprüfen. Nur wenn Sie dreimal um das Sofa herumtanzen, dann sind Sie nicht besonders effektiv gewesen, um an Ihr Gläschen Bier zu kommen.

Manche Menschen beschäftigen sich so sehr mit dem Weg, das sie das Ziel aus den Augen verlieren. Das ist das Problem, wenn jeder kleinste Schritt zur Heldentat aufgebauscht wird: Man macht kleine Schritte, weil man Heldentaten vollbringen will und die eigentliche Heldentat, das Ziel, ist nur noch eine von vielen.

Die Lösung: Macht das, was ich im Moment tue, einen konkreten Unterschied in meinem Leben oder dem eines anderen aus? Ist es ein echter Meilenschritt Richtung Ziel? Das muss aber nicht das Aus für eine triviale Tätigkeit sein: Macht es für mich Sinn, das zu tun, weil ich es gerne mache? So handeln Sie frei von der Illusion, dass es einen Unterschied ausmacht.

3. Die Pfiffigen wissen wie man es macht, aber sie tun es nie.

Grau ist jede Theorie. Nur wenige Leute erfüllen Ihre Träume durch Taten. Einfach, weil sie keine Taten folgen lassen.

Das Ansammeln an Wissen bedeutet nichts. Sie verwahren lediglich das, was schon eine Generation vor Ihnen sein wollte. Sie sind Archivar zwischen staubigen Regalen. Wenn Sie Wissen mit neuem Wissen Verknüpfen, so dass ein echter Mehrwert für Sie oder die anderen entsteht, dann haben Sie schon was geschafft. Und wenn Sie Ihre Ideen in die Tat umsetzen, dann kann man das mit Fug und Recht als einen Erfolg bezeichnen. Man muss den Elfenbeinturm des Wissens verlassen und das echte Leben leben! Wer nie das Heft des Handelns in die Hand nimmt, kann in seinem Lebennur Mittelmäßigkeit erfahren.

In den bekannten “Dann nahm er/sie das Leben in die Hand” führt erst eine von außen angestoßene “Extremerfahrung” zu einer Verhaltensänderung, meist sogar zu einem Verhaltensbeginn. Schade nur, wer so viel Zeit ins Land ziehen lässt.

Die Lösung: Ein fantastisches Leben beginnt mit einer einfachen Entscheidung: Die Entscheidung zu Leben und alles für das Vorankommenzu den eigenen Zielen zu tun. Treffen Sie diese Entscheidung! Und dann gehen Sie eifrigen Schrittes drauf los.

4. Die Pfiffigen legen die falsche Messlatte an ihr Vorankommen.

In Aachen ist man von Maschinenbauern umgeben. Jeder von ihnen weiß, dass es beim konstruieren auf das richtige Maß ankommt. Wer falsch misst kann nichts richtig machen. Wer im Leben das falsche Maß ansetzt, kann nicht feststellen, wo etwas nicht ganz passgenau ist oder wo man noch weiterkommen kann.

Würde ich den Erfolg des Blogs daran messen, wie viele Zeichen ich getippt habe, würde das nur sehr wenig Sinn machen. Stattdessen messe ich mit dem Maß Ihrer Kommentare und E-Mails. Dadurch weiß ich, dass jemand die vielen Zeichen gelesen hat und sie für ihn einen Sinn ergeben haben und vielleicht auf diese Weise sein Leben verändert oder bereichert haben. Man muss stets das messen, was mit dem direkten Ziel verbunden ist.

Die Lösung: Was ist Ihr oberstes Ziel? Wie lässt sich dieses oberste Ziel exakt messen?

5. Die Pfiffigen werden pfiffig im Perfektionismus.

Erfolg verwöhnt. Und wer gute Arbeit abgeliefert hat und dafür Anerkennung erfahren hat, der kann das auch beim nächsten Mal. Dadurch steckt man für das nächste Mal allerdings seine Ziele hoch, um wieder mindestens ebenso viel Anerkennung wie zuletzt zu erhalten. Perfektionistisch wird man immer aus der eigenen subjektiven Wahrnehmung heraus. Perfektionismus ist eine Form hoher persönlicher Standards. Perfektionismus führt dazu, dass wir Unmengen an Zeit und Aufmerksamkeit in unsere Arbeit stecken, nur um unsere eigenen Standards erreichen zu können. Perfektionismus ist gut, solange wir uns nicht in ihm verlieren.

