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Das Pareto-Prinzip

Einleitung

Die Pareto-Analyse ist eine einfache Technik um in Problemlöse- und Kreativitätsprozessen Probleme nach ihrer Wichtigkeit zu strukturieren.
Auf diese Weise kann mit der ersten Umsetzung einer Lösung bereits eine große Zahl der Probleme gelöst werden. Sie basiert auf dem Pareto-Prinzip.
Um die Pareto-Analyse zu verwenden, müssen die vorhandenen Probleme möglichst umfassend erkannt, gesammelt und hinsichtlich der Ursachen analysiert werden. Diese Probleme werden anschließend nach Ursachen gruppiert und bewertet. Auf diese Weise kann eine Lösung gefunden werden, die eine möglichst große Zahl Probleme auflöst.
Durch die Bewertung wird also nicht nur das auffälligste Problem herausgestellt, sondern Kennzahlen zeigen, wie schwerwiegend dieses Problem ist.

Pareto-Prinzip

„Üblicherweise gehen wir davon aus, dass Ursache und Wirkung in einer Beziehung 1:1 zueinander stehen.“ (Quelle: Wolff 2011). Bezogen auf to do-Listen würde es bedeuten, dass man mit jedem Bearbeitungsschritt einer Aufgabe dem angestrebten Ziel gleichmäßig näher kommt.
Allerdings drängt sich auch die Alltagserkenntnis auf, dass manche Schritte uns schneller dem Ziel näher bringen und andere weniger ertragreich sind. Davon handelt das Pareto-Prinzip.

Wer sich mit dem Pareto-Prinzip beschäftigt, sollte auf zwei Namen stoßen:

  1. Vilfredo Pareto. Pareto war ein schneidiger und – weil von einem Faschisten hochgelobt (eine Verbindung Paretos zu rechten Kreisen ist mir jedoch nicht bekannt) – auch umstrittener Ökonom und Soziologe, der von 1848 bis 1923 lebte.
    Nach seiner Ausbildung zum Ingenieur begann seine bewegte Karriere als Leiter von Kohlebergwerken. Später wurde er Professor für politische Ökonomie an der Universität von Lausanne in der Schweiz und damit der Nachfolger von Leon Walras.
    Im Jahr 1896 untersuchte der damals 48-jährige Vilfredo Pareto die Daten von Bankkunden und schloss so auf das Volksvermögen Italiens. Dabei entdeckte er, dass die Einkommensverteilung nicht einer Normalverteilung folgt, sondern rechtsschief ist. Daraus ergab sich für ihn, dass sich die Bankhäuser zuvorderst um die vermögendsten 20% der Kunden bemühen müssten (Aufwand), um so immerhin 80% des Reichtums einzufangen (Nutzen).
    Dies ist die Geburtsstunde des Pareto-Gesetzes, welches er in seinem bahnbrechenden Werk Cours d’economie politique veröffentlichte. Pareto folgerte in der Tat, dass sich aus den Ergebnissen auf ein Naturgesetz schließen lasse.
    Dieser Auffassung folgend seien politische Instrumente zur Einkommensumverteilung zum Scheitern verurteilt. Die einzige Möglichkeit, das Einkommen der Armen zu erhöhen, bestünde Paretos Ansicht nach in der Vergrößerung des Kuchens insgesamt, das heißt der Erhöhung der Produktion (des Bruttoinlandsprodukts). Diese auf einer naturgesetzlichen und somit falschen Annahme beruhende These vertraten seither viele Politiker.
    Bestätigt fand sich Pareto dabei auch in Bereichen außerhalb der Wirtschaftswelt: Gregor Mendel hatte an seinen Erbsen im 18. Jahrhundert die Grundgesetze der Vererbungslehre abgeleitete, Paretos Blick fiel auf die Produktionsleistung der Erbsen: 80 Prozent der Erbsen brachten 20% der Pflanzen hervor. Neugierig geworden, stellte schon er fest, dass sein Verteilungsprinzip auch noch in vielen anderen natürlichen und gesellschaftlichen Vorgängen gilt.
    Mittlerweile ist eindeutig, dass der gesetzmäßige Charakter nicht gegeben ist und es sich eher um ein Prinzip handelt. Einkommensverteilungen ändern sich mit der Zeit, wenn auch nicht in ausreichendem Maß, um jeden zufrieden zu stellen. Dennoch hat die Idee das Managementdenken zum Thema Märkte stark geprägt.
  2. Joseph M. Juran. Nachdem Pareto seine Beobachtung gemacht und zu Papier gebracht hatte, fanden viele wissenschaftliche Kollegen ähnliche Phänomene in ihren Arbeits- und Forschungsgebieten.
    In der Praxis setzte sich dieses Prinzip allerdings erst später als Handlungsleitend durch: Der Qualitätsmanagement-Pionier Dr. Joseph M. Juran (aus Rumänien), der in den 1930er und 1940er Jahren in den USA tätig war, formulierte aus den Befunden Paretos und seiner Kollegen ein allgemeines Prinzip, dass er mit den Worten vital few and trivial many charakterisierte. Er bezog dieses Prinzip zunächst auf die Qualität beim Schriftverkehr.

