Die Tagesaufgabe
Gelegentlich ist in unserem Tag der Wurm drin. Kennen Sie das, Sie haben sich etwas Wichtiges vorgenommen und am Ende des Tages sind Sie doch nicht dazu gekommen? Das letzte Mal als mir das passiert ist, habe ich darüber nachgedacht woran es liegt. Vielleicht ist es naiv, aber mir sind nur zwei Gründe eingefallen:
- Ablenkung und
- Motivation.
„Zeitmanagement“: Wiedervorlage von Terminen und Aufgaben
Nein, an mangelndem oder schlechten „Zeitmanangement“ liegt es nicht! Was ist das eigentlich, dieses Zeitmanagement? Guckt man sich einschlägige Bücher an, erkennt man schnell zwei Bestandteile: Terminplanung und Aufgabenmanagement.
Unser Gehirn ist einfach nicht dazu gemacht, sich weit in der Zukunft liegende – möglicherweise noch unangenehme – Termine zu merken und sie zum richtigen Zeitpunkt wieder in das Bewusstsein zu rücken. Dafür brauchen Sie einen Kalender!
Jetzt zum Aufgabenmanagement. Aufgabenmanagement? Es gibt kein Aufgabenmanagement! Das einzige was Sie machen können, ist es, ein verlässliches System zu schaffen – so wie Sie Ihren Terminkalender für Termine benutzen -, damit Sie die Aufgabe nicht wieder vergessen. Ich benutze dafür Getting Things Done von David Allen.
Aber weder um die Wiedervorlage von Terminen noch um die Wiedervorlage von Aufgaben geht es hier. Wenn Sie Wissen, dass Sie die wichtigste Aufgabe des Tages nicht erledigt bekommen haben, dann scheint es zumindest etwas gegeben zu haben, was Sie an diese Aufgabe erinnert hat. Wenn die Aufgabe Ihnen wichtig ist, – und nicht nur eine lästige Pflicht – dann werden Sie auch genügend motiviert gewesen sein. Vermutlich hätten Sie die Aufgabe erledigt, wären da nicht diese ganzen Ablenkungen gewesen, die über den Tag verteilt immer wieder auftauchten. Was tun?
Der Ablenkung von Anfang an aus dem Weg gehen
Es ist ganz einfach: Ihre Tagesaufgabe ist die, welche heute den höchsten Bedarf hat, erledigt zu werden. Das, was Sie heute unbedingt erreichen müssen. Ich habe dieses Konzept für mich persönlich ein wenig erweitert und erledige drei solcher Aufgaben pro Tag. Schaffe ich mehr als drei Aufgaben? Locker! Ohne Probleme. Aber die Grundidee ist: Egal was ich heute sonst noch mache, ich möchte mir sicher sein, diese Dinge getan zu haben. Deshalb ist die Tagesaufgabe die, welche ich als aller erstes am Morgen erledige. Direkt, nachdem ich aufgestanden bin und eine Tasse Tee getrunken habe.
Wer seine Tagesaufgabe auf später verschiebt, wird später Hals über Kopf in Arbeit stecken und keine Zeit mehr haben und sie deshalb verschieden. Erledigen Sie die Tagesaufgabe sofort und der Rest des Tages kann kommen! Lassen Sie sich nicht ablenken!
Motivation: Lösen Sie sich von der Aufgabe und werden Sie zum Adler!
Noch einmal zu den Motivation: wenn Sie am Morgen ein wasserklaren Geist haben und bereit sind ihre Tagesaufgabe in Angriff zu nehmen, dann fehlt ihm möglicherweise nur noch eins: Die Motivation. In dieser Sache habe ich zwei entscheidende Dinge gelernt:
- Machen Sie etwas zur Tagesaufgabe, was mit ihren persönlichen Zielen verbunden (die alte Geschichte vom „Stellen Sie sich vor, dies wäre der letzte Tag an dem Sie leben. Was würden Sie tun?“).
- Wenn der Wein Aufgabe unbedingt erledigen müssen, einfach weil es sein muss oder weil andere an Sie die Anforderung stellen und des Termindruck gibt, dann machen Sie sich bewusst für wen und warum Sie das machen. Was steckt dahinter? Welche Bedeutung hat die Erledigung der Aufgabe ganz am Ende des Rattenschwanzes für Sie? Wenn Sie in Ihren Job einer Aufgabe erledigen müssen, dann fragen Sie sich: Warum mache ich diesen Beruf, zu dem die vor mir liegende Teilaufgabe gehört? Was sind meine Ziele? Was sind meine Ambitionen? Wohin will ich gehen? Um es wie David Allen zu sagen: Binden Sie Ihre Aufgaben in den höheren Kontext ein. Zur Motivation ist meist die Adler-Perspektive hilfreich.
Die Tagesaufgabe. Eine so einfache Sache dennoch mache ich so viel Aufhebens darum, als wäre es eine große Enthüllung. Es ist eine. Manchmal machen die kleinen Dinge große Unterschiede. Ich empfehle Ihnen, probieren Sie es aus