Wer sich in der Erreichung seiner eigenen (unerreichbaren) Standards verliert, hat keine Lust mehr auf kommende oder angefangene Herausforderungen. Weil man sich nie selbst genügen kann, schafft man seine Arbeit nicht rechtzeitig, wird gestresst und liefert letztlich Ergebnisse ab, die den externen Vorgaben nicht genügen können.

Die Lösung: In der Welt wird keine Anerkennung für Perfektionismus gezollt. Vielmehr erhält man dafür Anerkennung, dass man die Dinge erledigt kriegt und dabei externen Standards genügt. Die einzige Möglichkeit, die Dinge geregelt zu kriegen, besteht darin, dass man in den meisten Fällen nicht Perfekt ist. Nur wer Erfahrung sammelt und dabei vom Perfektionismus ablässt kann mit der Zeit Momente des Perfekten erfahren. Entscheiden Sie sich. Handeln Sie. Lernen Sie aus Ihrem Tun. Und wiederholen Sie das, was Sie richtig gemacht haben immer wieder im Laufe Ihres Lebens.

6. Die Pfiffigen scheuen das Risiko.

Wer sich als Pfiffiger nicht völlig sicher ist, der wird nie ein Risiko eingehen, wenn er sich nicht völlig sicher ist, diese Probe bestehen zu können.

Nur weil sie denken, dass sie nicht noch nicht bereit sind, lassen sie sich gute Gelegenheiten entgehen. Stattdessen glauben Sie, dass Sie erst noch weiteres Wissen, weitere Fähigkeiten oder weitere Erfahrung benötigen. Dann ist die Gelegenheit wieder verschwunden. Persönliches Wachstum orientiert sich an den Herausforderungen und nicht am eigenen Können. Wer die Gelegenheiten scheut, sich zu erproben, wird kaum Persönlichkeitsentwicklung erfahren.

Die Lösung: Erinnern Sie sich an die Momente, in denen eine günstige Gelegenheit dafür gesorgt hat, dass Sie sich als Person weiterentwickeln konnten. Wer positive Veränderungen in seinem Leben machen will, muss das, was die Welt ihm bietet, bei der Hand nehmen.

7. Pfiffige gehen verloren, weil Sie sich selbst zu viele Wahlmöglichkeiten eröffnen.

Wer sein eigenes Leben gestalten will und seine Karriere entwirft, der hat heute ein Problem. Im Informationszeitalter stehen uns alle Türen offen. Wir scheinen schrankenlos viele Möglichkeiten wahrnehmen zu können. Dieser Überfluss an Möglichkeiten verleitet uns allerdings zum Stillstand. Ohne Klarheit fühlen wir uns verwirrt und werden uns weder entscheiden noch handeln.

Vermutlich haben Sie schon einmal davon gehört, dass es im Einkaufsladen umso unwahrscheinlicher wird, dass Sie etwas einkaufen, umso mehr Produktmöglichkeiten Sie haben. Ebenso verhält es sich im Leben. Sie werden aufgeben, wenn Sie zu viele Wahlmöglichkeiten haben.

Die Lösung: Wer für sein Leben eine Entscheidung treffen will, muss es sich einfach machen. Verschwenden Sie nicht Ihre Klarheit und Ihre Zeit damit, alle Möglichkeiten bis ins Detail hinein zu überprüfen. Wählen Sie etwas, dass Sie vorankommen lässt. Wenn es nicht klappt, finden Sie etwas anderes, dass Sie nach vorne bringt. Alles ist besser als Stillstand.

8. Pfiffige verlieren die Balance.

Was wollen Menschen in ihrem Leben? Liebe, Begeisterung, Erfolg, Freunde, Soziale Beziehungen, Wohlstand, Gesundheit, spirituelle Erfüllung, Anerkennung, Frieden.

All das sind mögliche Antworten, eine verschiedener als die andere. Aber die meisten wollen alle davon gleichzeitig. Das große Problem ist, dass die meisten es nicht schaffen, Ihr Leben zwischen diesen Dimensionen langfristig gesehen auszubalancieren.

Wenn man sich nur auf seinen beruflichen Erfolg konzentrieret, winkt schon der körperliche und psychische Burn-out. Wer sich keine Anstrengung zumutet und dadurch seine Gesundheit erhalten will, wird weder Erfolg noch mentale Herausforderung erfahren. Derartige Beispiele ließen sich viele viele mehr liefern. Sie kennen selbst unausgeglichene Menschen zu genüge.