Allgemein formuliert: Innerhalb einer gegebenen Menge weisen einige wenige Teile einen weitaus größeren Wert aufweisen, als der anteilsmäßig größere Rest der Teile in dieser Menge.
Die universelle Anwendbarkeit macht es zu einem der meist genutzten Konzepte des modernen Managements.

Obwohl Pareto selbst dieses Prinzip nicht formuliert hatte, sondern lediglich eine Wahrscheinlichkeitsverteilung empirisch festgestellt hatte, schrieb Juran es Pareto zu. Fortan wurde diese Verteilungswahrscheinlichkeit als Pareto-Prinzip bezeichnet.
Vielleicht weil der Begriff eingängig war, blieb er erhalten.
Seit 2003 schlägt die American Society for Quality eine Umbenennung in Juran-Prinzip vor. Heute ist das Pareto-Prinzip auch als Pareto-Verteilung oder seit Richard Kochs Bestseller (Das80/20-Prinzip. Mehr Erfolg mit weniger Aufwand) als 80/20-Prinzip bekannt.

Das Pareto-Prinzip in der Wirtschaft

Nach Koch zählen zu den wichtigsten Anwendungsgebieten des Pareto-Prinzips in der Wirtschaft:

  • Strategie. Die Geschäftsstrategie sollte 80 Prozent der Gewinne und liquiden Mittel mit 20 Prozent des Umsatzes erzielen.
  • Qualität. Wenn man die kritischsten 20 Prozent der Qualitätslücken schließt, könnte man 80 Prozent der erreichbaren Vorteile realisieren.
  • Marketing. Die Marketingarbeit sollte sich bemühen, jene 20 Prozent der Kunden, die 80 Prozent des Umsatzes oder der Gewinne ausmachen, an sich zu binden.
  • Projektmanagement. 80 Prozent des Wertes aller Projekte gehen aus 20 Prozent der mit ihnen verbundenen Tätigkeiten hervor. Die restlichen 80 Prozent der Aktivitäten sind auf überflüssige Komplexität zurückzuführen.
(Quelle: Binder 2005).

Der Entscheidungsfindungsprozess mithilfe der 80/20-Regel folgt nach Koch dabei fünf Regeln:

  • Regel 1. Nicht viele Entscheidungen sind wirklich wichtig.
  • Regel 2. Die wichtigsten Entscheidungen sind oft jene, die sich aus einem Versäumnis ergeben, weil wesentliche Wendepunkte nicht wahrgenommen wurden.
  • Regel 3. Man sollte 80 Prozent der Daten und 80 Prozent der relevanten Analysen in den ersten 20 Prozent der verfügbaren Zeit sammeln beziehungsweise durchführen.
  • Regel 4. Wenn eine Entscheidung nicht funktioniert, sollte sie möglichst schnell revidiert werden.
  • Regel 5. Wenn etwas gut funktioniert, ist es ratsam, den Einsatz zu verdoppeln.
(Quelle: ebd.)

Pareto-Prinzip – oft falsch verstanden

Das Pareto-Prinzip dient der Analyse, nicht der Generierung von Lösungen.
Auch wenn das Pareto-Verhältnis von 80% zu 20% nicht immer exakt zutrifft, macht es deutlich, dass eine gleichmäßige Verteilung eher die Ausnahme ist, und dass es häufig eine deutliche Tendenz zur Konzentration gibt.
Das Pareto-Prinzip wird dennoch oft falsch verstanden:

