E-Mail-Zen – stressfreier und konzentrierter Mailen
Manchmal fragt man sich, ob der technische Fortschritt immer von Vorteil ist. Besonders denken wir dann an die ständige Erreichbarkeit. Heute erhalten wir Hunderte von E-Mails in der Zeit, in der wir früher ein oder zwei Briefe zugesandt bekommen hätten.
Dabei ist jede E-Mail im Postfach eine von außen kommende, nicht bearbeitete Anforderung oder Aufgabe. Mein Postfach ist immer bis auf den Grund geleert. Stellen Sie sich einen überlaufenen Briefkasten vor – und überlegen Sie sich dann, was sie mit Ihrem Postfach anstellen. Jedes Mal wenn wir den Briefkasten vorbeigingen, würden Sie sich denken: “Ach, sie muss sicher auch noch leeren. Lesen. Beantworten.” Bei Ihren E-Mails ist das genauso!
Drei Schritte, um alle E-Mails erledigt zu bekommen
Hier ein paar einfache Schritte, mit denen auch wieder versorgen können ein ständig gelehrte E-Mail Postfach zu haben und damit Ihren wasserklaren Geist einen Schritt näher kommen.
- Gucken Sie nicht als erstes nachdem Sie morgens aufgestanden sind Ihr E-Mail Postfach und haben Sie es auch nicht den ganzen Tag über geöffnet. Der so genannte, wenn die vielen Blockflöten können und ist nichts Neues. Zuerst seine E-Mails zu checken bedeutet, dass wir eine ganze Weile mit dem beantworten von E-Mails festlegen. Stattdessen sollten Sie die wichtigsten Dinge für diesen Tag erledigen. Genauso verhält er sich, wenn Sie den ganzen Tag über konstant wie E-Mail Postfach überprüfen. Sie sind ständig abgelenkt und können sich nicht auf die Aufgabe konzentrieren, die vor ihm liegt. Vielleicht sind Ihre Anforderungen anders, aber unten finden Sie ein Beispiel für ein Autoreply, der automatisch auf eingehende E-Mails antwortet.
- Wenn Sie Ihre E-Mail checken, bearbeiten Sie eine nach der anderen. Sofort. Entscheiden Sie, was getan werden muss.
- Müll? Dann sofort löschen!
- Eine lange Informationsmail? Drucken Sie diese E-Mail, oder speichern Sie in einem Lese-Ordner, oder markieren Sie sie mit “lesen” oder ähnlichem.
- Eine E-Mail, auf der sich eine Aufgabe oder ein Projekt ergibt? Machen Sie sich einen Vermerk in Ihrem GTD-System.
- Eine E-Mail, die Sie in einer oder 2 min antworten können? Verschieben Sie es nicht! Wenn sich alle Antwort-E-Mails aufsparen, da entsteht eine lange Schlange in Ihrem Postfach diese möglicherweise nie bearbeiten werden. Antworten Sie direkt, mit einem kurzen Hinweis, und schicken Sie die E-Mail sofort ab. So nimmt man Sie auch als antwortbereit und aktuell wahr.
- Wenn Sie gezwungen sind, eine E-Mail erst später zu beantworten, oder zunächst etwas anderes abwarten müssen, machen Sie sich einen Vermerk in die Warten auf-Liste Ihres GTD-Systems.
- Ich habe nur einen E-Mail-Ortmann: Archiv! Alle E-Mails, bearbeitet oder nicht landen in einem Archivordner, indem ich Sie dank der Suchfunktion schnell wieder finden kann. Ein großes sortieren ist nicht notwendig und würde zu soviel Verwaltung und Bürokratie in unserer eigenen kleinen Welt führen.
Sie sehen, es ist ganz einfach ein leeres Postfach zu bekommen: überprüfen Sie Ihre E-Mails regelmäßig, bearbeiten Sie diese, und archivieren. Schon haben Sie ein leeres Postfach. Das ist das ganze Geheimnis von E-Mail-Zen.
Liebe Freunde, liebe Kollegen,
wegen hoher Arbeitsbelastung beantworte ich meine E-Mails zurzeit nur noch einmal am Tag, nämlich um 16.00 Uhr. In Notfällen erreichen Sie mich telefonisch.
Ich bitte um Verständnis für diese Maßnahme. Die gewährleistet mir ein effizienteres und effektives Arbeiten. Meine dadurch erhöhte Produktivität und auch ihnen zugute.