Die Lösung: Wenn Ihr Leben abdriftet, Ihre Energie sich nur auf einen Bereich konzentriert, dann ist Ihr Leben aus der Balance geraten. Wer die Dinge geregelt kriegen will, muss die unterschiedlichen Dimensionen seines Lebens ausbalancieren. Wer einen Bereich völlig vernachlässigt, öffnet auf langer Sicht Frustration und Stress die Tür.

„Erinnere dich an die Vergangenheit, träume von der Zukunft, aber lebe heute!
Sören Kierkegaard, dän. Philosoph, Theologe und Schriftsteller

Jeden Morgen gucke ich zuerst in meinen Kalender, anschließend entscheide ich, welche Aufgaben aus meinen Kontextlisten ich mache. Völlig im Einklang mit dem GTD-System halte ich auch einmal in der Woche eine Rückschau, in der ich neue Aufgaben in die Listen einarbeite, die Listen nach Irrläufern abarbeite und meine Eingangskörbe leere.

Allen sagt, dass es drei Stufen gibt, von denen Sie auf Ihre Arbeit gucken können, das Rollbahn (aktuelle Tätigkeiten), „10 000 Fuß“ (Langzeitprojekte), „50 000 Fuß“ (das ganze Leben). Dabei sollen Sie nicht – wie von anderen Systemen häufig propagiert, von oben nach unten schauen, sondern unten beginnen und wie ein Adler langsam nach oben aufsteigen. Denn nur wer seinen Geist von Ablenkung und Sorge befreit, der schafft Platz für das effektive setzen von höheren Zielen.

Das bedeutet, dass man sich zunächst einmal die Aufgaben in seinen Kalender und seine Listen einarbeitet, die noch unbearbeitet herumliegen. Mit einem aufgeräumten Schreibtisch und ohne Ablenkung können Sie dann die wöchentliche Rückschau starten. Soweit so gut. Wenn Sie ein funktionierendes System haben, dann haben Sie diese wöchentliche Rückschau im vergangenen Jahr 52 Mal gemacht. Aber was ist mit der Rückschau, die Sie nur einmal im Jahr machen? Die große Jahresrückschau?

Worum es geht, worum es nicht geht, und warum man sie machen sollte

Jedes Jahr nutze ich das zeitliche aufeinandertreffen von Neujahr und meinem Geburtstag, um eine Jahresrückschau zu machen, in der ich (Rückschau ist da ein paradoxer Begriff) das vor mir liegende Jahr plane. Wer sich zur gleichen Zeit auf mehrere Ziele zubewegen will, ohne auszulaugen oder den Faden zu verlieren, der trifft mit einer Jahresrückschau vielleicht die wichtigste Entscheidung. Bei mir war es jedenfalls so.

Es geht darum, einen Leitfaden oder einen Projektplan, eine road map, für das bevorstehende Jahr zu entwickeln. Dabei geht es nicht um ein eine strenge Verplanung aller Stunden und Minuten des kommenden Jahres, sondern vielmehr um einen gegliederten Überblick zu entwerfen, was einem wichtig ist und was man im Jahr 2011 erreichen will.

Worum es nicht geht:

• Neujahrsresolutionen, die nach wenigen Wochen schon wieder gebrochen sind. Das funktioniert ohnehin nicht, weil es keinen Zusammenhang zwischen Silvester und Ihrer Persönlichkeit gibt, Sie dementsprechend auch keine Motivation finden werden. Ich erstelle meinen Plan danach, was mir wichtig ist und mir persönlich etwas bedeutet.
• Vage Ziele, die sich weder messen noch überprüfen lassen. Ich wäre auch gerne glücklicher und hätte mehr Geld. Aber Ziele müssen SMART sein, damit wir mit ihnen etwas anfangen können. So werden wir es halten.
• Kopflose Pläne. Ich möchte nicht, dass Sie Ihr Leben nach einem festen Plan leben, den Sie hassen, weil er im Gegensatz zu dem steht, was Ihnen Ihr Verstand, Ihre Gefühle, Ihr Herz oder Ihre neue Sicht der Dinge sagt. Pläne sind nicht ein Korsett, in dass die Realität gequetscht werden soll. Es geht um Ihren persönlichen Plan! Sie können Ihn jederzeit abändern und Ihren Bedürfnissen anpassen. Und da Sie der Schöpfer Ihres Plans und Ihrer eigenen Art zu leben sind, sollten Sie Ihren Plan lieben und auf ihn abfahren, statt ihn zu hassen und ihr Leben zu verwünschen.