  • 80 plus 20 ergibt 100. Falsch. Die Verhältnismäßigkeiten sind gelegentlich verschoben und nicht bei allen Tätigkeiten macht es Sinn sich nur auf die 20 % zu konzentrieren, um 80 % des Ergebnisses zu erzielen. Eine Brücke, die nur zu 80 % gebaut wurde oder ein Flugzeug, das nur zu 80 % gewartet ist, sind hier Beispiele.
    Ich habe schon oft gesehen, dass das Pareto-Prinzip mit einem Tortendiagramm dargestellt wurde. Ein fünftel ist eingefärbt als 20%. 100% wäre dann die Summe mit den anders eingefärbten 80%. Darum geht es jedoch nicht. Input und Output sind bekanntlich unterschiedliche Dinge und können daher nicht in einem gemeinsamen Diagramm dargestellt werden. Die prozentualen Anteile sind nicht das entscheidende, sondern das ein kleiner Teil der Ursachen einen großen Teil wer Wirkung ausmacht. Vielleicht machen in Ihrem konkreten Fall 13% der Probleme 90% Ihrer Unternehmensverluste aus. Die Summe ergibt nicht mehr hundert Prozent.
  • Rekursive Anwendung des Pareto-Prinzips. Falsch. Ein geläufiges Argument besteht darin, dass man durch die Anwendung des Pareto-Prinzips die unnötigen 80% immer wieder aufs Neue eliminieren könnte. Nichts bliebe dann mehr übrig. Ein mathematischer Trick, aber wieder sind die Anteilsausprägungen nicht entscheidend. Dabei wird allerdings vergessen, dass nur begrenzt Zeit zur Verfügung steht. In einem Unternehmen werden von 20% der Belegschaft 80% der Spielzeuge hergestellt. Entlässt man den Großteil der Belegschaft, wäre das Ziel eine Gewinnerhöhung. Bei einer rekursiven Anwendung würde der Betrieb bald keine Gewinne machen und schließen müssen.
  • Falsch verstandenes Mittel gegen Perfektion. Falsch. Gelegentlich wird das Pareto-Prinzip angewendet, um Perfektion zu eliminieren. Das Pareto-Prinzip fordert dazu auf, die Notwendigkeit des Inputs zu überprüfen. Sie besagt aber nicht, dass Sie grundsätzlich auf einen bestimmten Teil des Inputs verzichten sollten. Niemand will über eine Brücke fahren, die nur zu 80% fertiggestellt ist.

Sowohl die Anteile beim Pareto-Prinzip sind dynamisch, als auch die Grenzen der Anwendbarkeit des Prinzips. Wie oben erklärt, ist das Pareto-Prinzip kein Naturgesetz sondern eine Daumenregel. Die Pareto-Verteilung bleibt so, was sie mathematisch ist, das Ergebnis einer Wahrscheinlichkeitsberechnung.
Ich fordere daher immer dazu auf, das Pareto-Prinzip als Technik zur Analyse von Problemen zu verstehen, nicht als einen Weg, mit dem Problemlösungen generiert werden können. Auch dem Qualitätsansatz von Juran wäre das völlig fremd gewesen.

Pareto-Analyse

Die Technik, die das Pareto-Prinzip in der Praxis umsetzen möchte, nennt sich Pareto-Analyse.

Ziel

Probleme sammeln, bewerten, strukturieren und so zu einem systematischen Ansatz zur Generierung von Lösungsmöglichkeiten gelangen.

Zeitaufwand

Ein Durchgang dauert meist zwischen einigen Minuten und ein paar Tagen Stunde. Der Zeitaufwand ist extrem stark abhängig von dem Bezugsbereich (Unternehmen, Einzelperson, spezielle Bereiche etc.). Grundsätzlich sollte die Zeit, die für das Identifizieren, Bewerten, Clustern und Auswerten benötigt wird, nicht unterschätzt werden.

Einsatzgebiete

Die Pareto-Analyse ist generell zur Analyse von mehreren Problemen geeignet.

Vorbereitung

Für das Verfahren der Pareto-Analyse in einem Seminar oder in einer Klienten/-Unternehmenssitzung muss ein Unternehmen oder der Faciliator Folgendes vorbereiten:

  1. Räumlichkeiten. Es muss ein Raum zur Verfügung stehen, in dem das Seminar/ die Sitzung abgehalten werden kann.
  2. Prozesswissen. Der Durchführende muss den Prozess leiten können und die Pareto-Analyse beherrschen. Dies ist auch bei der Auswahl eines externen Faciliators zu beachten.
  3. Materialien. Die notwendigen Materialien müssen bereitgehalten werden.