“Träume nicht dein Leben, lebe deine Träume!”
Verfasser Unbekannt

Genau das ist der Grund, warum ich auch erst heute mit diesem Artikel ankomme. Sie sollen nicht meinen, dass ich Ihre Hungeraktion, Ihre fixe Idee vom schnellen Geld oder Ihren Millionsten Baggerversuch unterstütze.

Sie müssen diese Planung nicht an einem Tag machen. Ich habe eine Freundin, die sich über eine Woche mehrere Stunden pro Tag dafür Zeit nimmt, und viele Leute die ich zum Thema Selbstmanagement berate, machen es nicht anders. Jeder muss sich die Zeit nehmen, die er für sich persönlich und die Planung seines eigenen Lebens im bevorstehenden Jahr benötigt. Ich selbst kann mich genügend darauf konzentrieren und mache es an einem Strang. Jedem, wie es beliebt.

Zeit für diese Planung aufzuwenden ist produktiv und macht Spaß. Wenn Sie gut gemacht werden, kümmert sich der Part der Rückschau darum, was gut läuft und wo konstruktive Kritik angebracht ist. Dies bringt dann auch den notwendigen Schub um sich mit der Zukunft zu befassen und löst Begeisterung für kommende Ziele und den Wettstreit mit persönlichen Herausforderungen aus.

Loslegen mit der Jahresplanung für 2011

Die Rückschau

Zunächst ist es wichtig, sich Zeit für den Rückblick auf das Jahr 2010 zu nehmen:

1. Lagebericht:

• Was lief letztes Jahr gut?
• Was lief letztes Jahr nicht so gut oder ging schief?

Normalerweise schreibe ich mir 10 Dinge zu jeder Sache auf. Dazu gehe ich auch meinen Kalender und meine Aufgabenhistory noch einmal durch, um alles revüpassieren zu lassen. Ich konzentriere mich vor allem auf Ereignisse, die ich beeinflussen konnte. Wenn ich keinen Einfluss habe, dann kann ich auch nichts an der Sache ändern. Dementsprechend hat sie auf der Liste dann auch nichts verloren.

2. Manöverkritik:

• Welche Ziele und Pläne gab es für das vergangene Jahr?
• Welche Pläne kamen zur Durchführung, welche Ziele wurden erreicht?
• Warum mussten welche Pläne fallengelassen werden? Welche Ziele wurden nicht erreicht?

Machen Sie sich keine Sorgen. Es gibt immer Ziele, die man nicht erreicht und meist mit gutem Grund: Die Umstände haben sich geändert und die Ziele konnten gar nicht erreicht werden oder sind nicht mehr wichtig. Manchmal ist man sogar wegen veränderter Lebensumstände zurückgefallen, so dass die Ziele viel zu hochgesteckt waren, aber man stattdessen letztlich ein den Lebensumständen entsprechendes Ersatzziel erreichen konnte. Wer bei jeder Jahresplanung feststellt, dass er all seine Ziele erreicht hat, sollte vielmehr darüber nachdenken, ob er seine Ziele nicht zu gering gesetzt hat. Wer 80% seiner Ziele erreicht hat, darf sich anerkennend auf die Schulter klopfen.

Die Vorausschau

Damit haben Sie den ersten Teil auch schon umgesetzt. Als nächstes wollen wir uns darum kümmern, was im Kommenden Jahr ansteht. Dazu lege ich in den Ziele für das nächste Jahr fest. Das mache ich aber nicht blauäugig (nicht böse sein, ich habe selbst blaue Augen) und desorientiert. Vielmehr werfe ich einen Blick auf die Basiskategorien des menschlichen Lebens in unserer Zivilisation und Kultur:

• Körper und Geist: Gesundheit, Ernährung, Mentale Kompetenz
• Beruf und Leistung: Erfüllte Arbeit, Anerkennung, Karriere, Finanzieller Erfolg (Einkommen, Ausgaben, Absicherung)
• Soziale Kontakte: Familie, Freunde, Gruppen, Soziale Kompetenzen
• Lebenssinn: Kultur, Spiritualität, Liebe, Soziales Engagement, Lernen und Demut

Zu jedem der Subbereiche schreibe ich mir smart 1-3 Ziele auf, die erreichbar und deren Erreichung messbar ist.