Durchführung

    1. Probleme identifizieren und auflisten. Identifizieren Sie abhängig von Ihrer Personengruppe, Ihrem Aufgabengebiet, Ihrem Interesse etc. Probleme und listen Sie diese auf. Achten Sie dabei darauf, dass es sich tatsächlich um Probleme handelt, brechen Sie also Problembereiche auf möglichst alle Teilbereiche herunter. Suchen Sie wenn möglich auch den Kontakt (Gespräch, Umfragen, Berichte etc.) mit beteiligten Interessensgruppen, um den Input dieser Stakeholder mit einzubeziehen.
    2. Identifizieren Sie die Wurzel eines jeden Problems. Es ist wichtig, dass für jedes einzelne Problem die Basisursache von Ihnen festgestellt wird. Dazu sind unterschiedliche Strategien und Methoden anwendbar.
    3. Probleme bewerten. Bewerten Sie nun jedes Problem. Welche Norm Sie bei der Bewertung leitet und welche Strategien und Methoden Sie zur Bewertung verwenden, ist abhängig vom Problem und damit Ihnen oder dem Geschick eines professionellen Faciliators überlassen.
      Wenn Sie beispielsweise Profitverbesserung als Norm heranziehen, dann bewerten Sie die Probleme nach dem Kostenfaktor. Kundenzufriedenheit ließe sich komplementär anhand der Beschwerdezahlen bezüglich der Probleme bewerten etc.
    4. Probleme clustern. Gruppieren Sie die Probleme nun nach den Basisursachen für ihr Bestehen. Probleme die sich aus falscher Steuerung der Arbeitsprozesse ergeben gehören zur einen Gruppe, wie Probleme auf Grund von schlechtem Ausgangsmaterial zu einer anderen Gruppe gehören etc. Probleme, die sich nicht zuordnen lassen bleiben alleine stehen.
    5. Summieren Sie die Normwerte. In jeder Problemgruppe befinden sich nun mehrere Probleme. Die Probleme hatten Sie in einem vorangegangenen Schritt bereits hinsichtlich einer bestimmten Norm oder Kennzahl bewertet. Nun summieren Sie diese Einzelwerte pro Problemgruppe miteinander. Die Gruppe mit dem höchsten Wert erhält im Folgenden Ihre höchste Aufmerksamkeit, die Gruppe mit dem niedrigsten Wert vernachlässigen Sie für dieses Mal.
    6. Auf in die Schlacht. Sie wissen nun sehr genau, welche Problemgruppe am schlimmsten ist. Und diese haben Sie vor dem Hintergrund eines von Ihnen als wichtig auserkorenen Kriteriums festgelegt. Da die Problemgruppe mit dem höchsten Wert auch eine gemeinsame Grundursache besitzt, sollten Sie diese Ursache durch einen Lösungsprozess angehen und aus dem Problem zunächst eine Herausforderung machen, die durch gekonnte Behandlung schließlich verschwindet.
      Im Anschluss daran können Sie sich um die Problemgruppe mit dem zweithöchsten Wert kümmern. Beachten Sie dabei, dass gering bewertete Probleme oder Gruppen möglicherweise in ihrer Lösung mehr Kosten verursachen als sich die Lösung bemerkbar macht.

Bei der Durchführung der Pareto-Analyse können unterstützende Methoden bei der Bewertung, dem Clustern und insbesondere bei der Moderation des Prozesses nützlich sein.

Bitte beachten Sie, dass mit der Pareto-Analyse die wichtigste Ursache der Probleme identifiziert werden können. Diese Technik eignet sich allerdings nicht dazu, Lösungswege zu produzieren und besonders nicht dazu, Lösungswege auszuwerten. Die Pareto-Analyse stellt dem Negativwert eines Problems nämlich nicht den Negativwert der Lösung gegenüber. Das bedeutet, die Kosten durch das Fortbestehen des Problems werden nicht mit den Kosten für die Lösung des Problems verrechnet.

Hierzu sind andere Methoden hilfreich, die Sie bei der Bewertung von Lösungswegen im Hinblick auf deren Umsetzung unterstützen können.

Das Pareto-Prinzip im Selbstmanagement

Häufig wird das Pareto-Prinzip auch im Selbstmanagement angeführt. Das Selbstmanagement hat solche oder ähnliche Fragen als Ausgang: Was will ich in meinem Leben erreichen? Was ist mir wichtig? Auf was will ich am Ende meines Lebens zurückblicken können? (Mehr dazu: 10 entscheidende Erkundungen für Ihre persönliche Lebensvision).
Das grundlegende Ziel des Selbstmanagements besteht darin, das Beste aus der zur Verfügung stehenden Zeit machen. Das Pareto-Prinzip gibt so etwas wie die erste Antwort auf dieses Ziel. Die Pareto-Analyse lässt sich dementsprechend auch auf das Selbstmanagement übertragen:

  • Von allen Tätigkeiten entscheidet ein geringer Teil über einen Großteil Ihres Erfolges: „Die vielen, vielen Kleinigkeiten [...], die Sie immer wieder erledigen, weil Sie einfach dazugehören, tragen kaum zu Ihrem Erfolg bei.
 Dagegen gibt es Situationen, in denen [ihr Tun entscheidend wird]. 
Es ist wichtig, dass Sie diese Situationen erkennen und die dazugehörigen Aufgaben bevorzugt und mit besonderer Sorgfalt erfüllen“ (Quelle: Maiwald 2010).
  • Bei einer Tätigkeit bedingt ein geringer Teil der aufgewendeten Zeit einen Großteil Ihres Erfolges: „Bei vielen Tätigkeiten [...] können Sie innerhalb sehr kurzer Zeit ein gutes Ergebnis erzielen.
Um dieses gute Ergebnis absolut perfekt zu machen, müssen Sie unverhältnismäßig viel Zeit investieren. 
Je länger Sie schon am Feinschliff arbeiten, desto geringer ist auch der Nutzen, den jede weitere Minute noch bringt. Überlegen Sie sich daher, bevor Sie eine Aufgabe angehen – also noch bevor Sie sich in die Aufgabe vertieft haben – wie perfekt das Ergebnis sein muss. In vielen Fällen ist ein gutes Ergebnis gut genug; dann investieren Sie die Zeit besser dafür, weitere gute Ergebnisse zu erzielen, als aus dem guten ein perfektes Ergebnis zu machen. 
Um in der Praxis zu erkennen, welches die entscheidenden Tätigkeiten sind und wann ein Ergebnis gut genug ist, ist es wichtig, dass Sie sich Ihrer Ziele bewusst sind. Je wichtiger Ihnen ein Ziel ist, desto wichtiger sind die Tätigkeiten und Zwischenschritte, die zu diesem Ziel führen“ (Quelle: Maiwald 2010, leichte grammatikalische und formative Anpassungen).

Ergebnis

  • Ausgeglichener. Das Pareto-Prinzip deckt auf, welche Verhältnisse wirklich vorliegen. Die Pareto-Analyse kann der Beginn zu einem echten 1:1-Verhältnis sein.
  • Effizienter. Die Pareto-Analyse kann ebenso der erste Schritt sein, um seinen Aufwand so einzusetzen, dass der Ertrag möglichst groß wird.
  • Effektiver. Die Suche nach Lösungen ist schon ein entscheidender Schritt. Meilenstein auf dem Weg der Umsetzung ist es allerdings, die richtige Lösung zu finden. Ein notwendiger erster Schritt zu diesem Meilenstein ist es, das richtige Problem beziehungsweise die richtige Problemgruppe zu identifizieren.

Furcht vor Mittelmäßigkeit

In der Anwendung der Pareto-Analyse auf das Selbstmanagement entsteht oft eine Furcht vor Mittelmäßigkeit:
Wer versucht, mittelmäßig zu sein, wird keinen Erfolg haben. Paretos Prinzip fordert uns zu einer besonderen Mittelmäßigkeit auf: Wir müssen nicht einfach vorne und hinten etwas bei der Arbeit weglassen, sondern uns auf jenen kleinen Teil konzentrieren, der einen Großteil unseres Erfolgs ausmacht. Die Pareto-Analyse hilft, diesen Teil zu finden und einem systematischen Anschauungsprozess zu unterziehen.

Anwendungsbereiche im Selbstmanagement

Es sind ganz unterschiedliche Anwendungsbereiche der Pareto-Analyse im Selbstmanagement denkbar. Spontan fallen mir Folgende ein:

  • Berufs- und Arbeitswelt,
  • Ernährung,
  • Lesen,
  • Beziehungen,
  • Abonnement,
  • E-Mails,
  • Fernsehsendungen,
  • Internet-Nutzung,
  • Kunden/Klienten,
  • Budget,
  • Gewohnheiten,
  • Ziele.
Besonders eine Pareto-Analyse der eigenen Lebensziele – hier verstanden als unbehandelte Probleme – scheint mir einen Gedanken wert. Die Frage ist immer, nach welchem Wertmaßstab, welcher Norm man die Probleme bewertet. Dies liegt gänzlich in Ihrer eigenen Entscheidung. Beziehungen von einer Pareto-Analyse auszuschließen, ist daher weder für jeden ehrlichen Menschen richtig noch falsch – die moralische Bedeutung ist jedoch ebenso wenig zu missachten. Man muss seine eigenen Grenzen kennen und wissen, wo man steht.

Literatur

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