Ziele basieren vor allem auf dem, was Ihnen wichtig ist und werden beeinflusst von Ihrer Persönlichkeit, Ihren Lebensrollen und Ihren eigenen Wertvorstellungen. Im vergangen Jahr nutzte ich die Gelegenheit des Jahresanfanges, Sie mit diesem “Baugrund der Träume und Ziele” vertraut zu machen.

Aber damit ist noch nicht genug, zusätzlich fließt in die Planung mit ein: Was ist der nächste Schritt, den ich tun muss, um das Ziel zu erreichen?

Wenn Sie sich nicht klarmachen, wie der nächste Schritt zu Ihrem Ziel aussieht, dann haben Sie eine Vision, Sie wissen aber nicht, wie Sie Ihre Träume leben sollen und Ihre Ziele erreichen können. Nur wenn Sie wissen, wie man den nächsten Schritt geht, können Sie ihn auch machen.

Auch das allein ist noch nicht alles: Was hindert mich noch daran, mein Ziel zu erreichen? Was brauche ich, um den nächsten Schritt zu tun? Auch das sollten Sie sich zu Ihrem Ziel hinzusetzen.

Erinnerung

Lassen Sie Ihre Planung nicht verstauben. Ich nehme diese regelmäßig zur Hand, wenn

ich etwa einmal pro Quartal (im Frühling, Sommer und Herbst) in einer etwas ausgedehnten Wochenrückschau nachsehe, ob ich etwas aus den Augen verloren habe oder Ziele angepasst oder ergänzt werden müssen.

Das Thema des Jahres

Damit die Ziele für das bevorstehende Jahr auch im Gedächtnis bleiben, ist es eine gute Vorgehensweise, dem jeweiligen Jahr ein Thema zu geben:

• Jahr des Schreibens.
• Jahr der Uni.
• Jahr des Blogs.
• Jahr des Sozialen.
• Jahr des Abiturs.
• Jahr der Liebe.

Ich bin mir noch nicht ganz sicher, wie dieses Jahr heißen wird. Da es ein wenig mein Mantra sein wird, möchte ich mir Zeit lassen und es nicht über das Knie brechen.

Vielleicht wollen Sie das Thema des Jahres über Ihre Planung schreiben, damit der Fokus und die Konzentration auf das Wesentliche stimmt.

Das Endprodukt

Jetzt haben Sie einen Plan in der Hand, mit dem Sie sich in das bevorstehende Jahr stürzen können. Versuchen Sie, Ihre Ziele in den kommenden 365 Tagen zu erreichen. Ziel für Ziel. Wenn Sie das eine Ziel erreicht haben, kümmern Sie sich um das nächste.

Wenn Sie mit Ihrer Jahresrückschau fertig sind, können Sie beginnen, diese in Ihr GTD-System oder jedes beliebige andere System zum Selbstmanagement übernehmen. Es macht keinen Sinn, die falschen Dinge richtig zu machen. Erst die Ziele, dann das System. Zuweilen muss man von der Rollbahn aufsteigen und zum Adler werden, um zu Hause erzählen zu können, welche erstrebenswerten Ziele es sonst noch in der Welt gibt.

Ich habe in den vergangenen zwei Jahren viel über Ziele und Zielerreichung geschrieben. Vielleicht helfen Ihnen auch diese Artikel weiter:

• Motivation – Die Gründe für zukünftiges Handeln überprüfen
• Das Pareto-Prinzip
• 5 Stufen zum Meistern aller Arbeitsabläufe
• Das Leben genießen und sich gut dabei fühlen
• Die Dinge geregelt kriegen
• 10 entscheidende Erkundungen für Ihre persönliche Lebensvision
• Neue Gewohnheiten – der Autopilot für den Alltag
• Die Tagesaufgabe
• Wie Sie Ihre Arbeit erledigt bekommen, Häppchen für Häppchen
• Sieben Prüfungen sollst du leisten
• Zielsetzung und Zielerreichung
• Belohnung – Wie mache ich das beim Lernen und Arbeiten richtig?
• Klären Sie die Ziele Ihrer Uni-Karriere
• Die 3 Prinzipien des Entscheidens

Nun bleibt mir nichts weiter, als Ihnen ein gutes und erfolgreiches Jahr 2011 zu wünschen, das ganz nach Plan verläuft.